Существуютдваосновныхспособаорганизоватьобменмненияминасобранииилисовещании.

1.Начинатьснижестоящих.Чащевсего,удобнее

сначалапредоставитьсловонижестоящимвиерархииспециалистам,асотрудникам.Ведьеслисначалавыступит

начальник,тонекоторыесотрудникимогутпобояться

высказыватьточкузрения,отличнуюотначальственной.Итогдасмыслихучастиявсовещаниипропадет.Поэтомунадо

дать,сначалавыступитьспециалистам,пустьони

проинформируют,выскажутсвоемнениеоспособахрешенияпроблемы.Надо,однакоже,поблагодаривиподбодривих,иметьввиду,чторешениепринимаютнеони,чтобыу

низовыхсотрудниковневозниклоложнойиллюзии,чтоониуправляютпроцессом.

Низовыесотрудникичастоневидятобщихцелейсобрания

ипоэтому,разгорячившись,поощренныевниманием,могутувлечьсясвоимитезисами.Надоуметьдержатьихвузде,чтобы,высказавсвоемнение,онинесделалиизсобрания

«сольныйконцерт»илиперебранку.Приэтомважнопоощритьихинициативность,заинтересованность.

2.Обменмнениямипокругу.Настадииобсуждения,когдаещенепришловремяприниматьрешение,эта

демократичнаяформаоченьудобнаипродуктивна:онаформальнодаруетвсемучастникамравноеправонавысказывание.Крометого,такаяформаявляется

дополнительнойдисциплинирующейиорганизующейрамкой-людямлегчепридерживатьсяочевидной

очередности,каждыйвыступающийпонимает,почемуикогданаступаетегоочередь,ипонимает,чтопосленеготожеестьвыступающиеиимтоженадодатьслово.Естественно,

этаформаобменамнениямиудобнадлянебольшихсовещаний(до8-10человек),таккакпредполагает,что

выскажутся всеучастники.

Еслиобменмненияминикакневыходит,следуетспециальнозадатьвопроснаиболееактивному,наиболее

темпераментномусотруднику.Неважно,являетсялионприэтомспециалистомпотеме.Вкаждомколлективеесть

наиболееактивныеиболтливыесотрудники.Еготолькопопроси,-онлегконачнетобсуждениеиразогреет

остальных.Важнотолькопотомвовремяограничитьегомонологивыраститьдискуссию.Этотприемпомогаетизбегатьнеловкогомолчаниявначалеобсуждения,когда

руководительпредлагаетвысказываться,аниктонерешается.

Руководительдействуетодновременнокаклидерикакмодератор,которыйпредоставляетлюдямвозможностьвысказаться.Следитезатем,каквыучаствуетев

обсуждении,убедитесь,чтовынеподавляетеспециалистов,мнениекоторыхважно.Специальнодайтевозможностьвысказатьсянерешительным,робким,еслиихмнениеможетоказатьсяценным.Важно,чтотакиеспециалистыощутилисвоюпричастностьизначимостьсвоегомнения.

Удобноделатьзаписинадоске,полезнозаписыватьсделанныепредложения.Этопоможетнеудалятьсяслишкомотключевыхвопросовповестки,атакжеиспользоватьнаработкисобраниявдальнейшейдеятельности.

Вовремясовещаниявформатетакназываемогомозгового

штурмапринимаютсяиобсуждаютсялюбыеидеи.Методология«мозговогоштурма»проста:набрасываютсябезовсякойкритикивсеилюбыеидеипотеме.«Мозговойштурм»получилширокоепризнание,главнымобразом,именнопотому,чтопозволяетучастникамдискуссиивысказыватьлюбые,самыеневероятныенапервыхвзгляд,предложения,критикакоторыхзапрещенадозавершения

«штурма».Чтобысобраниенесбилосьвсторонуоттемы,надосвоевременноподводитьпромежуточныеитоги,

используя повесткудняиидеи,выписанныенадоске.

