27. Правила как организационный документ: понятие, виды.

28. Инструкция по делопроизводству: значение, содержание, порядок составления и оформления.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы). Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

29. Сущность и классификация распорядительных документов

Среди большого разнообразия документов, вращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядитель­ная документация (ОРД) занимает центральное место. Она классифицируются на 4 группы:

1. Организационная документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания).

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

3. Справочно-информационная документация (приказы, распоряжения, решения, указания).

4. Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы).

ГОСТ 6.38-90 – устанавливает общие требования к ОРД, оформляемым машинописным способом, оговаривает различные форматы документов, расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, правильно их составлять и обрабатывать. На основе этого ГОСТа установлен формуляр-образец на 2 формата документов – А4 и А5 ( А4 – 297 х 210). Формуляр-образец делит площадь формата на 3 зоны:

1) служебное поле документа – часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения;

2) поле для размещения углового штампа – располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа;

3) остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

30. Основные этапы издания распорядительных документов.

Основными видами распорядительных документов являются: постановление; указание; приказ; решение; распоряжение.

Схема подготовки распорядительных документов следующая:1) всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;2) согласование текста и его подписание;

3) обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение). Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа-определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам. Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования.