4.2. Роль целей и стратегий в процессе формирования управленческих решений

Выработка (или корректировка) стратегической цели организации и методов (стратегий) ее реализации является насущной необходимостью. Формулировка цели обеспечивает:

•    рамки для принимаемых текущих решений, направляя их в русло конечной цели;

•    основу для текущего планирования;

•    объяснение проводимой деловой политики другим участникам бизнеса;

•    нахождение   контрольных   точек   и   мониторинг   бизнес-процесса;

•    стимулирование изменений деловой политики и формулировку текущих планов.

Неправильно сформулированная цель может привести и часто приводит к очень большим потерям или гибели организации (фирмы, партии и даже государства).

Формирование цели является частью более общей задачи - стратегического планирования. Существуют различные методы формулировки целей:

•    четкая формулировка общей цели, желательно не допускающая различных толкований;

•    перечисление критериев, по которым будут оценены результаты принятого совместного решения, и их показатели (желательно количественные);

•    описание выполняемых функций;

•    ограничения, которые должны быть учтены при выработке совместного решения;

•    интерфейсы, которые будут созданы для взаимодействия с окружающей средой и/или отдельными подсистемами и т.д.

Руководитель (корпорация, государственный орган) могут ставить перед собой различные цели: увеличение прибыли, эффективности, роста выплаты по акциям, переработка ресурсов, маркетинговое или технологическое лидерство, вклад в социальную сферу государства и т.д. [1.3]. В работе [1.4] утверждается, что главными целями науки в XX веке было создание систем вооружения и средств защиты, а в XXI веке - управление риском и безопасностью сложных систем, нейроника и анализ стратегических рисков.

Понятие целенаправленности в формализованном виде представлял и исследовал М. Месарович. Формально он определил целенаправленную систему следующим образом:

Пусть дана система

                                              (1)

где  X – входы,  Y – выходы системы.

Для того, чтобы построить целенаправленное представление системы S, необходимы два понятия – понятие цели и понятие принятия решения.

4.3. Отображение цели и условий ее достижения

В случае ситуации с неопределенностью S можно рассматривать как функцию, означающую, что элементы X являются парами «вход - состояние» X = М × U, где М - входные воздействия; U - множество неопределенностей (unsertaintly set), из которых при принятии решения необходимо выбрать подмножество   Тогда цель для S задается тройкой отношений z = (G, T, R), определяемых относительно множества V следующим образом:

G: S →V;

T: U→V;                                               (2)

,

где V - множество значений или мер выполнения; G - функция выполнения (или целевая функция), которая каждому состоянию или проявлению системы s S приписывает значение G(s) V; Т -относительная функция допустимости (tolerans, referens function); для каждого u U определяется значение Т(и) V, которое используется для оценки выполнения данного у = S{m, u); R - отношение удовлетворительности (satisfaction relation); для каждого (т, и)  М × U удовлетворительность поведения системы оценивается относительно G(m, и), S(m, и), T(u) и R.

При данной цели z = (G, Т, R) для системы S имеем два понятия, связывающих входы с целью:

а) вход x  X достигает цели z, если

(G(x, S(x)), T(и))   R,                                         (3)

где х = (т, и);

б) вход т М удовлетворяет цели z относительно  , если для всех  вход х = (т, и) достигает цели z, т.е.для всех   имеет место

(G(m, и, S(m, и)), T(и)) R.                                   (4)

Отображение системы, принимающей решение, и процесса принятия решения.

Тройка β = (S, U’, z) названа в [1] проблемой решения. Вход т М удовлетворяет проблеме решения (S, U’, z), если он удовлетворяет цели z относительно U’.

Система

S:                                                (5)

является системой, принимающей решение, если проблема решения β определена так, что для каждого   выход у = S(m, и) удовлетворяет β в указанном выше смысле.

Тогда целенаправленную систему S, принимающую решение, М. Месарович определяет следующим образом [2, 3].

Для данной системы   существует два способа определения S как целенаправленной системы:

1.  Пусть z является целью для S. Система является целенаправленной системой с разомкнутым контуром, если каждый х X, удовлетворяет цели z.

2. S считается целенаправленной системой с обратной связью, если дано множество М вместе с парой отображений (Р, D)

                                             (6)

таких, что:

а)   у = S(x)  (Р(т, х) = у) ∩ (D(x, у) = т),                                                          (7)

б)  D принимает решения относительно цели z для отображения Р_M,, определенного на  , в Y, т. е.

                                                                           (8)

Очевидно, что согласно второму понятию S является целенаправленной системой, если дана пара ото­бражений (Р, D) таких, что S есть композиция (с обратной связью) Р и D и, кроме того, Dпринимает решение относительно цели z, определенной для Рм.

Р. Акофф и Ф.Эмери [1] понятие целеустремленности связали с понятием стремле­ния к идеалу и с определением целей и функций поведения системы (в их терминах -общины), стремящейся к идеалу {см! Методика структуризации целей системы, стремящейся к идеалу). В [1] учитывается не только способность системы к целедостижению, но и способность к целеобразованию: «Человек и социальные системы вправе формулировать цели, достижение которых невозможно, но к которым можно постоянно приближаться».

Однако понимание наличия систем, способных только достигать цели, которые поставлены извне (целеустремленные системы) и систем, способных ставить цели, т.е. способных к целеполаганию, целеобразованию, сформировалось не сразу. Целеобразование (целеполагание) – направление системного анализа, занимающегося исследованием процесса формулирования и анализа целей в системах разного вида.

