2. Разработки должностных инструкций.

Одним из внутренних нормативных документов на предпри­ятии являются должностные инструкции. Должностные инструк­ции определяют организационно-правовое положение работника и представляют собой нормативный документ, в котором опреде­лены функции, обязанности, права, ответственность и взаимоот­ношения работника с другими сотрудниками предприятия.

Разработка должностных инструкций.

Должностная инструкция — основной документ, определяющий функциональные обязанности, права, ответственность и взаимодействия сотрудников. Разработать такую инструкцию — непростая и ответственная задача. Она усложняется многократно, если необходимо составить десятки или сотни таких документов для большой организации.

Зачем нужна должностная инструкция?

Если функции сотрудника не описаны и/или он с ними формально не ознакомлен — то и потребовать их исполнения нельзя. Небрежность в определении круга обязанностей работников, к сожалению, характерна для многих украинских компаний. На первых порах, пока количество сотрудников невелико и любой вопрос можно решить посредством личных коммуникаций, потребности четко прописывать функции по каждой должности не возникает. С ростом компании увеличивается количество сотрудников, поэтому появляется необходимость формализации всех процедур и фиксации их во внутренних организационно-распорядительных документах, одним из которых и является должностная инструкция.

В реальной практике отношение к должностной инструкции весьма неоднозначно: одни полагают, что это «ненужная бумага», замедляющая работу. Другие — возводят ее «на пьедестал», считая неприкасаемым документом, в котором недопустимы никакие изменения, как это было с должностными инструкциями советских времен, написанными формально и перегруженными ссылками на множество нормативных документов. Тогда все нормы на предприятиях регламентировались различными министерскими документами, и рыночная конкуренция просто отсутствовала. Должностные инструкции того времени были типовыми для каждой отрасли.

С изменением экономических условий меняется отношение к должностным инструкциям. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Чтобы четко организовать работу сотрудников и облегчить подбор кандидатов на должности, многие компании стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности — профессиограммы, профессиональные стандарты, профессиональные портреты, квалификационные карты и карты компетенции, разнообразные профили должности. К сожалению, зачастую должностную инструкцию путают с профилем должности, а иногда даже пытаются подменить одно другим.

Для многих украинских компаний характерно, что до определенного времени они развиваются «естественным образом», и лишь на каком-то этапе «живая» структура и фактически сложившееся распределение функций фиксируются во внутренних организационно-распорядительных документах.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации:

• При подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации.

• При введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности.

• При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования.

• Для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

• Для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение.

• Для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки.

В зависимости от категории, уровня и правового статуса сотрудника, должностные инструкции для них как локальные нормативные акты могут иметь различия в названии и структуре:

• для всей организации и ее структурных подразделений разрабатываются положения, частью которых являются должностные инструкции первого руководителя предприятия, его заместителей, главных специалистов и руководителей подразделений;

• для рядовых сотрудников и специалистов разрабатываются должностные инструкции;

• для работников хозяйственных и вспомогательных служб — функциональные обязанности.

Структура и содержание должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция включает в себя такие разделы:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность;

5) квалификационные требования;

6) необходимые знания;

7) взаимодействия.

В разделе «Общие положения» указывается:

• к какой категории относится должность, например: «наименование должности» относится к категории руководителей (специалистов и т. д.);

• подчиненность, например: линейное подчинение, функциональное;

• порядок назначения на должность и увольнения с нее, например: назначение на должность <наименование должности> и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению непосредственного руководителя (иного лица);

• условия замещения сотрудника на данной должности в случае его отсутствия (болезнь, отпуск).

В разделе «Должностные (функциональные) обязанности» описываются работы, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Данный раздел занимает по объему около 60% всего документа. Обязанности (функции) должны быть выполнимыми и соответствовать задачам данной должности. В этом разделе можно указать периодичность выполнения работником своих основных обязанностей, например: постоянно; еженедельно; по распоряжению руководителя и пр.

В разделе «Права» определяются и перечисляются делегируемые сотруднику правовые средства, которые обеспечивают выполнение возложенных на него задач и обязанностей. Этот раздел обычно строится по следующей схеме:

• права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, по которым он имеет право принимать решения самостоятельно);

• права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, необходимой сотруднику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей (кроме простого перечисления конфиденциальных сведений возможно и установление процедуры доступа работника к ним, особенно если эти сведения относятся к коммерческой тайне предприятия);

• права на контроль (перечисление круга производственных вопросов и действий других работников, контролировать которые имеет право сотрудник на этой должности — либо выполняя свои функциональные обязанности, либо по поручению руководителя);

• права требовать выполнения определенных действий (особенно — от подчиненных), права давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;

• права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы отдельных видов (особенно тщательно следует регламентировать право подписания финансовых документов, а также документов, направляемых во внешние организации от имени компании).

