Тема Описание основных справочников системы «1С: Торговля и Склад»

Хранение информации в справочниках и регистрах

Данные, которые предполагается многократно использовать, хранят­ся в справочниках и регистрах сведений информационной базы.

С элементами справочника можно производить следующие действия, которые осуществляются при выборе соответствующего пункта меню Дейс­твия или нажатия управляющей кнопки на панели управления в списке или в форме элемента справочника:

• Найти в списке - действие вызывается только из формы элемента спра­вочника. При выполнении этого действия будет открыт список элемен­тов справочника, и курсор будет позиционирован на соответствующем элементе в списке.

• Перечитать - данные в элементе справочника будут перезаписаны в со­ответствии с последними изменениями в информационной базе. Дан­ное действие рекомендуется использовать при сетевой работе, когда не­скольким пользователям разрешено редактировать один и тот же эле­мент справочника.

• Скопировать - при выполнении этого действия будет создан новый эле­мент справочника путем копирования текущего элемента справочника.

• Перейти - при выполнении этого действия будет открыто меню. В нем представлен список дополнительных сведений, которые могут быть по­лучены по объекту справочника. Это может быть список справочников, подчиненных текущему справочнику, список регистров сведений, отно­сящихся к данному объекту, или список документов. Например, список документов, оформленных по контрагенту, или список зарегистрирован­ных событий с контрагентом.

В справочниках присутствует кнопка Файлы. При нажатии на нее откры­вается диалоговое окно, в которое можно поместить картинку с изображени­ем и дополнительные файлы с описанием. Например, в справочник Номенк­латура можно добавить картинку с изображением товара и его описание, а в справочник Контрагенты - картинку со схемой проезда в офис контрагента.

Поиск информации в справочниках

Для быстрого перехода к нужной строке справочника можно использо­вать режим быстрого поиска. Для выполнения быстрого поиска необходи­мо клавишами или мышью поместить курсор в ту графу справочника, в ко­торой необходимо найти какое-либо значение, и просто набирать на клави­атуре искомое значение.

Справочник «Организации»

Справочник <Организации> предназначен для описания формальной структуры торгового предприятия, которая может состоять из нескольких хозяйствующих субъектов, фактически принадлежащих одному и тому же собственнику или группе собственников, действующих согласованно в це­лях получения прибыли.

Организациями могут быть:

• юридические лица;

• обособленные подразделения юридических лиц.

Справочник Организации позволяет вести неограниченный список организаций.

Вниманию пользователей базовой версии программы 1С Пред­приятие 8. Управление торговлей. В валовой версии отключена воз­можность ведения учета деятельности нескольких организаций в од­ной информационной базе. Ведение учета деятельности нескольких ор­ганизаций возможно только в отдельных информационных базах.

Ввод информации об организации производится в диалоговом ок­не кнопкой (или кнопкой Ins, или при помощи пункта меню Действия - Добавить).

В поле Наименование элемент диалога заносится информация о назва­нии организации.

Для организации определяется, является ли она юридическим или фи­зическим лицом. Выбор типа организации в дальнейшем определяет состав тех реквизитов, которые необходимо заполнить.

Разделение управленческого и регламентированного учета производит­ся на уровне организаций. Если данные об организации следует отражать в регламентированном учете, то необходимо установить флаг Отражать в рег­ламентированном учете.

Для организации проставляется префикс документов (Префикс), кото­рый будет использоваться при оформлении документов от имени организа­ции. Для каждой организации предусмотрена отдельная нумерация в соот­ветствии с назначенным префиксом документа.

В поле Полное наименование вводится официальное наименование ор­ганизации, которое будет использоваться при печати документов от имени данной организации.

На закладке Основные вводится информация о классификационных ко­дах организации.

Если организация является физическим лицом, то вводится дополни­тельная информация об имени, отчестве и фамилии физического лица из справочника Физические лица.

Организация может иметь несколько расчетных счетов. Один из расчет­ных счетов определяется как основной для организации.

Информация об ответственных лицах (руководителе, главном бухгалтере, кассире) вводится на закладке Ответственные лица. Предварительно сведения об ответственных лицах заносятся в справочник Физические лица.

Информация об ответственных лицах является периодической. Нажав на кнопку История, можно посмотреть, в какой момент в организации сме­нился главный бухгалтер, кассир или руководитель предприятия.

На закладке Контактная информация вводится информация о юриди­ческом и фактическом адресе организации, а также произвольный список контактной информации для организации.

