Лекция 6: Адаптация нового сотрудника

Подбор нового сотрудника представляет собой достаточно длительный и дорогостоящий процесс. К первому дню выхода новичка на работу компания уже затрачивает на него значительные средства и заинтересована в том, чтобы принятый сотрудник работал, а не уволился через несколько недель. Как показывает практика, большинство новичков, если покидает компанию, то делает это в течение первых трех месяцев. Высокая текучесть кадров нередко свидетельствует о неумении организовать адаптацию сотрудника.

Основных причин быстрого ухода две — завышенные ожидания человека по отношению к новому рабочему месту и сложность его интеграции в коллектив. Негативные впечатления от первых дней работы и чувство отчужденности от нового коллектива препятствуют объективному восприятию баланса положительного/отрицательного (нюансы есть в каждой компании, на любом рабочем месте, но воспринимаются они сотрудниками по-разному). Новички не должны быть предоставлены сами себе. Важнейшая задача эйчара и непосредственного руководителя — помочь новому коллеге успешно войти в трудовой ритм компании с помощью процедуры адаптации.

Адаптация — сложный процесс. Чтобы облегчить его, нужны определенные усилия, специализированные программы. Программа адаптации включает в себя набор конкретных мероприятий, которые проводит сотрудник, ответственный за новичка. Подготовка к запуску адаптационного механизма начинается с определения имеющихся знаний и навыков, оценки опыта работы, выяснения черт характера нового сотрудника. Для каждого новичка разрабатывается индивидуальная программа. Ее содержание определяется руководителями подразделений (в работе каждого подразделения есть свои особенности и алгоритмы решения задач, которые новый сотрудник должен усвоить) и утверждается всеми работниками, участвующими в проведении программы обучения.

Программа адаптации состоит из общей и специальной программ.

Общая программа адаптации касается в целом всей компании. Особое внимание в ней отводится знакомству с корпоративной культурой, имиджем компании, формированию гордости за причастность к ее команде. Этому способствуют участие в корпоративных ритуалах, знакомство с девизом, гимном, единая форма рабочей одежды. «Корпоративный дух» воспитывается через приобщение работника к задачам и миссии компании. В его формировании важна роль опытных сотрудников.

Специальная (специализированная) программа охватывает круг вопросов, связанных с отдельным подразделением или рабочим местом. Специфика работы и конкретные задачи обсуждаются с руководителями (непосредственным и вышестоящим) и сотрудниками подразделения с новичком. Кроме того, в программе адаптации должен быть предусмотрен ряд мероприятий, помогающих преодолевать барьеры отчужденности, например:

• размещение объявления с информацией о новых сотрудниках;

• отправка родственникам новичка поздравительного сообщения в связи с его трудоустройством в компанию;

• выдача буклета, в котором содержится информация об истории филиала, организационной структуре; правила внутреннего распорядка; список членов административной группы с указанием внутренних телефонов;

• знакомство новичка с сотрудниками подразделения;

• экскурсия по офису и хозяйственным помещениям.

Все вопросы, связанные с адаптацией новых сотрудников, целесообразно зафиксировать в соответствующем Положении.

Очень важно курировать адаптацию новичка в течение достаточно длительного времени. Если компания маленькая и в ней нет менеджера по персоналу, адаптацией занимается линейный руководитель и наставник из числа опытных сотрудников.

Во многом процесс адаптации зависит от того, как отнесутся к новичку коллеги. Очень важно работать с «ветеранами» — мотивировать, повышать их самооценку: вы опытны, вы все здесь знаете и можете стать настоящими наставниками, наладить общение и взаимодействие с новым товарищем по работе, с первых дней получать от него реальную помощь. В компании целесообразно подчеркивать престижность наставничества, позиционировать его как ступень карьерного роста (соответствующим образом его поощрять — материально и морально). Армейский принцип «дедовщины» в коммерческой структуре недопустим, он приводит к убыткам.

Чем выше позиция, на которую приглашается новый сотрудник, тем более важен правильный подход к его адаптации: растерянность руководителя в первые дни работы на новом месте может привести к потере им авторитета среди коллег и подчиненных. Новичок на руководящей должности должен получать максимум информации о компании еще до того, как приступит к работе.

Адаптация новичка — процесс достаточно длительный. Его продолжительность зависит от личностных качеств работника и от успешности проведения адаптационных мероприятий. Оценить качество процесса адаптации помогает ряд процедур:

• аттестация новичков по окончании периода адаптации;

• зачет (оценка полученных знаний);

• проведение круглых столов.

От их результатов зависит сумма вознаграждения наставников (руководителей). Система стимулирования наставничества разрабатывается отдельно для каждого предприятия.

Менеджеру по персоналу необходимо проводить ежедневные неформальные беседы с новым сотрудником, выяснять, насколько он удовлетворен работой, какие энергозатраты требуются, как принимает его коллектив, существуют ли трудности во взаимодействии с руководством, ощущает ли новичок психологический дискомфорт на рабочем месте. Эйчар также беседует с наставником этого сотрудника, своевременно принимает необходимые меры, если обнаруживаются какие-либо проблемы.