Результатысовещаниябудутболеепродуктивными,еслипредседательвовремяобсуждениязанимаетнейтральнуюпозицию,невступаетвспорысдругимиучастникамидискуссииинеотдаетпредпочтениекакому-либопредложениюдомоментапринятиярешения.Вспорныхситуацияхиспользуйтепозициюнеспорщика,ноарбитра-онанаиболееавторитетнаицелесообразна.Объявивопринятомрешении,стоитпоблагодаритьитех,чьемнениевэтомрешениинеотражено,указатьназначимостьихмнения,чтобыунихнепропалаохотавысказыватьсвоемнениевбудущем.

Впроцессесовещаниячащевсегонаблюдаютсядветенденции.Водномслучаепроисходитслияниемнений

участниковспозициейлидера,«сильнойличности».В

результатеволевойподxoдкреализациизадачначинает

преобладатьнаданалитическим.Приэтомпоявляетсяопасностьтого,чтоучастникисовещания,самитогонеподозревая,попадутвзависимостьотавторитетаипотеряютсамостоятельностьсуждений.Поэтомупредседа-тельствующему разумносдерживатьэнергиютех,ктопривыквладетьинициативойиз-засвоихспособностей,предоставляяменееактивным участникамвыступитьранее.

Вовторомслучаепредседательпытаетсядостичьединствавсех участников совещания, старается всеми силами

обеспечитьвовлеченностьвпроцесс.Однакостремлениек

единствулюбойценой–этонесамоцель.Важеннекомпромисс,аэффективноерешение,котороевовсенеобязательноявляетсяплодомкомпромисса.Даицельсобрания-невоспитаниегражданскойактивности,арешениепроизводственныхвопросов.Иучастиевсех,единствовсехсотрудниковдолжныбытьвостребованылишьпостольку,посколькуэтоможетбытьполезнодляпроизводственныхзадачиформированиякомандногодуха.Насобраниимогутвозникатьразличныенеприятныеситуации,гаситькоторыедолженруководитель,ведущийсобрание.Например,появлениеопоздавших.Реакциязависитотсруководителя.Диапазонреакцииширок:откраткогозамечаниядовыдворенияссобранияивынесениядисциплинарногозамечания.Носпускатьнивкоемслучаенельзя.Собрание–этосвященныйритуал,исотрудникдолженсторазподумать,прежде,чемвследующийразоннамеритсяопоздатьбезуважительнойпричины.Невсегдасотрудникиведутсебянасовещанияххорошо.

Попадаются и бузотеры или болтуны. Встречаютсяхохмачиилиострословы,отпускающиевадресколлегедкие

замечанияподелуинеподелу.Всякуюнесанкционированнуюречевуюдеятельностьнасовещании

надоконтролироватьипресекать.Еслипосторонниеразговорыиперешептыванияпревысилинекийпредел,стоитсделатьзамечание,поначалувумереннойформе,попросить

прекратитьперешептывания.Руководительдолженконтролироватьситуациюиобеспечиватьвниманиевсехучастниковсобрания.Одинизспособов–датьгалерочнымкритиканамикомментаторамслово.Влюбомслучаенеобходимоделатьзамечания,иначевседозволенностьпревратитсявшумисорветсовещание.Приемыусмиренияследуетприменятьпонарастающей-отпостукиванияручкойпо столуистрогоговзглядадозамечанияивыговора.

Вконцеобсуждениякаждоговопросаповесткинеобходимоофициальноподводитьчертуподобсуждением.Следуетспросить,укогоещеестьвопросыпообсужденнойтеме.Участникисобраниядолжнычеткопониматьмоментпереходаотодноговопросаповесткикдругому.Этимподдерживаетсяритмипорядоксобрания.Совещанияисобрания-этогрупповыеформыделовогообщения.И,каквлюбойгруппе,вовремяпроведениясовещаниямогутвозникатьконфликты.

Подконфликтомпонимаютстолкновениеразличныхточекзрениявделовыхимежличностныхотношениях.

Конфликтспособенразрушитьисобрание,иавторитет

руководителя.Приэтомконфликтможетпроизойтикакмеждуучастникамисобрания,такимеждуучастникомсобранияируководителем.Влюбомслучаеуправлятьконфликтом,нейтрализоватьего-задачаруководителяиникогоболее.Еслиначальникизбегаетвмешательствавконфликтипускаетконфликтнасамотек,онпроявляетсвоюслабость.