Часть информации можно пометить как основную (кнопка Основная ). В дальнейшем эта информация используется для работы подсистемы Управ­ление отношениями с клиентами.

Информация об адресах ор­ганизации вводится через допол­нительную диалоговую форму, которая открывается при нажа­тии на кнопку Enter или двойным кликом мыши на поле с названи­ем адреса.

При формировании адреса можно использовать адресный классификатор. Адресный клас­сификатор предназначен для хра­нения адресных элементов- ре­гионов, районов, городов, насе­ленных пунктов, улиц, из кото­рых составляются адреса внутри Российской Федерации и вычис­ляется почтовый индекс.

Загрузка адресного класси­фикатора производится с помо­щью кнопки Классификатор.

При нажатии на эту кнопку открывается диалоговая форма загрузки адреса.

В форме загрузки адресного классификатора надо указать исходные фай­лы с классификаторами адресов. Исходные файлы с классификаторами адре­сов входят в состав информационно-технического сопровождения.

Для загрузки необходимы:

• kladr.dbf- адресный классификатор (содержит информацию о регио­нах, районах, городах и населенных пунктах);

• street.dbf- классификатор улиц (содержит информацию об улицах и, для формата 2002 года, еще информацию для вычисления индекса по номеру дома);

• doma.dbf- классификатор домов, используется только для формата 2003 года и содержит информацию для вычисления индекса по номеру дома;

• socrbase.dbf - классификатор адресных сокращений. Если он не загру­жен или загружен неправильно, механизм адресного классификатора в некоторых случаях будет работать неверно.

Регионы, по которым необходимо загрузить классифика­торы адресов, из общего списка регионов надо перенести в список Загру­зить адреса по регионам, используя для этого кнопки переноса в средней части диалогового окна.

После этого надо нажать на кнопку Загрузить. Информация будет за­гружена в информационную базу и может быть в дальнейшем использова­на для быстрого ввода адреса не только организации, но и клиентов торго­вого предприятия.

Если адресный классификатор загружен, то ввод адреса можно произво­дить набором первых букв названия региона, города, улицы.

Расчетные счета организации (справочник «Банковские счета»)

Информация о расчетных счетах организации вводится в справочник Банковские счета.

Заполнение справочника можно производить в момент ввода информа­ции о новой организации.

Для этого в карточке организации надо нажать на кнопку выбора ря­дом с полем Основной банковский счет. Появится список банковских сче­тов, в который с помощью кнопки можно добавить информацию о но­вом банковском счете.

В карточку банковского счета заносятся следующие реквизиты.

Наименование - заполняется наименованием расчетного счета юридического или физического лица. Текстовое поле Наименование - это «внутреннее» название расчетного счета. Например, «валютный», «главный», «допол­нительный», «в Автобанке» и т. д. Это название будет выдаваться в раз­личных списках и диалогах, когда требуется выбрать расчетный счет.

Банк - из справочника Банки выбирается наименование банка, в котором от­крыт расчетный счет.

№ счета - номер расчетного счета в банке.

Вид - данная информация доступна только в том случае, если валюта сче­та - рубли. Вид счета (расчетный (текущий), ссудный, депозитный или иной счет) указывается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.

Валюта - валюта, в которой открыт расчетный счет. Может быть выбрана любая валюта, зафиксированная в справочнике Валюты.

Банк (для непрямых расчетов) - в случае непрямых расчетов из справочни­ка Банки выбирается наименование корреспондирующего банка.

Номер и дата разрешения ЦБ - данная информация доступна для редак­тирования только в том случае, если валюта счета отлична от рублей. Указывается номер и дата оформления разрешения Центрального бан­ка на открытие счета в иностранной валюте.

В полях Дата открытия и Дата закрытия необходимо указывать соот­ветствующие даты открытия и закрытия счета.

В поля группы Текст для подстановки в платежные поручения при осо­бых условиях платежа можно ввести текст, который будет сформирован в соответствующих полях печатных форм платежных документов.

Указывать в дате документа месяц прописью - при установке данного фла­га в печатных формах документов, для которых выбран данный бан­ковский счет, в дате документа месяц будет написан не цифрами, а прописью.

Указывать сумму без копеек, если она в целых рублях - при установке дан­ного флага сумма в целых рублях в платежном поручении будет напе­чатана со знаком = (равно), в противном случае будет напечатан знак -(минус). Например, сумма 20 рублей, если флаг установлен, будет на­печатана как 20= а во втором случае как 20-00. В сумме прописью, ес­ли этот флаг не установлен, будет печататься 00 копеек.