3. Эпистолярныйжанр.Нормыделовойпереписки

Эпистолярныйжанрвширокомпонимании–этожанрписьма.Самоназваниеэтогожанрапроисходитотгреческогословаepistole,чтозначит«письмо».

Сточкизрениялингвистики,письмокакразновидностьтекстаимеетсвоиособенности.Внемпроизошлотонкоеисложноепереплетениеустнойразговорнойикнижно-письменнойречи.Непринужденнаяили,наоборот,высокопарно-торжественная манераобращения закрепиласьвобщепринятых,условныхэпистолярныхформах(сравните:милостивыйгосударь,дружищеит.д.).Сгодамисложиласьцелаясистемаэтикетныхформул,типичныхразговорныхоборотов,краткихконструкций,вопросительныхивосклицательныхконструкций,которыеизвестнывсем,ктохотябыизредкаписалписьма.

Предметомнашегоинтересаявляетсяэпистолярныйжанркакжанрделовойпереписки.Деловоеписьмосегодня

являетсяважнымспособомкоммуникациииисточником

информации.Помимоэтого,онобылоиостаетсясредствомдокументирования,иботакиеисточникиинформации,кактелефонилисотоваясвязь,пригодныедлярешенияоперативныхвопросов,неоставляютникакихматериальныхследов.Деловоеписьмо–этонетолькоспособсообщения,но идокумент.

Вжанределовогописьмареализуются чащевсеговнешние

связиорганизаций.Умениесоставитьтекстофициальногописьма,коммерческоепредложение,ответитьназапросво

многомопределяетэффективностьработыорганизациив

целом,определяетееимиджикультуру.Письмо,запрос,коммерческоепредложение,обнаруживающиеречевуюбеспомощностьсоставителяисоставленныебеззнаниястилевыхнормистандартовоформления,могутстатьантирекламойдляфирмы.

Современноеделовоеписьмонесколькоотличаетсяоттрадиционныхофициальныхписемпрошлого.Вделовойперепискеменяютсяформаобращениякполучателюидругиеэлементысистемыречевогоэтикета.Нарядусрегламентированнымиписьмамивсебольшееместовнейзанимаютнерегламентированные.Болеесвободнымистановятсявыбор,размещениеиспособоформленияреквизитов.Вреквизитахпоявляютсянетолькоконтактныеданныекомпаний,ноикраткиеинформационныесправки.

Вобщихчертахлюбоеделовойписьмодолжносоответствоватьопределеннойшаблоннойкомпозиции,

котораясодержит:

1. Адресполучателя

2. Выходныеданныеотправителя.

2. Обращениекполучателюи/илиприветствие

3. Формулывежливости,устанавливающиеконтакт,подготавливающиесообщениеилимотивирующиеобращениеименнокэтомуадресату.

4. Деловоесообщениесдеталями.

5. Практическиевыводыилипредложенияпоразвитиюконтактов.

6. Заключительныеформулывежливости,прощание.

7. Подпись,контактныеданныеотправителя.

Сточкизренияобратнойсвязиразличаютписьма,требующиеинетребующиеответа.Обязательногоответа

требуютписьмо-запрос,письмо-предложение,письмо-

рекламация,письмо-обращение.Нетребуютответасопроводительныеписьма,таккаквыполняют

разъяснительнуюфункциюпоотношениюкотправляемым

документам.

При составлении делового письма важно научитьсяиспользовать формулы и нормы делового этикета,

установленноговсфеределовогообщения.Восновеэтихнормлежитвежливое,уважительноеотношениекделовому

партнеру,соблюдениеопределеннойдистанциимеждуработниками,занимающимиразноеслужебноеположение;умениеговорить«нет»,незакрываясебевозможность

общениясэтимпартнеромвбудущем;терпимостькчужомумнению.

Вписьменномделовомобщенииэтикетпроявляетсебявформеисодержаниидокументов,вформулахобращения,выраженияпросьб,отказов,претензий,способах

аргументации.

Приобращениикадресатуучитываютсяегослужебноеположение,сферадеятельности,степеньличногознакомства.

Следуетобратитьвниманиенато,чтонаписьмеобращение

«УважаемыйгосподинПетров»болееприменимо,нежеливустнойречи,гдеуместнееобращениепоимени-отчеству.Наиболееобщимиформуламиобращениявделовыхписьмахявляются следующие:

Уважаемыйгосподин(фамилия)!Уважаемаягоспожа(фамилия)!

Уважаемыегоспода!

Приобращенииквысшимдолжностнымлицамвозможноуказаниедолжности(безфамилии):

Уважаемыйгосподинпредседатель!

Уважаемыйгосподинминистр!

Вписьмах-приглашениях,извещенияхследуетобращатьсякадресатупоимени-отчеству:

УважаемыйИванИванович!

Вотдельныхслучаях,когдаадресатобобщенилиточнонеопределен(например,этопотребителиилипартнеры),

возможныобращенияУважаемыеколлеги! Дорогиедрузья!

Согласноправиламделовогоэтикета,приформулировкепросьб,запросов,предложенийпринятаформавыраженияотпервоголицамножественногочисла:

ПредлагаемВашемувниманиюновыйкаталогпрограммногообеспечения…(Вместопредлагаю…)

НапоминаемВам,чтосроквыполнениядоговораистекает…

Просим Вас сообщить о необходимости замены

оборудования…

Тональностьделовыхписемдолжныопределятькорректностьиоптимизм.Убедительностьделового

посланиязависитотвыбранногостиляписьма.Убеждаетне

толькоинформация,изложеннаявписьме,ноитональность,в которой ведется переписка. Зачастую именно она

определяетхарактерделовогодиалога.

