5.3. Этапы разработки «Положения об организационной структуре» компании

Таблица проекций функций на исполнительные звенья (рис. 5.2, блок 4) может иметь весьма большую размерность. В средних компаниях — это 500 единиц — 20 звеньев на 25 функций, в больших компаниях может быть 5000 единиц — 50 звеньев на 100 функций. Становится очевидным, почему задача построения правильной организационной структуры компании не может быть решена методом, принятым в нашей стране, т.е. директорским рисованием клеточек «сверху вниз». Конечно, есть гении, способные проделать подобные упражнения в уме. Однако практики считают, что лучше ориентироваться на людей обыкновенных, как это делал Генри Форд. Поэтому проводить такую работу под управлением руководителя должна специальная группа, работающая по специальной методике, четко разбивающей и регламентирующей работу по этапам.

Сообщив о своих принципиальных решениях относительно организационной структуры компании персоналу, директор должен зафиксировать все это в документе — «Положении об организационной структуре», содержащем следующие разделы:

• Виды деятельности, продукты и услуги, бизнесы.

• Перечень обеспечивающих функций.

• Перечень функций менеджмента.

• Перечень организационных (структурных) звеньев.

• Закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями.

• Организационная структурная схема.

Порядок разработки «Положения об организационной структуре» (рис. 5.3).

1. Создание рабочей группы, назначение руководителя.

2. Ознакомление с методикой и анкетами по обследованию организационной структуры.

3. Ознакомление с примерами заполнения анкет.

4. Ознакомление с примером «Положения об организационной структуре».

5. Проведение обследования организационной структуры выбранной фирмы и заполнение соответствующих моделей.

6. Подготовка в соответствии с результатами обследования проекта «Положения об организационной структуре» и согласование его с заинтересованными должно­стными лицами и службами.

7. Утверждение «Положения об организационной структуре».

8. Подготовка и утверждение приказа по фирме о порядке разработки и изменения «Положения об организационной структуре».

Потом директор обязан выпустить приказ примерно следующего содержания. Пункт первый — утвердить «Положение об организационной структуре»; пункт второй — назначить Иванова Ивана Ивановича ответственным за «введение в жизнь» организационной структуры; пункт третий — проводить актуализацию организационной структуры не реже чем раз в квартал (или чаще, по необходимости).

Это постоянное возвращение и повторение управленческого цикла является принципиальным элементом регулярного менеджмента. В противном случае уже через 2-3 месяца описание структуры не будет соответствовать сложившемуся распределению функций и звеньев.

Далее мы рассмотрим на примере компании «Росбыт-хим», как практически разрабатываются «Положение об организационной структуре» и входящие в него модели¹.

1 этап. Составление перечня продуктов и услуг (продуктовая модель)

Удовлетворение нужд потребителя входит в число главных функций компании. Поэтому составление и согласование перечня продуктов и услуг открывает разработку «Положения об организационной структуре».

На принятый компанией перечень продуктов и услуг настраиваются все компоненты ее системы управления:

• маркетинговый блок поддерживает необходимые исследования рыночного окружения компании, прогнозирует объемы продаж, обеспечивает продвижение и продажи содержащихся в перечне продуктов и услуг;

• финансовый блок поддерживает управление финансовыми ресурсами и результатами деятельности компании в целях обеспечения предоставления потребителю необходимого объема продуктов и услуг;

• блок учета обеспечивает регистрацию управленческой информации, необходимой для предоставления потребителю выбранного перечня продуктов и услуг;

• ... также по всем основным блокам системы управления.

Составление перечня продуктов и услуг требует определенной аккуратности и точности. Для небольших компаний этот перечень может включать всего несколько позиций, которые легко можно найти в прайс-листе компании. Для больших компаний или работающих с широким ассортиментом продукции и услуг этот список может включать тысячи позиций и требует продуманной группировки и иерархического упорядочения.

В качестве упражнения, хорошо помогающего разобраться в существе дела, можно порекомендовать читателям попробовать составить перечень направлений деятельности или продуктов и услуг известной им компании, а приведенный ниже перечень продуктов компании «Росбытхим» использовать как опорный пример. Графически иллюстрирует этот перечень рис. 5.4.