9. Работа с базами данных Поля и записи таблиц базы данных

Базой данных (БД) называется таблица с данными, расположенная в некотором диапазоне листа. Обычно строки (их называют записями БД) описывают какие-то объекты (люди, товары, сделки и т.п.), а столбцы (их также называют полями БД) соответствуют реквизитам объектов (фамилия, имя, название, цена, дата сделки и т.п.). Верхняя строка или несколько строк обычно содержат заголовки полей. Реже записи БД располагаются по столбцам, а поля по строкам.

Требование универсальности формул

При использовании формул в ячейках БД желательно соблюдение определенных принципов. Так как базы данных, во-первых, могут быть очень велики, во-вторых, количество записей обычно не ограничено, формулы, используемые в полях, должны быть однородными: формула, записанная в одной ячейке столбца, при копировании на все другие ячейки столбца должна давать правильный результат. Это возможно практически всегда и достигается правильным использованием абсолютной и относительной адресации.

Правильное использование абсолютной и относительной адресации

Принцип универсальности формул при копировании формулы из ячейки поля вниз на весь столбец БД означает, что адреса столбцов в ссылке на ячейку БД должны быть абсолютными, а адреса строк относительными. Иногда формулу можно копировать не только на весь данный столбец, но и на соседние столбцы, тогда и указатель столбца также должен быть относительным.

Требование независимости вида формул от данных

Формулы в ячейках БД не должны зависеть от значения и взаимного расположения данных в записях БД. В идеале формулы должны вставляться в еще не заполненные записи БД. При вводе данных, а также при их изменении формулы должны давать правильный результат вне зависимости от вводимых данных.

Вынос констант задачи в отдельную область

Для того, чтобы не надо было менять формулы в уже составленных таблицах, желательно все постоянные значения, от которых зависят вычисления, такие как ставки налогов, нормативы амортизационных отчислений, тарифы, выносить в отдельную область констант. В формулах тогда записываются не константы, а ссылки на константы. Если эти константы меняются (например, тарифы на электроэнергию), то достаточно изменить это значение в одном месте, и формулы будут по-прежнему давать правильный результат.

Итоги по строкам и столбцам

Таблицей итогов в Excel называется исходная таблица, дополненная строкой итогов после каждой смены значений в определенном столбце, называемом полем отбора. В качестве примера можно подвести итоги по продажам за определенный день или по продажам определенной категории товаров. Для правильного подведения итогов таблица должна быть отсортирована по полю отбора. Также внизу можно добавить строку итогов по всей таблице. В строку итогов обычно выносятся суммы значений в тех полях БД, в которых суммирование имеет смысл. Таблица итогов создается на вкладке «Данные» в группе «Структура» командой «Промежуточные итоги». В открывшемся окне надо указать поле отбора (заголовок «при каждом изменении в»), операцию в столбцах итогов и те столбцы, в которых подводятся итоги. В том же окне кнопкой «Убрать все» можно убрать итоги в таблице.