2.2 Анотація

Анотація – це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. В ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивчення літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги.

У кінці анотації обов'язково зазначають користувачів, яким рекомендовано роботу.

Отже, якщо вам швидко треба ознайомитися зі змістом книжки й мати про неї певне уявлення, читайте анотацію.

Зразок анотації:

Шевчук С В. Російсько-український словник ділового мовлення. – К.: Вища школа, 2001. – 351 с.

У словнику подано переклад як загальновживаних слів, так і термінологічної лексики з ділової сфери спілкування. Розглядаються також словосполучення, що становлять певні труднощі під час перекладу. Словник укладено відповідно до норм сучасної української літературної мови.

Для студентів, викладачів вищих навчальних закладів, учителів шкіл, а також для всіх, хто працює з текстами офіційно-ділового стилю.

2.3. Факс

Факс – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Факс – це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв'язок використовують як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.

Реквізити факсу такі:

1 Назва документа.

2 Дата.

3 Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4 Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5 Назва адресата, організації та службової особи – одержувача факсу.

6 Тема.

7 Текст.

8 Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок (р).

5. Результат (RESULTS) – у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється "Ok"; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

Стандартний бланк факсу виглядає так:

Зразок факсу:

2.4 Довідки

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписує їх, крім укладача, керівник установи та завіряє печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили [20, 334].

Зразок довідки: