Хід роботи

1. Запустіть програму MS Outlook.

2. Створіть контакти для занесення даних студентів вашої групи. Зокрема, для ділових контактів оберіть шість-сім студентів із тих, з якими ви спілкуєтеся, тільки якщо є потреба, і для приватних – двох студентів, котрі є вашими друзями.

3. В одному із контактів уставте рисунок із галереї картинок.

4. Створіть групу розсилання для трьох ділових контактів. Надайте групі ім’я “Фора”.

5. Зателефонуйте одному з клієнтів за допомогою комп’ютера. Цей пункт можна виконати, якщо є під’єднаний модем.

6. Увімкніть календар. Назначте на завтра ділову зустріч. Тема: нав­чан­ня. Місце: бібліотека. Зазначте час зустрічі: 9.00. Організуйте нагадування про зустріч за 30 хв до її початку.

7. Назначте на завтра збори для групи “Фора”. Тема: Фора. Місце: комп’ютерний клас. Час: 15.00.

8. Перегляньте список події в календарі у поточному поданні Активні зустрічі. Змініть поточне подання на День / Тиждень / Місяць.

9. Відредагуйте один із контактів так, щоб день народження особи був через декілька днів. Переконайтеся, що Outlook сьогодні інформує про це.

10. Назначте собі завдання: перевірити відвідування студентів вашої групи протягом тижня.

11. Створіть доручення контакту з групи “Фора” підготувати звіт протягом двох днів за доданими до доручення матеріалами.

Додайте формально до тексту доручення якийсь текст із власної папки.

13. Створіть у щоденнику запис типу Документ в категорії Справи.

Запис має бути про те, що вранці на зустрічі з представником групи “Фора” обговорювалося питання щодо організації ви­пускного балу.

14. Знайдіть у щоденнику в категорії MS Word відмітку про запуск Word-документа на вашому комп’ютері приблизно два місяці тому.

Відкрийте документ, клацнувши на його піктограмі, та переконайтеся, що це той, який ви вже місяць розшукуєте.

15. Створіть зелену нотатку зі змістом, який відповідає п. 13. Надайте нотатці категорію Справи.

16. Створіть синю нотатку з номером телефону групи “Фора”.

17. Надішліть електронного листа довільного змісту на якусь адресу зі списку контактів.

18. Відправте повідомлення (лист) усім членам групи “Фора” з інформацією про досягнуті домовленості.

20. Продемонструйте виконані завдання викладачеві та завершіть роботу.

Лабораторна робота № 15

Тема. MS OneNote. Записник “Усе в одному”. На шляху до безпаперової інформатики.

Мета. Навчитися використовувати програму MS OneNote як універсальний записник для ведення електронних ділових і приватних нотаток, конспектів лекцій, збору матеріалів.

План

1. Призначення програми.

2. Концепція MS OneNote.

3. Робота в MS OneNote.

Теоретичні відомості

1. Призначення програми. На нарадах керівників підприємств, компаній чи держав перед кожним учасником установлено переносні комп’ютери. Їх використовують не лише для демонстрування презен­тацій чи відеосупроводу доповідей, а й для ведення нотаток учасни­ками нарад та оперативного обміну думками. На заняттях студенти використовують переносні комп’ютери для конспектування лекцій, збору матеріалів для досліджень, спілкування та інших потреб. У домашніх умовах чи в офісі комп’ютер поступово виводить з ужитку папір, ручку, гумку. Програма, якою користуються у всіх цих випад­ках, – Microsoft OneNote (універсальний записник “Усе в одному”).

Поступово програма MS OneNote стає незамінним помічником під час створення оперативних нотаток, чернеток важливих доку­ментів, проектів презентацій, планів нарад, конспектів лекцій. Вона корисна під час збирання інформації для проектів, підготовки розпо­ряджень для підлеглих з метою їх пересилання електронною поштою, рукописного вводу текстів чи рисунків за допомогою спеціального планшета чи пера, колективного обміну думками, обговорень і рецензування документів у мережі, ведення записів під час підготовки до різноманітних заходів (зустрічей, зібрань, вечірок, поїздок), планування бізнесових чи особистих справ із позначеннями про виконання, ведення щоденника під час подорожі із занесенням у нього фотографій визначних місць, даних про людей тощо.

2. Концепція MS OneNote. MS OneNote – це універсальний записник. Документи OneNote називають нотатками, але це не те ж саме, що нотатки в програмі MS Outlook. Їх пишуть від руки чи набирають на клавіатурі. Нотатки розміщають на сторінках заданих або стандартних розмірів. Їх можна роздруковувати, відсилати електронною поштою безпосередньо з програми MS OneNote (для цього автоматично вмикаються засоби MS Outlook) чи експортуються в MS Word для подальшого опрацювання тощо.

Сторінка складається з двох частин – заголовка й робочого поля. Заголовок подають у верхньому лівому куті, а номер сторінки (зазвичай він є на закладках на правому полі) та дату її створення фіксують автоматично. На цих закладках можуть відображатися номери або назви сторінок. Остання закладка містить кнопку для створення нової сторінки. Для певної сторінки можна створити одну чи декілька підсторінок, які утворюватимуть групу, матимуть спільну назву, але відображатимуться окремо. Підсторінка має дещо коротшу закладку з поточним наскрізним номером.

Декілька сторінок на одну тему утворюють Розділ (секцію). Розділам користувач надає імена (Лекції, Збори, Покупки тощо), які відображаються на закладках над сторінками. Власне розділи (а не окремі нотатки) зберігаються на диску в папці Моя записна книжка. Ця папка утворюється автоматично під час першого запуску програми MS OneNote і зберігається в папці Мої документи. Якщо розділів багато, їх можна групувати й зберігати в окремих папках (Класи, Особисте, Інші нотатки), назви яким також дає користувач.