Практической задачей этого направления является разработка принципов создания и внедрения подсистем целеобразования в системах управления, обеспечивающих систематическую работу по формулированию и исследованию целей (основных направлений развития) предприятий и организаций, оценке их значимости и корректировке целей и направлений развития системы, т. е. реализовать комплекс работ целевой стадии планирования.

Подсистемы целеобразования на уровне страны и региона должны заниматься исследованием взаимосвязей целей различных отраслей, производственных объединений, предприятий с общегосударственными целями, целями региона и разработкой на этой основе принципов и показателей планирования и экономического стимулирования деятельности организаций.

Процесс целеобразования - сложный и не до конца изученный процесс. Для облегчения его реализации исследуют и применяют закономерности целеобразования , разрабатывают методики структуризации целей и функций .

Методика структуризации целей и функций в многоуровневых системах разрабатывается в тех случаях, когда система настолько сложна, что ее цели и функции невозможно представить в виде единой древовидной иерархической структуры.

При управлении в реальных условиях крупными предприятиями, вузами и другими организациями невозможно построить иерархическую структуру в виде единого «дерева», связывающего централизованный аппарат управления с производствами и цехами (или для вуза - ректорат с факультетами и кафедрами).

Этот факт вначале вызвал у практических работников недоверие к методу «дерева целей» как к теории, не приемлемой для реальных условий управления. Но исследования закономерностей целеобразования  и формирования структур ЦФ позволили объяснить этот факт и дать практические рекомендации по формированию древовидных иерархических структур целей и функций. Из этих рекомендаций, в частности, следует, что одним «деревом целей» следует считать ту часть структуры, которая может быть сформирована в одном языке, а при изменении терминологии нужно формировать другое «дерево» в новых терминах.

Иными словами, в сложных многоаспектных многоуровневых системах необходимо стратифицированное   представление их целей и функций.

Страты можно выделять по принципу использования различных выразительных средств (различных «языков» представления целей) в процессе прохождения объектом пути от замысла до его реализации: вербальное описание концепции создаваемого предприятия или нового вида продукции; инженерно-конструкторское представление процесса его создания (для продукции, например, - обработка, сборка и т. п.); описание технологии создания продукции и, наконец, - собственно организацию технологического процесса (литья, обработки, сборки, испытаний и т. д.).

Этот способ стратификации используется на предприятии при разработке соответствующих нормативно-технических и нормативно-методических документов, регламентирующих различные стадии проектирования и производства продукции, и реализуется в форме различных классификаторов функций конструкторских разработок, технологических процессов производства, выполняемых работниками соответствующей квалификации.

При разработке нормативных документов, организующих перспективы развития предприятия, объедине­ния, организации, таких как прогнозы, основные направления, комплексные программы развития предпри­ятий (организаций), отделение «деревьев» друг от друга удобнее производить в соответствии с уровнями организационной иерархии систем управления, т.е. выделять страты по принципу «аппарат централизованного управления - производство - цех» или «ректорат - факультет - кафедра», разрабатывая основные направления и прогнозы развития для этих уровней.

Такое стратифицированное представление целей и функций позволяет организовать взаимодействия между структурами целей разных уровней оргструктуры.

Исследования этой проблемы показали, что в принципе структуры целей (основных направлений развития) и функций на каждой страте могут быть сформированы по различным логическим принципам (т. е. с помощью различных методик структуризации) и даже с использованием различных видов структур (на верхних уровнях - древовидные иерархии, на нижних - последовательности функций в виде сетевой модели), однако при анализе вариантов структуры целей и функций предприятия (организации) целесообраз­но вначале на всех стратах построить иерархические структуры с использованием одной из методик структуризации, что позволяет принимать решения о перераспределении функций между уровнями системы организационного управления.

Такое представление структур основных направлений и функций иллюстрируется рисунком, на котором показано, что глобальная цель может и непереформулироваться на нижележащей страте и, кроме того, на этой страте различные ветви могут формировать­ся разными подразделениями и не быть связанными на своем уровне (по горизонтали), хотя в принципе могут существовать и горизонтальные взаимосвязи.

При проведении экспертного опроса по перерас­пределению функций между стратами экспертную группу следует формировать с учетом пространства инициирования целей, т. е. закономерности коммуни­кативности . Организовать опрос в приемлемые сроки по­зволяет автоматизация анализа целей и функций . Для этого в качестве последнего списка в автоматизированную диалоговую процедуру анализа целей и функций следует ввести перечень уровней организационного управления, а затем признак «уровни управления» при выводе результатов на дисплей вынести на верхний уровень выводимых иерархических структур, что предусмотрено в таких процедурах.

После распределения функций между уровнями организационного управления на каждом из них структуры ЦФ могут быть изменены, и в общем случае взаимодействие между структурами целей разных уровней может быть отображено, как показано на рисунке 4.2.

 

Рис. 4.2. Иерархия уровней организационного управления

Рассмотренный   подход   к   представлению структур  целей в  многоуровневой системе управления особенно актуален в условиях    перераспределения функций с целью предоставления большей самостоятельности нижележащим звеньям системы управления. При этом, принимая решения о децентрализации управления, необходимо обеспечить контроль над тем, чтобы, передавая ряд функций нижележащим уровням управления, не утратить функции, которые могут быть реализованы только централизованным органам управления и при передаче на нилележащие уровни в принципе не могут быть выполнены.