3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица сведений о клиенте может содержать поля сведений о названии компании, адресе, городе, стране и номере телефона. При составлении схемы полей для каждой таблицы учитывайте следующее.

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

• Таблица должна содержать все необходимые сведения.

• Данные следует разбить на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

.4 Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

5 Определение связей между таблицами

После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

Может оказаться полезным изучить связи в существующей базе данных с хорошей структурой. Например, откройте учебную базу данных «Борей» и выберите команду Схема данных в меню Сервис, чтобы просмотреть связи между таблицами этой базы данных.

6 Усовершенствование структуры базы данных

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи, и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и удалите их. При обнаружении проблем доработайте структуру.

7 Ввод данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые запросы, формы, отчеты, , макросы и модули.

Определение связей между таблицами в базе данных Access

Данный раздел содержит справочные сведения по следующим вопросам:

• Для чего нужно определять связи?

• Как работает связь между таблицами?

• Отношение «один-ко-многим»

• Отношение «многие-ко-многим»

• Отношение «один-к-одному»

• Определение связей между таблицами

Для чего нужно определять связи?

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Как работает связь между таблицами?

Если необходимо получить сведения из пяти страниц, то поля в пяти таблицах должны быть скоординированы таким образом, чтобы отображать сведения об одном и том же заказе. Эта координация осуществляется путем установления связей между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания сотрудников с заказами, за которые они отвечают, следует создать между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» связь с помощью полей «КодСотрудника».

Отношение «один-ко-многим»

Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

Отношение «многие-ко-многим»

При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей. Например, отношение «многие-ко-многим» между таблицами «Заказы» и «Товары» определяется путем создания двух отношений «один-ко-многим» с таблицей «Заказано».

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. Например, можно создать таблицу для отслеживания участия сотрудников в благотворительных спортивных мероприятиях.

Определение связей между таблицами

Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую. Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

• Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

• Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

• Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей — внешних ключей двух других таблиц.

Для получения дополнительных сведений о способах определения отношений нажмите кнопку

Примечание. Если перетащить поле, не являющееся ключевым и не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым и не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

Выбор типа ключевого поля

Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, опирается на их способность быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом полем таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то Microsoft Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.