Теоретичні відомості

1. Поняття звіту. Способи створення. Звіти призначено для оформлення потрібних даних із БД згідно з вимогами стандартів чи замовника та виведення їх на папір.

За допомогою Microsoft Office Access можна створювати різнома­нітні звіти, від простих до складних. Передусім слід визначити джерело записів, на якому ґрунтуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку потрібно визначити, у яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розміщено ці поля.

Після цього визначення джерела записів зазвичай найпростіше створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів – це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.

Виберіть дію:

Вибір джерела записів.

Створення звіту за допомогою засобу “Звіт”.

Створення звіту за допомогою майстра звітів.

Створення звіту за допомогою засобу “Порожній звіт”.

Розділи звіту.

Елементи керування.

Налаштування звіту в поданні розмічування.

Налаштування звіту в поданні конструктора.

Додавання до звіту елементів керування.

Збереження роботи.

Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.

Вибір джерела записів

Звіт складається з даних, які видобувають із таблиць або запитів, а також з інформації, яка зберігається в конструкторі звітів, наприклад, позначок, заголовків і графічних елементів. Таблиці й запити, що містять вихідні дані, також називаються джерелом записів звіту. Якщо потрібні поля розміщено в одній таблиці, можна вказати як джерело записів цю таблицю. Якщо потрібні поля розміщено в кількох табли­цях, потрібно створити один або кілька запитів для використання як джерела записів. Можливо, ці запити вже є у базі даних, але іноді потрібно створювати нові, які відповідають потребам звіту.

Створення звіту за допомогою засобу “Звіт”

Засіб “Звіт” ‒ це найшвидший спосіб створення звіту, оскільки він формує звіт негайно, без залучення додаткової інформації. Звіт містить усі поля вихідної таблиці або запиту. Можливо, за допомогою засобу “Звіт” не буде створено остаточної версії потрібного звіту, але він надає можливість швидко переглянути базові дані. Цей звіт можна зберегти та внести належні зміни в поданні розмічування або конструктора.

1. В області переходів клацніть на таблицю або запит, на основі яких потрібно побудувати звіт.

2. На вкладці Створити в групі Звіти клацніть на елемент Звіт . Access формує звіт і відображає його в поданні розмічування.

3. Для отримання додаткових відомостей про перегляд і друк звіту див. розділ Перегляд, друк або надсилання звіту електронною поштою.

Після перегляду звіту його можна зберегти та закрити вихідну таблицю чи запит, які використовувалися як джерело записів. Наступного разу під час відкриття звіту в Access буде відображено оновлені дані з джерела записів.

Створення звіту за допомогою майстра звітів

Для точнішого вибору полів, які слід відображати у звіті, можна скористатися майстром звітів. Можна також визначити спосіб групу­вання й сортування даних та використати поля з кількох таблиць або запитів за умови, що зв’язки між таблицями та запитами попередньо визначено.

1. На вкладці Створити у групі Звіти клацніть на елемент Майстер звітів.

2. Дотримуйтесь указівок майстра звітів. На останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Під час перегляду звіт буде відображено так, як він виглядатиме після друку. Можна також змінити масштаб документа, щоб переглянути певні деталі.

Якщо потрібно додати до звіту поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку Далі або Готово після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра звітів. Повторіть кроки для вибору таблиці чи запиту та виберіть додаткові поля, які потрібно внести до звіту. Після цього натисніть кнопку Далі або Готово, щоб продовжити.