В тексте данного раздела необходимо закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных (функциональных) обязанностей. Здесь же может быть закреплено право сотрудника на участие в рабочих группах по подготовке и реализации конкретных проектов и разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

При необходимости в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, а не только права «по должности»:

• право на получение всех видов установленных компенсаций за свой трудовой вклад;

• право на комфортные условия труда;

• право на повышение квалификации;

• право на максимальную реализацию и развитие своих профессиональных способностей.

В разделе «Ответственность» обозначаются границы личной ответственности сотрудника за выполнение работ, а также перечень результатов (желательно — с указанием измеряемых показателей), которых должен достичь работник в процессе своей профессиональной деятельности.

Например, сотрудник может нести ответственность:

• за качество и своевременность выполнения задач и функций;

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины;

• за правонарушения, совершенные в процессе деятельности, — в пределах, определенных действующим законодательством Украины;

• за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

В данном разделе можно привести подробный список как общих законодательных и нормативных актов, так и внутренних документов компании, регламентирующих ответственность сотрудника на данной должностной позиции.

В разделе «Квалификационные требования» указывается уровень образования, квалификации, опыта и необходимая специализация, достаточная для полного и качественного выполнения работ.

В разделе «Необходимые знания» приводятся дополнительные, по сравнению с квалификационными требованиями, требования к знаниям, умениям и навыкам работника, обусловленные реальными условиями деятельности компании, особенностями нормативных документов, внутренних процедур, оборудования, материалов, инструментов и т. п.

В разделе «Взаимодействия» должны быть описаны взаимодействие и обмен информацией сотрудников с другими должностными лицами в подразделении, между подразделениями и с «внешними» организациями. Здесь важно определить порядок регулярных действий сотрудника, а также действия в случае возникновения нештатных ситуаций. Например, кладовщик может отпустить товар со склада (штатная ситуация) только после того, как накладную оформит менеджер отдела сбыта и бухгалтер. А в случае, если поставщик срывает сроки поставки (нештатная ситуация) — менеджер отдела снабжения должен выяснить у поставщика причины задержки и возможный срок поставки, уведомить об этом сотрудников и подразделения, для которых эта информация критично важна.

Распорядительные документы

К распорядительным документам по личному составу отно­сятся приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

— приеме на работу, переводе и увольнении работников;

— предоставлении отпусков;

— поощрениях и взысканиях;

— внесении изменений в трудовую книжку.

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 г. № 253 утверждены типовые формы приказов:

— приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № П-1);

— приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (фор­ма № П-5);

— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № П-6);

— приказ (распоряжение) о прекращении трудового догово­ра (контракта) (форма № П-8).

Как правило, на предприятиях приказы оформляются по упрощенной форме, содержащей обязательные реквизиты типо­вых форм. Конкретный перечень реквизитов для каждого прика­за зависит от его вида.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи предписы­ваемых действий и основания для издания приказа. В приказах по личному составу констатирующая часть, как правило, отсут­ствует.

Каждому приказу присваивается порядковый номер (с нача­ла каждого календарного года), который, помимо цифры, может содержать буквенное обозначение, например № 15-к.

В отличие от приказов по основной деятельности, приказы по личному составу не содержат глагола «Приказываю», а начи­наются глаголом: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Пре­доставить», «Командировать», «Уволить» и т. п.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фа­милии, имени, отчества и должности работника, далее следует содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

После распорядительной части в приказе приводится ссыл­ка на документ, послуживший основанием для издания приказа (заявление, справка, медицинское заключение и др.).

Приказы по личному составу оформляются в двух экземпля­рах. Один остается в отделе кадров, а второй передается в бухгалтерию предприятия.

Все оригиналы приказов должны располагаться в хроноло­гическом порядке и храниться в отдельной папке.

Учетные документы

К учетным документам по кадрам относятся:

— личная карточка (формы № П-2, а для государственных служащих — № П-2 ДС);

— личное дело (как правило, ведется на руководителей предприятия, государственных служащих);

— табели учета использования рабочего времени (формы № П-12, П-13, П-14);

— книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-9);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (форма № П-10).

С текстом приказа, подписанного руководителем, работника следует ознакомить под расписку.