Собрание–способколлективногообменаделовойинформациейспринятием(доведением)конкретныхрешений.Собраниеобычноорганизуетсяруководствомдляинформированиятрудовогоколлектива.

Совещание–способколлективногообменаделовойинформацией,прикоторомруководствоприглашает

необходимыхспециалистовивыслушиваетихмнение(организуетдискуссию)дляпринятиярешений.Обычносовещаниясобираютсучастиемруководителя,руководителейподразделений,ведущихспециалистов-тоестьтех,чьемнениезначимоиможетповлиятьнапринятие

решения.

Итак,задачасобрания–проинформироватьтрудовойколлектив,задачасовещания-выработатьсовместное

решениевболееузкомкругупричастныхкпроблеме

специалистов.Различиеэтихформатовделовогообщениялегкопонятьспомощьюанализаэтимологии

(происхождения)ихназваний:насобраниесобираютдля

любойцели,насовещаниесобирают,чтобыпосовещаться.Любоесовещаниеявляетсясобранием,нонелюбоеСобраниеявляетсясовещанием.Совещаниепредполагаетобычноболееузкийформат,поэтомудалеерассмотримосновныепринципыорганизацииипроведениясобрания,чтобыохватитьболееширокийспектраспектов.

Подготовкасобранияначинаетсяспостановкицели,определениятемы,повесткиисоставаучастников.

Результативностьсобраниявомногомопределяется

временемиместомегопроведения,атакжесоставомего

участников.Приглашатьнасобраниеследуетминимальноеколичестволюдей–толькотех,безкогооноокажетсянеэффективным.(Иногдаразумноотпускатьещедозавершениясобраниятехработников,вприсутствиикоторыхуженетнеобходимости.)

Основауспехасобрания–правильносоставленнаяповесткадня.Обычноонадоводитсядоучастниковсобраниязаблаговременно,чтобыониужезнали,какиевопросыбудутобсуждатьсянасобрании,имоглиподготовиться.Влюбомслучае,повесткаобязательнообъявляетсявсамомначалесобрания.

Повесткаднячастовыполняетсяввидеотдельногодокумента.Этотдокументодновременноявляетсяи

объявлениемособрании,ираспоряжением,предписывающимпровестисобраниенатакую-тотемус

такими-товопросамиитакими-тоучастниками.Поэтомуестьсмыслвывешиватьегонадоскераспоряжений.

Повесткасобраниядолжнасодержать:

название(тему)собрания;

информациюоместе,времениипродолжительностисобрания;.

информациюобучастникахсобрания (комуявиться);

переченьвопросовдляобсуждения(еслинадо–сименами докладчиков);

• регламент–распределениевремениповопросамповестки.Еслистатуссобраниянезначителен,вповесткедостаточноуказатьтему,время-место,переченьвопросов,и

переченькатегорийработников(илиперсональныйперечень),которыедолжныучаствоватьвсобрании.

Некоторыесобраниянетребуютподробнойповестки.Например,дляпроведениянебольшогосовещанияиногда

достаточноустнообъявитьместо-время,составучастникови

тему.Переченьобсуждаемыхвопросовбудетвыработанужена самомсовещании.

Началособрания.Собраниевсегдаведетодинчеловек-

председательствующий,чащевсего,самруководитель.Всамойпервой,начальнойфазесобранияпредседатель,преждевсего,доводитдосведенияосновныепроцедурныевопросы:темуицельсобрания,содержаниеповестки,регламент.

Ведениесобраниядляруководителявсегдаразбиваетсянадвепараллельныелинии:ведениепроцедурыиведениесодержания.

Таб.6.1

Ведениесобрания

Управлениепроцедурой собрания	Управлениесодержанием собрания
Открытиесобрания СоблюдениеповесткиСоблюдениерегламентаСоблюдениеочередностивыступления СоблюденияпорядкавзалеКонтрользаведениемпротокола,фиксациейрешенийЗакрытиесобрания	Выступлениесосновным сообщениемКомментариикдругимсообщениям СоблюдениетемысобранияВедениедискуссииВыработкарешенийОбеспечениеадекватногопониманиявзале Объявлениевыводовирешений

Ведениесобраниясточкизренияпроцедуры,восновном,сводитсякпредоставлениюсловавыступающимвсоответствиисповесткойсобрания.Сточкизрениясодержания,руководительвставляеттакжесвоикомментарии,выступаетссообщениями,организуетобменмнениями,подводититогисобрания,объявляетегорезультатыиформулируетрешения.

Важнонеударитьсявкрайности.Еслислишкомподчинятьсяпроцедуре,томожноупуститьинтересныедля

обсуждения линии, которые требуют отклонения отрегламента,номогутбытьполезныдлядела.Еслислишком

подчинятьсясодержанию,томожнопойтивразносповсемувлекательнымтемам,забыворегламентеинеобходимости

выработатьформальныерешения.Поэтомууправлениепроцедуройдолжнобытьгармоничносбалансированосуправлениемсодержанием.Иобапроцессадолжныподчиняться здравомусмыслу.

Дляформированияделовогонастроянасобрании,совещании,следуетсразужезаявить,чтововремясовещания

обсуждаютсяикритикуютсяидеи,аневысказавшиеих

люди.

Демократияхорошакакобщественныймеханизм;впроизводственномпроцессеонабываетразрушительной.Поэтомуследуеттакжечеткоопределитьограничения,связанныесправомпринятиярешения.Естьвопросы,решениепокоторымможетпринятьсобрание.Ночащевсего,собраниеявляетсяспособомвыработкирешений,консультативныморганом.Решениежепринимаетруководительиликонкретныеменеджеры.

Втожевремянельзязадавитьинициативусотрудниковавторитетомруководителей.Собраниеи,особенно,

совещаниенебудетиметьсмысла,еслинанембудетвыступатьтолькотоп-менеджер,аспециалистыисотрудники

будутблагоговейновнимать.Надостимулироватьихинициативу,предлагатьимслово,подбадривать,отмечатьхорошиеидеиипростопреданностьделу.