4. Выявление ошибок и способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

При заполнении учетных регистров могут быть сделаны ошибки. Ошибки могут быть локальные – искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата) и транзитные – если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости, балансе).

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

• корректурным способом – ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

• способом дополнительной проводки – дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов.

Например_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

• способом «красное сторно» (сторнировочный или способ отрицательной записи) – применяется, когда обнаружена ошибка в следующем отчетном периоде и заключается в том, что в учетные регистры была записана сумма больше, чем следовало. При этом оформляется бухгалтерская справка, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправления.

Например_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Этот способ применяется и для исправления неправильной корреспонденции счетов. Суть его заключается в том, что неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование (уничтожение). Затем пишется проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Например _______________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.