Использованиеэтикетныхсредствможетсмягчитьотрицательнуюдляадресатаинформацию:

Понашемумнению,предлагаемыеВамиценыслишкомвысоки,поэтомуприобретениеВашейпродукцииневыгоднодлянашегопредприятия.Мынадеемсянато,чтоизменение

Вами ценовой политики приведет к успешномусотрудничествумеждунашимикомпаниями.

Завершениеписьма–важнаячастьэпистолярногоэтикета.Вотличиеотличнойпереписки,деловоеписьмонепредполагаетпрощаниявстилеСприветом!Пока!

ЕслиписьмоначинаетсясформулыЗдравствуйте!,тозавершатьегонадопрощанием:Досвидания,Всегодоброго!ДалеежелательныформулывежливостиСнадеждойнасотрудничествоилиболеенейтральное:Суважением.Ипотом–имя-фамилия,еслинеобходимо–должностьиконтактныеданныеотправителя.ЕслитекстдокументаначинаетсясформулыличногообращениякадресатуУважаемыйИванИванович!,товконцетекстаможнонепрощаться,нопередподписьюобязательнонеобходимоиспользоватьформулувежливости:«Суважением,ПетрПетров».

Выборшаблонаделовогописьмаобусловленцелямипослания.Ноникакой,дажесамыйполный,

многостраничныйсписокрекомендуемыхвыраженийнесоздастготовойинструкции.Влюбомслучаеавтору

деловогописьмапридетсясамостоятельноприниматьрешениеотом,какаяформула,какоевыражениенаиболееуместновкаждомконкретномслучае.Самоеглавное–

деловоеписьмодолжнобытьсодержательнымиегосодержаниедолжнобытьинтереснымнетолькодля

отправителя,ноидляполучателя.Никакиеформулывежливостиишаблонынеспасутписьмо,есливнемнетделовогосодержания.

Особоследуетостановитьсянатребованияхэтикииэтикетавделовойпереписке,котораяведетсяспомощью

электроннойпочты.Перепискапоэлектроннойпочте

являетсяотносительноновымвидомделовогообщения,вкотороместьсвоиособенности,отличающиеееот

традиционного«бумажного»общения.Энтузиасты

Интернетадавноговорятотакомпонятии,как«нетикет»–наборправил,используемыхдляобщениявинтернете.Слово

«нетикет»являетсякалькойсанглийскогонеологизма

netiquette,которыйвсвоюочередьявляетсяпроизводнымотсловnet(сеть)иetiquette(этикет).Частьэтихправилотноситсякобщениючерезэлектроннуюпочту.Знаниеэтих

правилпоможетснаибольшейэффективностьювестиперепискусосвоимиделовыми партнерами.

Официальныеиделовыеписьмапишутсянабланках

фирмы,которыедолжныбытьввашемкомпьютеревэлектронномвиде.Натакомбланкенужноразместитьлоготип,адресителефоныорганизации.Приэтомвыиспользуететежестрогуюструктуруистильписьма,какеслибыписалиегонабумаге.

Вофициальныхэлектронныхписьмахнедопускаетсяиспользованиеразличныхшрифтов,графическихизысков,втомчислеи«смайликов»(графическоеизображениеулыбок,допускаемоевдружескойпереписке;отанглийскогоsmile-улыбка),атакжесмешениякириллицыилатинскогошрифта.

Нельзяпосылатьфайлывприложении,приэтомоставляяпустымсамополеписьма.Надообязательновполеписьманаписатькраткоесообщениеотом,чтоженаходитсявприложенныхфайлах.Иначеписьмобезсообщения,носфайлами,будетвосприниматься,какрекламныйспамиливируснаяатака.Поэтомуважнаяинформациядолжнаобязательносодержатьсявсамомтелеписьма,аееадекватноеобозначение–втеме-заголовке.Считаетсядурнымтономотправлятьписьмабезуказаниятемывстроке

«тема».Ксожалению,многиекомпанииотправляютделовыесообщенияили,например,пресс-релизы,вприаттаченных

файлах,авписьмеприэтомничегонепишут.Такиеписьма

вызываютраздражениеневежливостьюихотправителей.Скакойстатиполучательдолжентратитьвремянаоткрытиекакого-тофайла,пришедшегопопочте?Ктомуже,этоопасносточкизрениязаражениявирусом.Поэтомувомногихкомпанияхписьмасфайлами,нобезсообщенияавтоматическиубиваются.

Есливыполучилиделовоеписьмо,рекомендуетсясразуженаправитьвответкраткоеуведомлениеополучении

письма,чтобыотправительнеломалголову:дошло-не

дошло,прочитано–непрочитано.Болеедетальныйответможновыслатьпозже,еслиэтонеобходимо.

Внекоторыхпочтовыхпрограммахможноуказывать

степеньважностисообщения.Этоособенноактуально,есличеловек,которомувыпишете,получаетежедневнобольшоеколичествописем.Помечаясвоеписьмокак«важное»,выобозначаетеприоритетностьегопрочтения.Однаконеследуетслишкомувлекатьсяэтойвозможностью:уполучателейможетвыработатьсяиммунитетнавашипослания.

Электроннаяподписьнедолжнапревышать5-6строк,количествосимволоввстрокедолжнобытьнеболее60.Подписьдолжнавыключатьвсебяфамилиюиимя,корпоративныйэлектронныйадрес,атакженаименованиекомпаниииконтактныйтелефон.Например:

Весьмаполезноиметьнескольковариантовподписей,которыеможногибкоиспользоватьвзависимостиотхарактерапереписки.Допустимоиспользоватьотсканированнуюподпись-факсимилевэлектроннойпереписке.Нонапрактикеэтовстречаетсяредкоиможетбытьрасцененокакпижонство.