Использование фильтра для отбора данных

Для отбора записей (строк БД) используется команда «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Данные» или пункт «Фильтр» в команде «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная». Курсор должен быть внутри таблицы Б. В каждом поле БД появляется всплывающий список, который позволяет сформулировать для этого поля критерий отбора. Критерий отбора заключается в равенстве значения поля записи определенной константе или условию на это значение типа «больше А», «между А и В» и т.п. Строки, в которых значение не удовлетворяет условию, скрываются (см. Скрыть и Отобразить). Если условия заданы для нескольких полей, то показываться будут строки, в которых выполнены все условия. Режим «Фильтр» отключается повторным нажатием на кнопку «Фильтр».

Форма

Форма – это специальный инструмент БД, позволяющий вывести в окно все значения одной записи таблицы БД. Для того, чтобы вызвать форму на экран, надо при позиции курсора внутри таблицы выполнить команду «Форма» в меню «Данные» на вкладке «Меню». В появившемся окне можно увидеть и менять все значения первой записи таблицы. Для навигации по таблице надо воспользоваться кнопками «Далее» и «Назад», стрелками «Вверх» и «Вниз» или вертикальной линейкой в окне. Можно добавить запись в БД, воспользовавшись кнопкой «Добавить» и занося данные в поля новой записи (не надо при этом пользоваться стрелками «Вверх» и «Вниз»). Если установить ограничение на просмотр записей, нажав кнопку «Критерии» (ограничение устанавливается так же, как в режиме «Фильтр»), то навигация с помощью формы будет пропускать записи, не удовлетворяющие критерию. Закрывается форма кнопкой «Закрыть».

10. Построение графиков и диаграмм Мастер диаграмм

Диаграммой называется графическое представление рядов данных и функций. Для построения диаграммы надо воспользоваться командами группы «Диаграммы» на вкладке «Вставка». Предварительно следует выделить диапазон данных (строку или столбец), содержащих данные, используемые в диаграмме (этот диапазон называется рядом данных). Диаграмма может представлять один ряд или сравнивать несколько рядов. Далее в группе «Диаграммы» выбирается тип диаграммы, после чего на том же листе появляется выделенная область диаграммы, параметры которой выбраны по умолчанию.

Впоследствии параметры диаграммы можно изменить. Для этого используются три новых вкладки «Конструктор», «Макет» и «Формат», которые появляются при выделении диаграммы. На вкладке «Конструктор» в группе «Тип» можно изменить тип диаграммы. На той же вкладке в группе «Данные» можно добавить, удалить или изменить ряды диаграммы, а также изменить расположение рядов (по строкам или столбцам). В группе «Макеты диаграмм» можно, пользуясь визуальными средствами, предоставленными конструктором диаграмм, менять элементы диаграммы. Группа «Стили диаграмм» позволяет быстро менять цветовое оформление выбранного макета диаграммы. Командой «Переместить диаграмму» в группе «Расположение» можно поместить диаграмму на другом листе или на отдельном листе.

Группа «Макет» содержит команды, позволяющие менять отдельные элементы диаграммы, такие как заголовок диаграммы, надписи на осях диаграммы, линии сетки на диаграмме, форму легенды (легендой называется расшифровка названий нескольких рядов на диаграмме по их цвету). Группа «Формат» позволяет менять цветовое и текстовое оформление элементов диагарммы.

Ряды данных диаграммы в ячейках листа неразрывно связаны с графическим представлением на диаграмме. Если изменить значения в ячейках, то изображение на диаграмме изменится. Наоборот, если менять изображение на диаграмме (а такие возможности Excel предоставляет), то изменятся ряды диаграммы. Можно добавить к диаграмме новый ряд или исключить его.

Excel предоставляет большое разнообразие типов графиков и диаграмм. Для каждого типа предлагаются свои инструменты редактирования. Для их изучения надо попрактиковаться в построении и изменении диаграмм.