2. Аналитическая часть
2.1. Анализ ситуации
В процессе проведения планирования мероприятий по автоматизации деятельности финансового управления муниципального образования, при разработке стратегических решений начальным и необходимым этапом является анализ и оценка первичных условий, предпосылок и ограничений внедрения информационной системы.
Одним из инструментов стратегического планирования, сформировавшимся в рамках стратегического управления в 1980-х гг. и получившим широкое распространение, является SWOT-анализ. Появление SWOT-анализа связывают с именем американского экономиста-криминолога Э. Эндерсона, предположившем, что возможности системы должны соответствовать возможностям её окружения, а следовательно, при формировании её стратегии необходимо рассматривать сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы внешней среды [11]. SWOT-анализ использует все существующие подходы стратегического планирования: анализ организационной структуры и её окружения, процесс построения стратегии, содержание стратегии.
Вначале специального наименования «SWOT-анализ» не было, оно появилось позднее в работах группы ученых-преподавателей Гарвардского университета, которые развили данный подход к стратегическому планированию, и состояло из первых букв слов: внутренние силы – STRENGTHS; слабые стороны (слабости) – WEAKNESSES; возможности – OPPORTUNITIES; угрозы - THREATS.
В процессе проведения SWOT-анализа необходимо соблюдать следующие правила [5, 10]:
четко сформулировать область SWOT-анализа. Акцентирование на конкретной проблеме обеспечивает выявление наиболее важных сильных и слабых сторон, возможностей и угроз;
различать и не смешивать элементы SWOT: сильные стороны и возможности, слабые стороны и угрозы;
включать в анализ только существенные элементы SWOT;
анализ должен основываться только на достоверных фактах и результатах исследований;
матрица первичного стратегического анализа составляется по следующему алгоритму: сначала определяется внешняя и внутренняя среда, затем события в каждой из этих частей - благоприятные и неблагоприятные [5]: внешняя – внутренняя; сила – слабость; возможности – угрозы.
На рисунке 2.1. представлен общий вид матрицы первичного SWOT-анализа.
Рисунок 2.1 - Матрица SWOT-анализа
Используя описанные правила, проведем анализ финансового управления.
Итак, в нашем случае областью SWOT-анализа являются информационные процессы финансового управления муниципального образования и уровень информатизации его подразделений.
Определим сильные стороны:
достаточно молодой штат сотрудников, их стремление повышать свою компьютерную грамотность;
наличие в финансовом управлении двух сотрудников с высоким уровнем знаний в сфере информационных технологий;
реализация муниципальной программы по информатизации администрации муниципального образования (и финансового управления в частности).
Слабыми сторонами являются:
дополнительная нагрузка на сотрудников финансового управления при IT-обучении и в процессе внедрения новой информационной системы;
отсутствие технической базы для внедрения информационной системы;
необходимость высвобождения помещения для IT-подразделения, которое планируется сформировать в финансовом управлении.
После определения внутренних характеристик финансового управления охарактеризуем возможности и угрозы внешней среды.
Возможности включают следующие элементы:
наличие на рынке программного обеспечения современных информационных систем для автоматизации финансового управления;
наличие фирм разработчиков ПО, осуществляющих разработку уникальных ИС;
привлечение новых квалифицированных кадров;
реализация ФЦП «Электронная Россия».
К угрозам можно отнести:
отсутствие дополнительного финансирования на покупку оборудования и подготовку персонала;
изменение в законодательстве может предъявить новые требования к ПО и стать предпосылкой его доработки или замены.
Матрица SWOT-анализа уровня информатизации финансового управления приведена в таблице 2.1.
Таблица 2.1
Матрица SWOT-анализа уровня информатизации финансового управления
|
Возможности
|
Угрозы
|
Сильные стороны
|
Поле сильных сторон и возможностей.
Как воспользоваться возможностями?
|
Поле сильных сторон и угроз
За счет чего можно снизить угрозы? |
Слабые стороны
|
Поле слабых сторон и возможностей
Что может помешать воспользоваться возможностями? |
Поле слабых сторон и угроз
Самые большие опасности? |
Наиболее неблагоприятным является поле слабых сторон и угроз, так как это рисковые ситуации. Наиболее благоприятной стороной для информатизации финансового управления является поле сильных сторон и возможностей внешней среды.
Используя сильные стороны и возможности внешней среды, финансовое управление может добиться наибольших успехов в процессе внедрения информационной системы.
Охарактеризуем соответствующие поля матрицы SWOT-анализа.
Поле сильных сторон и возможностей. Финансовое управление МО может приобрести на рынке программного обеспечения информационную систему либо заказать разработку фирме разработчику ПО совершенно новой системы с учетом всех особенностей деятельности управления. Учитывая, что основной штат сотрудников попадает в возрастную группу 25-45 лет и двое сотрудников имеют опыт в сфере информационных технологий, то процесс обучения работы с внедряемой системой не должен быть ни чем осложнен. Реализация государственной и местной программ информатизации нормативно и финансово поддержит мероприятия по решению вопросов информатизации органов власти.
