Лабораторная работа № 1

Проектирование форм первичных документов

1. Состав первичных документов.

Распространенной формой представления первичной информации в АСОУ является документ. Первичный документ ориентирован на человека и несет в себе сведения, получаемые непосредственно в процессе производства на рабочих местах, а также в процессе обращения материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансовых средств. Информационная совокупность любого документа, отображающая определенную операцию производственной или хозяйственной деятельности, образует сообщение. Элементарное сообщение, содержащее некоторое минимальное количество информации, которое не может быть уменьшено без нарушения экономического смысла сообщения, называется реквизитом. Реквизит имеет наименование (имя) и значение. Например, “Дата” – имя реквизита, а “15.02.2007” – его значение.

Объем реквизита может быть различным и зависит от назначения реквизита в конкретном документе. Наиболее простые реквизиты – элементарные, они не могут делиться на части, например, реквизит “Наименование изделия”. Из элементарных реквизитов складываются групповые, причем они могут принадлежать различному уровню. Уровень показывает подчиненность реквизита: реквизиты с большим номером уровня ниже по иерархии, чем реквизиты с меньшим номером уровня.

Пример группового реквизита “Сведения о выработке” :

15.02.2007 Смена 1 цеха 12 изготовила 280 трансформаторов тс-90.

Если это реквизит первого уровня, то реквизиты “Дата” (15.02.2007), “Подразделение” (смена 1 цеха 12), “Наименование изделия” (трансформатор ТС-90) – реквизиты второго уровня, а элементарные реквизиты “Число”(15), “Месяц”(02), “Год”(2007) – третьего.

В зависимости от значения реквизита он может быть цифровым, буквенным и символьным. Символьный реквизит – это совокупность цифр, над которыми не выполняются математические операции, а также букв, знаков препинания, условных обозначений и т.п., например, “Тип трансформатора” – ТС-90. Максимально допустимое число элементов реквизита называется его длиной, или значностью.

Для того чтобы определить пространство, занимаемое реквизитом в документе или памяти ЭВМ, его моделируют шаблоном. Шаблон (характеристика) отражает значность реквизита и его тип. Тип определяется знаком: 9 для цифровых, А для буквенных и Х для символьных реквизитов. Длина представляется числом в скобках или числом повторений знака типа.

Примеры шаблонов:

табельный номер, состоящий из четырех цифр: 9(4) или 9999,

наименование материала, включающее не более 10 букв: А(10),

дата в виде строки, не превышающей 10 символов: Х(10) или ХХХХХХХХХХ.

Реквизит, как правило, имеет в своем составе основания и признаки. Основание – это количественная характеристика описываемого в документе объекта или процесса, оно получается в результате измерений или вычислений. Основания, возникающие при выполнении производственных операций, называют исходными, а основания, получающиеся в результате математических операций – результатными.

Отдельно взятые основания не имеют экономического смысла и применяются всегда вместе с признаками. Признаки фиксируют качественные свойства производственных или хозяйственных операций, позволяя отличать один показатель от другого (показатель – это сообщение, содержащее одно основание и несколько признаков).

Признаки бывают группировочными и справочными. К группировочным относятся те признаки, по которым далее предполагается выполнять преобразование данных (поиск, выборку, упорядочение и т.д.), к справочным – те, которые служат только для более полного описания производственной операции (для справки).

По частоте изменения признаки подразделяются на постоянные (не изменяющиеся со временем), условно постоянные (редко меняющиеся или неизменные для группы документов) и переменные (меняющиеся внутри документа). Так же, как и основания, отдельно взятые призначные данные не имеют экономического смысла и поэтому используются всегда совместно с основаниями.

Пример. В таблице 1 показана структура сообщения о выполнении суточного задания. Она включает следующие реквизиты.

Таблица 1

Основания: исходные – количество изготовленных изделий, цена изделия; результатное – стоимость изготовленных изделий (произведение цены на количество изделий).

Признаки: группировочные – дата, номер цеха, номенклатурный номер; справочные – номер участка, наименование изделия, единица измерения количества изделий; постоянные – номера цеха и участков; условно-постоянные – дата; переменные – номенклатурный номер, наименование и единица измерения изделия.

Примечание. Различие между группировочными и справочными признаками условно. В примере отнесен к группировочным признакам номер цеха, так как предполагается, что есть задача определения процента выполнения плана (например, месячного) каждым цехом. Для ее решения надо из всей совокупности поступивших за месяц данных выбрать (найти) данные о выполненной работе, относящиеся к выбранному цеху. Это означает, что номер цеха будет выступать как поисковый признак, т.е. с его участием выполняется обработка данных. Для других задач в качестве группировочных могут выступать другие признаки.

Первичные документы размещаются на листах стандартного формата и обычно строятся по зональной форме. В документах, как правило, выделяются три зоны: заголовочная – для постоянных и условно постоянных признаков, рабочая – для переменных и редко встречающихся признаков, а также для оснований, зона подписей – для подписей и виз ответственных лиц. Бланки первичных документов заполняются карандашом, ручкой или на технических средствах.

Часть данных первичного документа вводится для дальнейшей обработки в ЭВМ. Ввод осуществляется с участием человека и может быть выполнен с ошибками. Для их устранения в первичный документ включаются контрольные данные. Обычно это суммы оснований и признаков-чисел (в разных сочетаниях) по строкам документа или суммы оснований по графам документа. Для размещения таких контрольных сумм на бланке предусматриваются специальные графы или строки.

Перед вводом данных в ЭВМ контрольные суммы вычисляются и затем вместе с остальными данными вводятся в ЭВМ. В процессе приема данных ЭВМ вычисляет суммы введенных чисел каждой строки или соответствующей графы документа и сравнивает их с контрольными суммами. В случае несовпадения результатов выдается сообщение об ошибке ввода.