Учет и хранение трудовых книжек на предприятии.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

При выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или дубли­ката предприятие взыскивает с работника их стоимость.

На предприятии ведутся следующие документы по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

— Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

— Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Типовые формы указанных книг утверждены приказом Ми­нистерства статистики Украины от 27.11.95 г. № 277. Книга уче­та бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руково­дителя предприятия и печатью.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся все операции, связанные с получением и расходовани­ем бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Все записи в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к Ним производятся бухгалтерией предприятия.

Образец заполнения Книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним приведен в Приложении Ф.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или лицом, осуществляющим оформле­ние приема и увольнения работников. В этой Книге производит­ся регистрация всех трудовых книжек и вкладышей к ним, кото­рые приняты от работников при устройстве на работу, а также трудовых книжек и вкладышей к ним, выданных работникам, принятым на работу, с указанием серии и номера.

Ведение трудовых книжек на работников, работающих у физических лиц.

Обязанность ведения трудовых книжек на наемных работни­ков закреплена за частными предпринимателями статьей 48 «Тру­довые книжки» КЗоТ, согласно которой трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней.

Согласно п.п. 2.20-1 Инструкции № 58 записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письменному трудовому договору, зарегистриро­ванному в установленном порядке в государственной службе занято­сти. Порядок регистрации трудового договора утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 08.06.2001 г. № 260 и подробно рассмотрен в п. 2.7 данного издания.

Записи в трудовую книжку работника о приеме на работу и увольнении с работы производятся частным предпринимателем — работодателем согласно заключенному с работником письмен­ному трудовому договору, зарегистрированному в установлен­ном порядке в государственной службе занятости.

С учетом положений п.п. 2.20-1 Инструкции № 58, а также прочих норм этой Инструкции, регулирующих порядок внесе­ния записей в трудовую книжку, порядок заполнения трудовой книжки наемного работника частным предпринимателем сво­дится к следующему.

При приеме на работу наемного работника в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки как заголовок указывает­ся полное название физического лица ­ субъекта предпринимательской деятельности (частного предпринимателя).

Под этим заголовком в графу 1 трудовой книжки заносится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата принятия наемного работника на работу (как правило, дата заключения трудового договора). Записи дат выполняются араб­скими цифрами (число и месяц записываются двузначными числами, а год ­ четырехзначным числом). К примеру, если работник принят частным предпринимателем на работу 1 августа 2002 года, в графе 2 трудовой книжки записывается «01.08.2002 г.».

В графу 3 трудовой книжки работника частным предприни­мателем вносится запись: «Принят на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указывается дата и номер договора), зарегистрированному в го­сударственной службе занятости (указывается полное название центра занятости)». Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями профессий и должностей, опре­деленных в Государственном классификаторе Украины «Класси­фикатор профессий ГК 003-95», утвержденном приказом Госстан­дарта Украины от 27.07.95 г. № 257. В графе 4 трудовой книжки указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора государственной службой заня­тости: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»).

В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы наемного работника у частно­го предпринимателя, заверяются подписью частного предприни­мателя и печатью (при ее наличии). Поскольку трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках, то частным предпринимателем заверяются отдельно оба текста.

Записи, внесенные в трудовую книжку частным предприни­мателем (работодателем), подтверждаются подписью должност­ного лица органа государственной службы занятости, зарегист­рировавшего трудовой договор, и удостоверяются его печатью.