Один из эффективных способов получения обратной связи от новичков — проведение круглых столов. В их работе принимают участие менеджер по персоналу, наставник, начальник отдела, новый сотрудник. В период адаптации каждый сотрудник становится их участником дважды: после окончания обучения и по истечении трехмесячного срока работы в компании. При проведении круглого стола очень важно создать доверительную обстановку, чтобы каждый участник мог откровенно высказать свое мнение по вопросам организации труда. После проведения круглого стола менеджер по персоналу анализирует его результаты и знакомит с выводами директора отделения и наставников. По результатам совещания с руководством составляется план мероприятий для устранения причин, мешающих успешной адаптации.

У нас в компании проводится анкетирование, позволяющее оценить уровень социально-психологической адаптации новичков (приложения 2, 3). Это дает возможность каждому сотруднику быть услышанным, почувствовать значимость своей работы.

Очень хорошо зарекомендовали себя встречи наставников (менеджеров) всех отделений по вопросам качества преподавания, во время которых каждый участник может высказать свое мнение о содержании и формах обучения, о том, какими качествами должны обладать новички, закончившие обучение. Мнения наставников, анализ результатов работы сотрудников, прошедших программу адаптации, помогают скорректировать процесс обучения, выявить новые потребности, разработать дополнительные программы.

У каждой компании есть стратегии презентации своих товаров и услуг, показывающие их преимущества и достоинства для потребителей. Но далеко не все так же вдумчиво относятся к удержанию перспективных сотрудников, прошедших через «сито» отбора, а значит, способных приносить прибыль.

Высокая текучесть кадров — это всегда результат целой серии ошибок. Но лучше предупреждать ошибки, чем исправлять их. Выстроенная под конкретные задачи бизнеса система адаптации персонала в сочетании с грамотным отбором позволяет добиться того, чтобы и новый сотрудник, и организация получили выигрыш.

Программа адаптации

Адаптация — это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового члена команды в процессы, происходящие в компании, и подготовка в срок лояльного сотрудника с акцентом на необходимых для успешной работы знаниях и навыках.

Поэтому период адаптации включает в себя несколько аспектов:

• психологический

• социальный

• профессиональный

• организационный

Психологический (психофизиологический). Режим и ритм рабочего процесса, условия труда, рабочее место, физические и психологические нагрузки — это моменты, касающиеся непосредственного привыкания. Ведь для новичка очень важно быть успешным на новом месте, и каждому необходимо разное время для психологической адаптации.

Социальный. При переходе в другую компанию сотрудник по-новому выстраивает отношения с коллегами. Особенно тяжело приходится человеку, если он изменяет социальный статус при переходе на более ответственный участок работы или руководящую должность (новые корпоративные ценности и традиции, организационная культура компании, новые взаимоотношения в коллективе, порядок внутриорганизационной коммуникации, принятые нормы и стандарты поведения, способы взаимодействия).

Профессиональный. Подразумевает реализацию профессиональных навыков и умений на новом месте, а также способы повышения квалификации, критерии результативности оценки труда, порядок выполнения функциональных обязанностей.

Организационный. Статус и значимость занимаемой должности в иерархической структуре компании, роль структурного подразделения в общей функциональной системе, корпоративные механизмы управления на предприятии, положение компании на рынке.

Психологами замечено, что полное «вливание» сотрудника в жизнь организации происходит через 10–12 месяцев. Самыми сложными в процессе адаптации по праву считаются первые 2–3 месяца, совпадающие к тому же с периодом испытательного срока, во время которого профессиональные и личностные качества сотрудника подвергаются пристальному вниманию и оценке как со стороны руководителя, так и со стороны коллег. Четкая процедура адаптации, действующая в компании, позволяет значительно сократить срок окончательной «акклиматизации» новичков (до 3–6 месяцев).

К сведению По данным исследований, проводимых западными компаниями, качественная программа адаптации способна уменьшить текучесть кадров на 10–20% в год. Всего 30% топ-менеджеров, согласно глобальному исследованию executive search компании Korn/Ferry International, довольны процессом адаптации и ассимиляции в новой компании. Наибольший процент ответивших (38%) оценивают первые месяцы своего перехода как среднеэффективные, 22% опрашиваемых — ниже среднего, а 10% утверждают, что адаптация в компании находилась на очень низком уровне. Кроме того, более половины топ-менеджеров (54%) считают, что достигли максимума своей продуктивности только через 3–5 лет после того, как пришли в компанию. 33% утверждают, что руководители наиболее эффективны через 1–2 года работы в компании, 8% называют срок 5–10 лет, 4% говорят о шестимесячном периоде и 2% — более чем о десятилетнем. Давайте подробно рассмотрим программу адаптации глазами сотрудника отдела персонала и постараемся обратить внимание на некоторые нюансы данного процесса. Программы адаптации на разных предприятиях разрабатываются и внедряются с учетом особенностей данных компаний, но основная их цель — внимательный подход к новому сотруднику, желание сделать вхождение в должность максимально эффективным и комфортным. Необходимо также отметить, что сам процесс адаптации состоит из нескольких модулей или этапов, и в разных компаниях встречаются как упрощенные программы (численность компании не более 35–40 человек), так и более сложные и структурированные адаптационные программы.

