Виды документов и их классификация

Как уже говорилось выше документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам.

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

• письменные;

• графические;

• фото- и кинодокументы;

• электромагнитные.

2. По содержанию документы подразделяются на:

• информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

• организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

• по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

• финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

• снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

• типовые документы - разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

• примерные документы - разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

• индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.;

• трафаретные документы - изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия- документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

• плановая;

• организационно-распорядительная;

• первичная учетная документация;

• расчетно-денежная;

• отчетно-статистическая;

• по ценообразованию;

• по торговле;

• конструкторская;

• технологическая и т. д.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К справочно-информационным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграммы, сводки, отчеты и пр.

СПРАВКИ

Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 ТКРФ).

Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

С

3стр.

правки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3 или «по месту требования»). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки является справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени, сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экземплярах:

1. Адресату

2. Подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Пример внешней справки:

Наименование предприятия Место предоставления

Адрес предприятия справки

Тел.

Факс

СПРАВКА

00.00.00 №

Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО “Комета” с окладом 7500 (семь тысячь пятьсот) рублей в месяц.

Директор И.О. Фамилия

М.П.

Главный бухгалтер И.О. Фамилия

Мишин 243382

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, адресованным руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащим обстоятельное изложение сложившейся ситуации, вопроса, явления или факта отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Она четко делится на две части:

1. Констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация

2. Излагается предложение или просьба.

Докладные записки бывают внешние и внутренние.

Внутренние докладную подписывает составитель, внешнюю, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.