8

Тема. Технологія динамічного зв’язку Лекція 2. Взаємодія об’єктів системи управління базами Ms Access і документів Ms Word

Існує декілька способів взаємодії Ms Access і Ms Word. Ось приклади деяких з них:

• в Ms Word можна вставити в документ дані з таблиць або запитів Ms Access;

• в Ms Word при злитті даних можна додати дані з таблиць або запитів Ms Access;

• можна передати дані таблиць, результати запитів та звітів з Ms Access в Ms Word для їх розміщення в Word;

• можна передати дані з Ms Access в Ms Word для злиття їх з документом Word.

1. Передача даних з Ms Access в Ms Word

При передачі даних з Ms Access в Ms Word з’являється можливість передавати не лише вміст таблиць та запитів, але й звітів. Це є дуже важливим моментом, так як можливості оформлення документів в Word набагато ширші, ніж засоби створення звітів в Access.

Для передачі даних з Ms Access в Ms Word потрібно в Ms Access відкрити необхідну базу даних, виділити таблицю чи запит, після чого вибрати Сервис - Связи с Office – Публикация в Ms Word. Ms Access почне експортувати дані таблиці, запиту або звіту в RTF-файл, після чого запуститься редактор MS Word, у вікні якого відкриється створений RFT-файл, вмістом якого буде виділена таблиця чи запит.

2.. Злиття даних бази даних Ms Access і документа Ms Word

Крім збереження баз даних Access в форматі редактора Word можна здійснити злиття даних Access з документом Word, встановивши при цьому динамічний зв’язок між ними. При цьому дані будуть оновлюватись в одному додатку при зміні їх в іншому.

Використання цього способу дає можливість передати повністю вміст бази даних, тобто всі поля і записи таблиці, у текстовий файл.

Злиття даних Access та Word використовується для створення документів Word, які містять спільну частину і відрізняються лише деякими елементами. Такі документи називаються складовими.

Основною особливістю даного способу динамічного зв’язку є можливість створення набору однотипних документів, вміст яких буде однаковим і буде відрізнятись лише деякими полями. Ці поля підставляються в текстовий документ з бази даних. Спосіб злиття текстового документу і бази даних ще називають способом прискореного тиражування. Адже в його результаті з одного документу, який створюється в текстовому редакторі Word, формується підбірка майже однакових документів. Документи підбірки відрізняються між собою значеннями полів бази даних.

У злитті приймають участь документ Word (який ще називається основним документом) і база даних (яка служить джерелом даних). В результаті злиття створюється документ Word, який є складовим документом.

Складовий документ створюється шляхом злиття даних основного документа із джерелом даних.

Основний документ містить текст та графіку, які залишаються незмінними у всіх однотипних документах, а джерело даних містить інформацію, яка змінюється в кожному документі.

Прикладом складового документу може бути виклик на сесію, де текст залишається однаковий для всіх документів, а змінюється лише прізвище студента, або екзаменаційна відомість, де змінюються лише прізвища викладачів та назви студентів, а решта тексту залишається незмінним.

Здійснити злиття можна як з вікна Access, так і з вікна Word. В обох випадках користувач отримує різні можливості по створенню і настройці результуючих документів.

В якості джерела даних зручно використовувати таблицю або запит Ms Access. При формуванні складового документа майстер злиття дозволяє використовувати в якості основних готові документи Word або створювати нові.

В першу чергу необхідно основний документ, зберегти і закрити вікно Word. Після цього потрібно перейти у вікно Access і створити базу даних, яка буде використана в якості джерела даних.