Первый этап адаптации. Некоторые источники называют начальным периодом предварительное предложение или процесс проведения собеседований, ведь именно в этот период будущий сотрудник впервые знакомится с компанией и ее деятельностью.

Первое впечатление во многом зависит от того, как компания предоставляет важную для кандидата информацию, например, о месторасположении офиса, схеме подъезда к офисному центру. Также важно уточнить для кандидата, кто будет проводить с ним встречу. Не менее значительной будет информация о том, сколько это может занять у него времени. Если вы применяете тестовые методики или у вас строгий дресс-код, нелишним будет упомянуть и об этом, ведь какой бы универсальной и доступной не была программа адаптации на предприятии, человек, который не смог найти дорогу или какое-то время блуждал в поисках необходимого офиса в огромном бизнес-центре, может об этом просто не узнать.

Второй этап. Это непосредственно собеседование. Если соискателю нужно будет пройти несколько собеседований, об этом необходимо предупредить заранее (на практике этот период может растянуться от недели до двух месяцев, а в некоторых крупных концернах — до 3 месяцев). В процессе собеседования необходимо донести до соискателя информацию о компании и ответить на все интересующие его вопросы. Кандидат, получив предложение, обдумывает его и в это же время собирает всевозможную информацию о компании из различных источников.

Если кандидат принял предложение, желательно предоставить в наиболее полном объеме информацию о будущей работе (если это не противоречит стандартам компании). Она должна касаться всех повседневных аспектов деятельности (компенсаций и страховки, особенностей корпоративной культуры и т. д.).

После того, как все моменты выхода на работу нового сотрудника согласованы и дата определена, менеджеру по персоналу необходимо подготовить рабочее место и составить план первого дня работы с учетом традиций компаний.

К сожалению, любой пустяк может оставить неприятный осадок и свести на нет впечатление о компании. Для офисов крупных компаний не лишним будет приготовить для новичков схему расположения складов и других административных помещений или так называемую «карту офиса», что существенно упрощает последующую работу.

Третий этап. Как показывает практика, первые дни работы на новом месте очень важны (именно их называют третьим этапом адаптации), так как именно в этот период закладываются «зерна» лояльности нового сотрудника к компании.

Опыт показывает, что если новый сотрудник на этапе собеседований получил правдивую информацию о будущей работе, то это упрощает его период адаптации.

Можно выделить следующие факторы, влияющие на выбор стратегии поведения:

• внешние факторы: организационная и корпоративная культура, система адаптации персонала, система поощрений и наказаний, влияние неформальных лидеров на новичка;

• внутренние факторы: мотивация сотрудника и его направленность, ценности, личностная проблемная загруженность, семейная ситуация, опыт предыдущей работы, жизненный и руководящий опыт.

Таким образом, работник, придя в компанию со своими представлениями о том, «как должно быть», сталкивается с действительностью и начинает понимать, как на самом деле обстоят дела в компании: насколько замечается и оценивается вклад нового сотрудника, как относятся к инициативам и рвению, как смотрят на новичка руководители и сотрудники-старожилы. Таким образом, любой после периода адаптации в компании улавливает разницу между декларируемыми и реальными правилами. И на основании своих ценностей, стереотипов и внутреннего климата в компании начинает адаптироваться к организации, формируя свою стратегию поведения.

Именно поэтому на этапе адаптации важно говорить о реальных правилах поведения в компании, и тогда вы получите реально адаптированного сотрудника.

Кроме того, в компаниях с четкой корпоративной культурой важно донести до нового сотрудника нормы поведения, принятые в компании, предупредить обо всех существующих табу (запрет на личные звонки с рабочих телефонов и т. д.). Существенно упрощает адаптацию корпоративный кодекс или стандарты работы.

Четвертый этап — это адаптационный курс или программа обучения новичка.

В практике встречаются адаптационные программы различной сложности. Иногда менеджеры по персоналу предпочитают адаптировать новичков, полностью поручив заботу о них непосредственному руководителю. Данный формат адаптации дает хорошие результаты в компаниях до 30–40 сотрудников (в том случае, если руководитель действительно готов качественно заниматься новым сотрудником).

Наполнение программы адаптации.

Организация:

• Миссия компании (при условии, что миссия есть и все сотрудники четко ей следуют).

• Структура, руководство и наиболее важные сотрудники компании.

• Кадровая политика и процедуры.

• Обучение и развитие.

• Функциональные обязанности.

Обязанности нового сотрудника:

• Задачи отдела.

• Профессиональные обязанности и ответственность.

• Требуемые навыки.

• Требуемые знания.

• Карьерные возможности.

Пятый этап — постадаптационный курс. Окончанием курса адаптации соответствующий процесс не заканчивается. Очень важным фактором для новичка любого уровня является своевременная обратная связь с непосредственным руководителем и менеджером по персоналу. Кроме того, естественным завершением периода адаптации должна стать оценка результативности работы сотрудника.