5. Виправлення помилок в бух документа

Виправлення в бух документах не допускаються, окрім визначених способів.

1. Коректурний спосіб.

Правильна інформація.

Неправильна інформація. Виправленому вірити. Підпис. Дата.

Застосовується, якщо помилку знайдено до складання звітних документів і вона не потребує зміни кореспондуючих рахунків.

Неправильний текст або цифру закреслюють однією рискою. Зверху пишеться правильна інформація. Поруч пишеться: виправленому вірити (або виправленому на «правильне» вірити). Дата. Підпис.

2. Спосіб доповнюючої (додаткової) проводки.

Застосовується, коли помилку знайдено під час складання звітних документів у випадках, коли кореспонденція рахунків вірна, а суму вказано менш, ніж потрібно.

Дт 207 «Запчастини» Кт 631 «Заборгованість перед постачальниками» 13000

Складається бух довідка

Дт 207 Кт 631 5000

Складається бух довідка, в яку заноситься проводка, що доповнює помилкові дані, а також посилання на первинний документ та визначення, де і який помилковий запис зроблений.

3. Спосіб червоного сторно. Використовується для виправлення помилок в облікових регістрах за минулий звітний період, а також коли зроблено помилку і в кореспондуючих рахунках, і в сумі проведеної операції. Застосовується коли неправильний код рахунку або коли сума зазначено більша.

Цей спосіб передбачає складання бух довідки, в яку помилка (тобто сума та кореспонденція рахунків) заноситься червоним кольором або зі знаком мінус, або обводиться у рамку, а правильний запис (тобто сума та кореспонденція рахунків) заноситься звичайним кольором. Таким чином, внесенням цих даних ліквідується невірний запис та відображається вірна сума та кореспонденція рахунків.

Дт 207 «Запчастини» Кт 631 «Заборгованість перед постачальниками» 13000

Складається бух довідка

Дт 207 Кт 631 13000

Дт 203 Кт 631 13000 (це правильна інформація)

Дт 207 Кт 631 7000 (або це правильна інформація)

Виправлення помилок у документах, якими оформлені касові, банківські документи та операції з цінними паперами, не дозволяються.

6. Організація документообігу

Документообіг – це рух документів на підприємстві, починаючи з моменту їх складання до моменту їх списання або передання до архіву.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання бух документів складається графік документообігу на підприємстві, який затверджується наказом керівника. Графік складає бухгалтер. У графіку зазначається за порядком:

1. Структурний підрозділ

2. Напрямок руху документа

3. Назва документів за структурним підрозділом

4. Дати складання – вхідні та вихідні дати

5. Відповідальні особи.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконується кожним підрозділом підприємства з усіма виконавцями та зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

Кожному виконавцю надається витяг із графіку документообігу, який містить в собі:

1. Структурний підрозділ

2. Напрямок руху документа

3. Назва документів за структурним підрозділом

4. Дати складання – вхідні та вихідні дати

5. Відповідальні особи.

Контроль за дотриманням виконавцями графіку документообігу покладається на головного бухгалтера.