72. Подходы к улучшению деятельности организации (Методика быстрого анализа решений, бенчмаркинг процесса, перепроектирование процесса, реинжиниринг процесса)

Улучшение БП – это методология для проведения пошагового усовершенствования административных, основных и вспомогательных процессов при помощи 4-х основных подходов:

1. Методика быстрого анализа решений – FAST

2. Бенчмаркинг процессов – Benchmarking.

3. Перепроектирование процессов.

4. Реинжиниринг БП.

Цели улучшения БП:

• Снижение затрат

• Снижение длительности цикла процесса

• Снижение уровня ошибок

Методика быстрого анализа решений – FAST – прорывной подход, который концентрирует внимание группы на определенном процессе в ходе первого двухдневного совещания для определения способов, которыми группа может улучшить процесс в течение следующих 90 дней.

Данный метод применяется к мероприятиям любого уровня:

• Стратегический

• Тактический

• Оперативный

Результат: снижение затрат, уровня ошибок и длительности цикла на 5-15% за 3 месяца.

Benchmarking процесса – это систематический метод определения, развития и внедрения товаров более высокого качества для улучшения текущей деятельности организации посредством улучшения того, как разные организации выполняют одинаковые или похожие операции.

В роли товаров могут выступать услуги, проекты, оборудование, процессы, процедуры.

Результатом ВМ будет снижение затрат, длительности цикла и уровня ошибок на 20-60%. Разработка наиболее выгодного нацеленного на будущее решение занимает 4-6 месяцев.

При ВМ БП ключевые параметры идентифицируются, описываются и сравниваются с лучшими эквивалентными процессами для определения нежелательных расхождений. Эквивалентные процессы называются эталонными.

Перепроектирование процессов применяется к процессам, которые успешно функционируют в настоящий момент в организации. Перепроектирование снижает уровень затрат, длительность цикла и количество ошибок на 30-60%.

При перепроектировании процесса разработка BFSS занимает 80-100 дней. Данных подход применяется для 70-90% административных БП.

Реинжениринг БП – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений по таким показателям результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания, результативность и т.д.

Снижение на 100-1000%:

• Снижение затрат

• Снижение длительности цикла

• Снижение уровня ошибок

Основные свойства реинжиниринга:

1. Отказ от устаревших правил и подходов и начало нового процесса с 0.

2. Пренебрежение действиями, системами, стратегиями и процедурами.

3. Приведение к значительным изменениям показателя деятельности.

73. Формы представления документов при проведении анализа бизнес-процессов. Структура и классы документов. Рекомендации по использованию методик схематического изображения.

Формы представления документов:

1. Формы

2. Схемы

3. Записи

4. Списки

5. Информация, отображаемая на экране

6. Фотографии

7. Аудио-пленки

8. Графики

9. Книги

Структура и классы документов:

Структура документации – системно-логический способ описания различных элементов организации в справочнике организации, содержащий описание процессов и 5 вариантов документации.

1. Организационные требования. Документы разрабатываются высшим руководством для определения направления деятельности.

2. Руководства или справочники – документы, определяющие, что должно быть сделано. Определяют функциональные стратегии и обязанности.

3. Процедуры – документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках предприятия. Операционные процедуры, направленные на ближайшее будущее.

4. Инструкции: Должностные Рабочие

5. Записи. По результатам – контроль.

Рекомендации по использованию методик схематического изображения:

1. Количество факторов на одной схеме должно быть ограничено (оптимально 3-6, до 8).

2. Документация должна ориентироваться на нужды пользователя.

3. Документация должна быть удобна для пользователя, наглядна.

4. Использование символов должно быть ограничено.

5. Текст диаграммы не должен быть слишком ярким (цвет) и избыточным.

6. Схемы должны придерживаться одного формата.

7. Схемы должны читаться слева направо, сверху вниз. Линии не должны пересекаться, только горизонтальные и вертикальные и должны легко отслеживаться.

8. Документ должен содержать легенду.

74. Организационная структура проекта по улучшению бизнес- процессов. Основные функции участников проекта по улучшению бизнес-процессов. Состав средств регламентирующих деятельность участников проекта.

КУП – команда управления проектом КУлП – команда по улучшению проекта КГ – контактная группа ВБП – владелец бизнес-процесса

КУП создается для управления и координации мероприятий по улучшению БП, которые проводятся в рамках проекта.

КУлП – рабочая группа – не является частью проекта, но будет рассматривать наиболее ценные, нацеленные на будущее решения. Всю документацию, результаты проведенного анализа, результату улучшения.

КГ имеет право давать технические указания или рекомендации.

Задачи КУП:

• Организация проекта

• Планирование фаз проекта

• Принятие окончательного решения относительно предложений внесенных КУлП

• Одобрение окончательного предложения

• Распространение информации о проекте в рамках организации

• Формирование и управление КУлП

• Отслеживание хода работ

• Определение бюджета

• Определение процедуры аудита

• Одобрение предложенного и наиболее ценного, нацеленного на будущее решения

• Согласование проекта в повседневной, операционной деятельности и др. проектами

Задачи ВБП:

• Обеспечение ежедневного руководства проектом

• Управление бюджетом проекта

• Контроль за исполнением методов, приемов и инструментов

• Координирование КУлП

• Инструментирование и обучение КУлП

• Информирование и консультирование КГ

• Отчет перед КУП и принятие решений от своего имени

ВБП должен знать методы планирования и построения бюджета

Обязанности КУлП:

• Составление графика административных БП и документации в соответствии с выбранной методикой и стандартами документирования

• Выполнение анализа, проведение исследований и составление отчетов

• Составление проектных предложений, определяющих наиболее ценное, нацеленное на будущее решение и внедрение одобренных процессов

Задачи КГ:

• Предоставление информации членам КУлП

• Одобрение документации по административным БП, составленных КУлП

• Обсуждение результатов КУлП, устранение проблем, критика

• Контроль над модификацией существующих БП

• Обсуждение и критика рабочих предложений, подготовка КУлП