1.Управление документооборотом. Основные понятия. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. Документирование – запись информаций на различных носителях по установленным правилам. Управление документооборотом – область управления, отвечающая за эффект. И сист. Контроль, создание, получение, использования, отбора документов. Все документальные формы делят на: 1)трехмерные док-ты; 2) двухмерные; 3) одномерные.

2. Роль документированной информации в управлении предприятием. Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат. Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. 1)Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. 2)Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов. 3)Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. 4)Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам.

3. Сущность и функции документа. Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат. Выделяются функции общие и специальные. Общие–это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные– управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы и др.). Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

4. Понятие, функции и правовое значение управленческого документа.

5. Классификация документов. 1) По качеству управленческой информации: входящие, исходящие, внутренние. 2) По структуре документов: произвольные, структурированные. 3) По средствам фиксации: письменные, графические, фото-документы, ауди-документы. 4) По видам деятельности: по общим вопросам, по админ. вопросам, по фин-расчет.операциям, по снабжению и сбыту, по персоналу. 5) По содержанию: простые, сложные. 6) По месту составления: внутренние, внешние. 7) По назначению: поленники, копии, выписки, дубликаты. 8) По форме предоставл. Инф.: индивидуальные, трафертные, типовые. 9) По происхождению: служебные, личные. 10) По срокам: срочные, не срочные. 11) По юрид. Силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные (интел-ый, материальный). 12) По функционированию в сфере управления: организационные документы ( устав, учредительный договор, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка), распорядительные документы ( приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, протоколы), документы по личному составу ( личное дело, трудовая книжка, карточка, трудовой контракт), информационно-справочные ( справки, деловая переписка, отчеты, записки, планы), финансово-бухгалтерские ( балансы, прибыли, счета). Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

6. Основные требования к качеству управленческого документа.

7. Состав и структура нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления в рф.

8. Использование инструментов классификации, унификации и стандартизации в делопроизводстве

Любой документа функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документов. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых(ОСТ) стандартов. В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97

12. Основные требования ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». ГОСТ Р6.30-97 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД) – приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов власти РФ, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Правило и требования ГОСТ Р6.30-97 носит универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и не унифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

9. Организация и структура службы документационного обеспечения управления на предприятии. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления.

13. сущность и виды бланков. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. На бланках изготавливается только первая страница документа. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов. При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов док-тов (приказов, распоряжений и др.). При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). На бланк для письма наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структ. подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные и коммерческие данные.

На общий бланк наносятся реквизиты: Гос. герб РБ; эмблема организации; код организации; наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения;место составления или издания. На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

14. Общие правила составления и оформления документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д. Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа. Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты.

15. Классификация документов. 1) По качеству управленческой информации: входящие, исходящие, внутренние. 2) По структуре документов: произвольные, структурированные. 3) По средствам фиксации: письменные, графические, фото-документы, ауди-документы. 4) По видам деятельности: по общим вопросам, по админ. вопросам, по фин-расчет.операциям, по снабжению и сбыту, по персоналу. 5) По содержанию: простые, сложные. 6) По месту составления: внутренние, внешние. 7) По назначению: поленники, копии, выписки, дубликаты. 8) По форме предоставл. Инф.: индивидуальные, трафертные, типовые. 9) По происхождению: служебные, личные. 10) По срокам: срочные, не срочные. 11) По юрид. Силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные (интел-ый, материальный). 12) По функционированию в сфере управления: организационные документы ( устав, учредительный договор, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка), распорядительные документы ( приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, протоколы), документы по личному составу ( личное дело, трудовая книжка, карточка, трудовой контракт), информационно-справочные ( справки, деловая переписка, отчеты, записки, планы), финансово-бухгалтерские ( балансы, прибыли, счета). Документ – это материальный объект с закрепленной в ней информации, для передачи ее во времени и в пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника и как его результат.

16. Классификация реквизитов организационно-распорядительных документов. В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие.01- государственный герб РФ;02- герб субъекта РФ;03- эмблема организации или товарный знак;04- код организации;05- код формы документа;06- наименование организации;07- справочные данные об организации;08- наименование вида документа;09- дата документа;10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;12- место составления или издания документа;13- гриф ограничения доступа к документу;14- адресат;15- гриф утверждения документа;16- резолюция;17- заголовок к тексту;18- отметка о контроле;19- текст документа;20- отметка о наличии приложения;21- подпись;22- гриф согласия документа;23- виды согласования документа;24- печать;25- отметка о заверении копии;26- отметка об исполнители;27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;28- отметка о поступлении документа в организацию;29- отметка для автоматического поиска документа.Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19. При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.