6.2. Облік робочого часу менеджера

Щоб запобігти непродуктивній роботі, менеджерові слід пері­одично проводити облік свого робочого часу та аналізувати його використання. Вимірювання затрат робочого часу дає можли­вість визначити завантаженість менеджера протягом робочого дня, види робіт (продуктивні та непродуктивні), втрати робочого часу і т. ін. Це доцільно робити не рідше одного разу на квартал протягом тижня. Основні принципи обліку робочого часу мене­джера такі [10, с. 121]:

1. ретельний облік усіх затрат часу (перевірка виконання планів щодо раціональної організації свого робочого часу);

2. виявлення простоїв, повільного виконання роботи (основа прийняття обґрунтованих реалістичних планів на майбутнє);

3. вивчення результативності своїх робочих дій (виявлення прорахунків у виконанні окремих операцій і процедур);

4. постійне проведення обліку робочого часу і бажання роби­ ти це протягом кількох робочих днів.

Для обліку робочого часу використовують різні методи, зо­крема спостереження, фотографію, самофотографію, хрономе­траж, фотохронометраж тощо [10, с. 123—124; 232, с. 258].

1. Спостереження (самофіксація використаного робочого часу) проводиться з метою виявлення корисних і непродуктивних затрат робочого часу, скорочення або повного усунення його "пожирачів". При цьому використовують звичайний годинник. На спеціальному листі спостереження фіксують час початку і за­кінчення окремих операцій, їх тривалість, поєднання з іншими, результат тощо. На основі фіксованого результату проводиться аналіз, у межах якого визначаються: величина і частка корис­них затрат; затрати часу, що залежать і не залежать від мене­джера; обсяг часу, потрібного для виконання операцій (творчих, логічних, допоміжних).

2. Фотографія робочого часу — такий вид обліку затрат ро­бочого часу, коли вимірюють та вивчають реальні затрати робо­чого часу протягом дня або окремої його частини. Аналіз ведеть­ся за допомогою картки, на якій фіксуються всі види діяльності менеджера, подається перелік усіх виявлених затрат робочого часу протягом дня (окремо за кожний день тижня).

3. Самофотографія - самостійний облік затрат робочого дня з метою виявлення непродуктивних витрат робочого часу на проведення окремих операцій.

4. Хронометраж робочого часу — вид дослідження, коли вимірюють та вивчають елементи роботи, що циклічно повторю­ються. Під час аналізу результатів хронометражу спочатку ви­окремлюють ті операції, які циклічно повторюються, визнача­ється їхня доцільність та найвигідніша послідовність виконання окремих елементів. Лі Якокка вважав, що регулярно повторюва­ні операції в роботі менеджера становлять майже дві третини його робочого часу [318]. До операцій, що регулярно повторю­ються в праці менеджера, можна віднести: засідання, наради, пе­реговори, телефонні розмови, інші форми спілкування як вироб­ничого, так і невиробничого призначення; ознайомлення з робо­ тою окремих підрозділів; вивчення вхідної та вихідної кореспон­денції; аналіз техніко-економічної діяльності; підготовку допові­дей, виступів; час на переїзди та очікування тощо. Аналізуючи операції, які циклічно повторюються, можна знайти можливості для економії часу (чіткість проведення операції, ретельність її підготовки, регламентованість, ритмічність та ін.).

Деякі менеджери виконують самохронометраж робочого часу. Головне, щоб відповідні записи велися в реальному часі, тобто саме тоді, коли відбуваються події, а не з пам'яті.

Ефективні менеджери, за словами П. Друкера, роблять хро­нометраж двічі на рік, протягом кількох тижнів, що дає можли­вість вносити корективи у свої дії. За результатами отриманого хронометражу менеджеру доцільно проаналізувати всі зафіксовані в ньому види діяльності і щодо кожного з них поставити собі запитання: "Що трапилося б, якби я це не робив?" І якщо відпо­відь буде: "Нічого страшного", то цією справою більше займати­ся не треба. Далі слід поставити друге запитання: "Чи не могла б цю дію не гірше за мене виконати інша людина?" Якщо відповід­дю буде: "Могла б", то цей вид діяльності треба делегувати. Третє запитання, яке доцільно поставити при аналізі результатів хро­нометражу, таке: "Чи своєю дією я забрав багато часу в інших людей?" І якщо відповідь буде ствердною, то слід відкори гупати свої дії (зменшити, наприклад, кількість та тривалість проведен­ня нарад, запрошувати на них лише тих осіб, без яких не можна обійтися) [72 с. 274]. Відомо, що менеджери у більшості випадків переоцінюють робочий час, який вони приділяють виробництву, роботі з документами, телефонним дзвінкам, осмисленню ситуа­цій, і недооцінюють час, який затрачається на наради й обгово­рення проблем.

5. Фотохронометраж — це вид дослідження, коли одночас­но вимірюються та вивчаються як тривалість виконання окре­мих елементів операції, так і інші категорії затрат протягом дня або його частини. Об'єктом фотохронометражу є одна людина. Використовується фотохронометраж тоді, коли елементи опера­ції циклічно не повторюються, тому не можна вивчити час їх ви­конання в чітко визначеній послідовності.

Той менеджер, який навчився робити хронометраж своєї пра­ці або самофотографію робочого дня, вже через кілька днів почи­нає краще відчувати затрати свого часу і використовувати його раціональніше. Б. Франклін писав: "Якщо ви хочете користува­тися однією з найвеличніших насолод світу — розкішшю воло­діння достатньою кількістю часу, часу для відпочинку, ґрунтов­ного обдумування питань, визначення справ, які слід зробити і які ви можете зробити якнайкраще, пам'ятайте, що є лише один шлях. Ви повинні мати достатньо часу, щоб обдумати і спланува­ти ваші справи, розподіливши їх за ступенем важливості" [1, с. 249].

Свого часу Лотар Зайверт розробив формулу корисної праці, яка має такий вид: від загального часу праці відняти а) час пра­ці, яка не була потрібною, б) працю з невиправданими витратами часу, в) час праці, яка взагалі не планувалася раніше. Залишок і покаже час, який був використаний ефективно [83]. За допомо­гою цієї формули менеджер може самостійно проаналізувати той час, який він використав з користю для себе і для організації.

Навчившись управляти своїм часом, менеджер зможе зніма­ти напруження і запобігати виникненню стресів, підвищувати результативність своєї праці та праці інших, створить собі пози­тивний імідж серед працівників організації, її клієнтів та парт­нерів, і врешті-решт принесе користь своїй організації.