
- •Организация информационного обеспечения управленческой деятельности
- •1. Информационное обеспечение как совокупность информационных ресурсов,
- •2. Место информационного обеспечения в системе управления организацией.
- •3.Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности.
- •4. Цели и задачи информационного обеспечения управления
- •5.Основные направления (механизм) информационного обеспечения.
5.Основные направления (механизм) информационного обеспечения.
Основные направления (механизм) информационного обеспечения: определение потребителей информации и выявление их информационных потребностей (запросов); определение источников информации (внутренние и внешние – среда прямого и косвенного воздействия); организация процессов сбора, регистрации, обработки и использования информации (информационных продуктов и услуг).
Эффективность механизм информационного обеспечения предприятия играет немаловажную роль в том, насколько успешно функционирует данное предприятие на рынке:
С одной стороны, информация способствует решению множества задач, стоящих перед предприятием, в том числе, направленных на: исследование запросов целевых потребителей; создание продукции/услуг, превосходящих по качеству продукции или услуги конкурентов и сравнительно лучше удовлетворяющих потребности целевых сегментов; минимизацию издержек и установление цены на продукцию или услуги на более низком, чем у конкурентов, уровне.
И с другой стороны, организация эффективной работы с информацией на предприятии, направленная на обеспечение предприятия всей необходимой информацией, но с минимально возможными затратами, способствует снижению трансакционных издержек предприятия.
Основной целью механизма информационного обеспечения, является обеспечение своевременного получения руководителем и службами предприятия максимального объема качественной информации, необходимой им для принятия обоснованных решений, разработки рекомендаций и предложений в зависимости от того, в какой степени предприятие обеспечено необходимой информацией и насколько продуманными являются информационные расходы, можно говорить о большей или меньшей конкурентоспособности продукции и/или услуг предприятия.
Увеличение используемых предприятиями ПЭВМ и широкого спектра программ, предлагаемых на рынке программных продуктов, создало предпосылки улучшения процесса организации информационного обеспечения планирования предприятия.
Если ИУС (информационно-управляющая система) использует компьютер, то организация должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала и операторов. Эти специалисты должны стать частью организации и проникнуться пониманием того, что их обязанность - помочь организации в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими системами, прежде чем на систему можно будет положиться.
Руководящие работники не могут предвидеть, какая именно информация им может понадобиться. Изменения банковского процента, возможное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может заставить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать буквально по крохам необходимую ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые неожиданные вопросы.
Процесс производства состоит из следующих основных этапов:
1) НИОКР (научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы), выпуск опытного образца и опытная эксплуатация.
2) Процесс производства.
3) Этап реализации товара.
Первая стадия воспроизводственного процесса связана с разработкой новых товаров/услуг. На этой стадии фирмы испытывают потребность в информации, необходимой для осуществления НИОКР и проведения маркетинговых исследований (причем в настоящее время НИОКР, маркетинговые исследования и сопровождающие работы считаются наиболее дорогостоящим этапом воспроизводственного процесса).
Информационная продукция (в форме изобретений, ноу-хау, методик, проектов и прочего), пополняющая после соответствующего лицензирования нематериальные активы предприятий - владельцев и имеющая свои информационные рынки сбыта, создается именно на стадии НИОКР.
На втором этапе производства товар/услуга предприятия проходит через последовательность технологических процессов. Осуществление каждой отдельной операции в технологической цепи требует определенного информационного обеспечения.
В целях минимизации издержек производства и максимизации выпуска фирмы осуществляют информационные издержки, необходимые для принятия решений о выборе поставщиков материальных ресурсов и технологий, о привлечении и обучении кадров, об осуществлении финансовых операций, об оптимизации управленческой деятельности и прочих.
Третий этап - этап реализации товара/услуги - связан с информацией, необходимой предприятию в целях решения задач относительно продажи продукции/услуг.
Таким образом, все процессы, происходящие в фирме, требуют сбора и распространения информации и, соответственно, связаны с информационными издержками, которые, в свою очередь являются частью трансакционных издержек предприятия.
Значительную роль в повышении эффективности аналитических исследований играет автоматизация экономических расчетов и организация автоматизированного рабочего места (АРМ) аналитика.
Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.
Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.
Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.
Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более плотно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.
В-третьих, повышается оперативность и качество анализа, его общий уровень и действительность.
Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации анализа.
Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), база данных о хозяйственной деятельности предприятия, база знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.
Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, которые связаны с информационным, математическим, техническим, программным обеспечением.
Создание эффективно функционирующих служб информационного обеспечения будет способствовать повышению конкурентоспособности предприятий, в особенности предприятий, действующих на зарубежных рынках, поскольку в силу специфики своей деятельности они нуждаются в разнообразной качественной информации в большей степени, чем предприятия, действующие исключительно на отечественном рынке.
Объем документооборота - один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Итак, на каждом уровне управления протекают соответствующие внутриуровневые процессы:
на руководящем - процессы формулирования политики и постановки целей в приоритетных областях деятельности организации и процессы анализа эффективности реализации политики;
на стратегическом - процессы стратегического и оперативного планирования работ и обеспечения их всеми необходимыми ресурсами;
на тактическом - процессы жизненного цикла продукции и процессы их поддержки;
на оперативном - подпроцессы и операции, выполняемые исполнителями.
К каждому процессу устанавливаются определенные требования соответствующими правовыми, нормативными и техническими документами. Управление процессами осуществляется с помощью обязательных документированных процедур. Кроме того, на втором, третьем и четвертом уровнях в структуре документации могут появиться дополнительные документированные процедуры. В том случае, если команда (или исполнитель) улучшила свой процесс так, что его результаты совпали с поставленной целью, т.е. сделала процесс результативным, добилась его воспроизводимости, то можно его стандартизовать, т.е. установить способ (порядок) его выполнения - превратить в документированную процедуру. Следовательно, любой процесс по усмотрению его владельца может стать документированной процедурой, если установлен рациональный и эффективный способ его выполнения.
Руководству и сотрудникам организации необходимо понять, что документы - их помощники, и они сами определяют необходимость в разработке того или иного документа, когда осуществляют свои процессы.
Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды механизма управленческой деятельности на три категории:
1) Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.
2) Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.
3) Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.
Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий. Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.
Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.