2.2. Поля Word

Настройка вигляду результуючого документу здійснюється за допомогою полів Word

Для вставки поля в Word документ потрібно натиснути кнопку “Добавить поле Word” і задати параметри вибраного поля.

2.2.1. Поле if…then…else.

Це поле дозволяє відображати певний текст в документі Word у випадку, якщо запис бази даних задовольняє певній умові. Після вибору поля IF…THEN…ELSE відкриється вікно “Вставка поля IF”. В цьому вікні задаються умови відбору. Якщо значення поля задовольняє умові відбору, тоді у вказаному курсором місці виведеться текст, записаний в частині “Вставить следующий текст”. Якщо значення поля не задовольняє умові відбору, то виведеться текст, що розміщений в частині “В противном случае вставить следующий текст”. По завершенню вводу умов натискаємо ОК.

При використанні полів потрібно пам’ятати, що закінчення основного документу означає вставку розриву сторінки у складовому документі і формування його нової сторінки, а також перехід до наступного запису бази даних. Тобто новий запис бази даних розміщуються на окремій сторінці (чи в окремому блоці – за умови багатосторінкового документу). Використання деяких полів Word дозволяє змінити цей порядок.

2.2.2. Поле Next

Здійснює перехід до наступного запису даних, не починаючи нову сторінку складового документу. Ц поле використовується у тому випадку, коли на одній сторінці документі потрібно розмістити декілька записів з бази даних.

Поле Next розміщують після першого набору полів злиття. Далі ця дія повторюється необхідну кількість разів. Кожне вставлене поле Next означає, що при наступному використанні поля з бази даних буде взяте значення наступного запису.

Але при цьому потрібно пам’ятати, що при переході до іншої сторінки складового документу все одно буде взято новий запис з джерела даних.

2.2.3. Поле NextIf

Дане поле порівнює значення поля з бази даних з деяким виразом. Якщо результат порівняння істиний, відбудеться перехід до нового запису, не починаючи при цьому новий документ злиття. Дія цього поля аналогічна полю Next, воно також дозволяє розмістити в одному документі декілька записів бази даних, але в цьому випадку ця дія буде залежати від умови. Якщо умова не виконається, перехід до нового поля не відбудеться.

2.2.4. Поле SkipIf

Дане поле порівнює значення поля з бази даних з деяким виразом. Якщо результат порівняння істиний, то відбудеться перехід до нового запису і буде створено новий складовий документ.

За допомогою цього запису в залежності від умови можна задати примусове формування нового складового документу.

2.2.5. Поле FillIn

В результаті вставки поля на екран можна вивести повідомлення або дані, які відсутні в джерелі даних.

Використання цього поля дозволяє вставити унікальну інформацію в кожну сторінку складового документу. Фактично це поле представляє собою запит, який заповнюється при кожному злитті основного документу з джерелом даних.

Поле потрібно вставити в тому місці, де передбачається розмістити новий текст