Конфликтымогутбытьличными,амогутпроизводственными.Производственныйконфликтможетоказатьсяпродуктивен,еслируководительсвоевременнопереведетеговдискуссию,извлечетизконфликтныхпозицииздравыесуждения.Хуже,когдапроисходитоткрытыйконфликт,переходящийналичности.Егонадопрекращатькакпризывамикпорядкуиэтичномуповедению.Инымислова,необходимоуправлятьпроизводственным

конфликтоминепуститьегоперерастаниявконфликтличный.Существуюттриосновныхспособаразрешенияконфликта:подавление,отсрочка,превращениеконфликтавделовойразговор.

Подавление – это прямой приказ прекратитьпрепирательства.Этотспособможноиспользоватьтольков

томслучае,еслируководительуверен,чтообладает

непререкаемымавторитетомиспособенпогаситьлюбуюситуацию.Стоитпомнить,чтовконфликтелюдибывают

разгорячены,онимогутсовершитьотчаянныедействия,

которыемогутстатьпроверкойавторитетаруководителянапрочность.Иногдаилевуступаетдорогукабану,мудрооткладывая«разбирательство»надругойраз,когдаукабанабудеткуражапоменьше.Новсеостальныеокажутсясвидетелямиситуации,вкоторой«левуступил».Надотрезвооцениватьсвойавторитет.Сдругойстороны,авторитетруководителя,которыйсмогперемолотьсамуюгорячуюситуациюипогаситьсамогопылающегосмутьяна,станетдействительнонепререкаемым.Гаситьконфликт,мягкоуводитьтемувсторонуилижеломатьсмутьянов«влобовую»,сметалломвголосе,–этозависитотстиляихаризмыконкретногоруководителя.

Отсрочкаконфликтаявляетсяхорошимспособомуйтиотлобовогостолкновенияивтожевремясохранитьконтроль

заситуацией.Дляэтогонужносказатьинициатору

конфликта,чтоеговопростребуетотдельногоразговора,которыйобязательносостоитсяпозженаспециальномсовещании.Апоканадоуважатьвремяостальныхучастниковивернутьсяктемесобрания.Изатемнадопереключитьвниманиеприсутствующихнадругойвопросповесткидня.Затемвопроссосмутьяномможнорешитьбезсвидетелей(самоналичиекоторыхчасторазгорячаетзабияк),безрискапрямой публичнойсвары.

Превращениеконфликтавделовойразговорсводитсяктому,чторуководительнаходитвпозицияхконфликтующихсторонхотькакие-тоздравыеидеи,извлекаетихиакцентируетнанихвниманиесамихспорщиковивсегособрания.Например,переругиваниеначальниковсмежныхподразделенийможносвестиквыяснению,какихименноресурсовимнехватилодлярешенияоставленныхзадач.Итогдаруганьперейдетвконструктив.

Завершениесобрания.Собрание–нешампанское,чтобызаканчиватьсясамособой.Егообязательнодолжензакрытьруководительиливедущий.Иначеворганизацииправитанархия.Необходимократкоподвестиитоги,напомнитьрешенияпоосновнымвопросам.Еслинасобраниипринятыкакие-торешения,тонадонапомнить,ктоотвечаетзаисполнениеэтихрешений,зафиксироватьсроки.

Обязательнонадоспросить,естьлиукоговопросыпотемесобрания.Есливопросымелкие,тонанихнадобыстроответить,чтобыудовлетворитьжаждувниманияусотрудников.Есливопросысерьезные,товдаватьсявнихненадо–людиуженастроилисьназавершениесобранияибудутневнимательны,собраниеразвалится.Еслиестьсерьезныевопросы,надопообещатьихавторамрешитьэтивопросывиндивидуальномпорядкеилинаследующемсовещании.Иофициальноподвести чертуподобсуждением.

Довольноудачноерешениедлязавершениясобрания–поздравлениеименинникаилиобъявлениеокаких-то

неформальных,новажныхсобытияхвжизнифирмы.

Сотрудникиоценят,тоснимиделятсяинтереснойдлянихинформацией.Такоеокончание,кромепрочего,создаетпозитивноенастроениепривыходессовещания.Вомногихслучаяхэтобываетполезно,таккакнастраиваетлюдейнапозитивныйлад,помогаетимработатьсхорошимнастроением.