Поле сильных сторон и угроз. Отсутствие дополнительного финансирования на покупку оборудования и подготовку персонала необходимо учитывать при разработке и реализации муниципальной программы по информатизации администрации муниципального образования (и финансового управления в частности). Так же существует возможность при подготовке персонала опереться на собственных сотрудников, имеющих опыт в сфере информационных технологий, что снизит затраты.
Поле слабых сторон и возможностей. Реализации перечисленных в матрице SWOT-анализа возможностей могут помешать: дополнительная нагрузка на сотрудников финансового управления при IT-обучении и в процессе внедрения новой информационной системы; отсутствие технической базы для внедрения информационной системы; необходимость высвобождения помещения для IT-подразделения, которое планируется сформировать в финансовом управлении.
Поле слабых сторон и угроз. Большую опасность представляет вероятность сочетания нехватки финансовых средств и необходимости приобретения технического обеспечения для информационной системы, а так же отсутствие возможности материально поощрить сотрудников, на которых будет возложена дополнительная нагрузка при IT-обучении и в процессе внедрения новой информационной системы. Поиск помещения для IT-подразделения в условиях дефицита финансовых ресурсов тоже представляет серьёзную опасность.
Внешняя среда обладает рядом свойств, среди которых, с точки зрения воздействия на финансовое управление МО, самыми важными являются сложность, подвижность и неопределенность.
Сложность — статический параметр — мера количества и разнообразия факторов внешней среды, влияющих на финансовое управление МО.
Подвижность (изменчивость) — динамический параметр — степень изменения самих факторов и силы их воздействия.
Неопределенность — это свойство, имеющее двоякую природу.
С одной стороны, неопределенность — производное от сложности и подвижности. Разные их соотношения приводят к возникновению разных степеней неопределенности, что показано в таблице 2.2.
Таблица 2.2
Взаимосвязь свойств внешней среды
Сложность |
Подвижность |
|
Низкая |
Высокая |
|
Высокая |
Умеренно низкая неопределенность: большое число факторов они не похожи друг на друга они в основном не меняются |
Высокая неопределенность: большое число факторов они не похожи друг на друга они постоянно изменяются |
Низкая |
Низкая неопределенность: небольшое число факторов факторы достаточно схожи они в основном не меняются |
Умеренно высокая неопределенность: небольшое число факторов факторы достаточно схожи они постоянно изменяются |
С другой стороны, неопределенность — это субъективный параметр, отражающий степень понимания руководителем и сотрудниками того, что происходит во внешней среде. Неопределенность связана, с одной стороны, с фактическим недостатком информации, с другой — с осознанием управленца потребности в информации.
Для руководителя, не видящего и не понимающего, что вокруг что-то происходит, степень неопределенности внешней среды будет минимальна. И наоборот, можно в простых ситуациях видеть (пытаться видеть) какой-то скрытый смысл. В этом случае для человека, пытающегося расшифровать эти смыслы, степень неопределенности внешнего окружения будет высокой. Эта связь показана в таблице 2.3.
Таблица 2.3
Связь между свойствами внешней среды и информацией
Сложность |
Подвижность |
|
Низкая |
Высокая |
|
Высокая |
Умеренно низкая неопределенность Информационная перегрузка |
Высокая неопределенность Неизвестно, какая информация нужна |
Низкая |
Низкая неопределенность Известен источник нужной информации, она доступна |
Умеренно высокая неопределенность Постоянная потребность в новой информации |
Внешнюю среду часто представляют в виде трехмерного пространства, измерениями которого являются рассмотренные выше неопределенность, динамика и сложность (рис. 2.2).
Рисунок 2.2 - Внешняя среда в трехмерном представлении
Каждая ситуация представляется как точка в пространстве среды, т.е. как упорядоченная тройка чисел X, У и Z, каждое из которых может принимать значения 0 или 1 (низкая или высокая степень качества). Это значит, что каждой ситуации соответствует своя вершина куба в системе координат X, У, Z.
Учитывая характер слабых сторон и угроз внешней среды, которые по качеству превалируют над сильными сторонами и возможностями, исследуемое финансовое управление можно расположить на вершине 8. То есть финансовое управление муниципального образования (МО) находится в сложных и динамических условиях.
Распознавание типа ситуации является ключевым элементом подготовки решения, так как оно связано с необратимым преобразованием информации и выбор метода разработки управленческого решения непосредственно связан с определенным на данном этапе типом ситуации.
В соответствии с классификацией ситуаций, сложившуюся в финансовом управлении МО обстановку можно охарактеризовать следующим образом.
По источнику возникновения сложившаяся ситуация развилась под влиянием внешней и внутренней среды и является стыковой.
Так как речь идет о финансовом управлении в целом, то ситуация является общесистемной.
По причинам возникновения данная ситуация направлена на сохранение функционирования объекта на оптимальном уровне.
По содержанию ситуация носит производственный, экономический и организационный характер.
По временному признаку ситуация является долгосрочной, поскольку мероприятия по информатизации потребуют временных затрат, а внедрение и использование информационной системы (ИС) рассчитано на длительную перспективу.
По степени структуризации в данном случае рассматривается структурированная ситуация – её можно анализировать.