Програма не має команди Зберегти. Усі записи зберіга­ються автоматично під час сеансу роботи та виходу з програми.

Нотатки в OneNote (на відміну від звичайних редакторів і програми MS Outlook) можна створювати в будь-якому місці сторінки, їх форматують і переміщають методом перетягу­вання. На сторінці всі тексти й рисунки розміщуються в блоках: текстових, графічних тощо. Фрагменти текстів також можна перетягу­вати з блока в блок. Списки можна розривати чи склеювати.

Якщо нотатка створюється під час наради, доповіді тощо, користувач може увімкнути режим записування звуку, а згодом відтворити звуковий фрагмент доповіді чи лекції. Це ж стосується й відео. У цьому випадку до комп’ютера потрібно заздалегідь приєднати веб-камеру, щоб записати у відеофайл фрагмент наради, подію тощо. Звукові та відеофайли з розширеннями wma і wmv зберігаються поряд з one-файлами. Записувати й відтворювати звук та відео можна за допомогою панелі інструментів Записування звуку й Відео. Потрібно пам’ятати про правило етикету: перед записуванням звуку чи відео слід спитати дозволу в особи або осіб, яких записуєте.

Можна організувати спільний доступ до записника через веб-вузол MS Windows SharePoint Services або зробити його доступним для інших користувачів мережі та, налаштувавши колективну роботу, перетворити програму в чат-клієнт.

У записник можна імпортувати дані з інших програм. З Outlook, наприклад, можна брати дані про заплановані збори командою Вставити / Деталі зборів Outlook. Електронні таблиці чи інші об’єкти поміщають на сторінку як фонові рисунки із зазначенням адреси ресурсу. На фоні рисунків можна писати власні коментарі. Особливо зручно імпортувати матеріали із веб-документів безпосе­редньо з браузера. Будь-який фрагмент веб-документа можна пере­тягнути з вікна браузера в записник – і програ­ма сама потурбується, щоб адреса ресурсу була прикріплена до фрагмента, що суттєво полегшує повторне відшукання ресурсів у веб-просторі.

Якщо нотаток є багато, потрібні знаходять за допомогою ключо­вих слів, назв та дат створення.

На планшетних комп’ютерах нотатки можна створювати вручну. На звичайних комп’ютерах пишуть чи рисують за допомогою миші, пера й різнокольорових фломастерів, подібно як у програмі MS Paint. Якщо встановлено програми розпізнавання рукописного тексту, то його можна перетворити в друкований. Доопрацьовують рукописні нотатки за допомогою панелі інструментів Засоби для рукописних текстів і рисунків, які дають змогу, зокрема, об’єднувати рукописні абзаци чи, навпаки, створювати вільний простір між ними для встав­ляння інших нотаток. Якщо на сторінці є багато блоків із нотатками й потрібно вставити додаткову нотатку, то додатковий простір створюють за допомогою кнопки панелі інструментів Добавити додаткове місце для нотаток.

Нотатки можна створювати, працюючи з будь-якою програмою офісного пакета. Такі нотатки називають нотатками на полях. Їх створюють командою Створити нотатку на полях з контекстного меню піктограми OneNote на панелі завдань. Нотатки на полях автоматично заносять в однойменну папку, що є в записнику.

Окремі розділи записника з приватною інформацією можна захистити від несанкціонованого доступу паролем або заблокувати нотатки на час тимчасової відсутності користувача за комп’ютером.

3. Робота в MS OneNote. Програму MS OneNote запускають із головного меню Windows чи за допомогою піктограми з області інформування, що є праворуч на панелі завдань. Команди головного меню стандартні, а ось деякі кнопки, винесені на стандартну панель, є незвичними, а саме: 1) назад, 2) уперед, 3) нова сторінка, 4) новий розділ, 5) перемістити сторінку, 6) показати чи заховати розлінійку, 7) додати місце для нотаток, 8) над усіма вікнами, 9) довідка, 10) позначки, 11) групувати за позначками нотаток, 12) створити зустріч в Outlook, 13) вставити деталі наради з Outlook, 14) вставити дату й час, 15) перо, 16) гумка, 17) текстове введення/виокремлення, 18) записати звук/відео. Інші кнопки є стандартними.

Насамперед ознайомлюються зі структурою записника, тобто списком Моя записна книжка. Вилучають зайві або створюють потрібні розділи та папки. Наприклад, у практичній роботі ви створю­ватимете власну папку, а в ній – розділи. Для створення естетично оформлених сторінок використовують стандартні бланки (Формат / Бланк). Є декілька категорій бланків: Для навчання, Ділові, Деко­ративні, Планувальник, Без тексту (порожні), На веб-вузлі Office Online, Власні.

Бланків для навчання є декілька видів: простий конспект, деталь­ний конспект, конспекти й запитання, лекції з природничих наук, лекції з історії.

Бланки без тексту є такі: інструкція, лист, формати A3, А4, А5 тощо, листівка, середнє лініювання, густе лініювання, кольорові фони.

Ділові бланки: огляд проекту, замітки до наради, протоколи зборів. Декоративні бланки: бамбук, хмари, крапки, смуги, книжки, буклети, комп’ютер, феєрверк, земна куля, серця, лілії, веселка, тюльпани та багато інших.

Для планування є такі бланки: простий список справ, спи­сок найважливіших справ, список справ до проекту.

На базі стандартних бланків можна сконструювати власні бланки (шаблони) для різноманітних потреб.

Під час відеодемонстрації доповіді чи лекції будь-яке зображення з екрана чи його фрагмент можна вставити на сторінку за допомогою дуже ефективного засобу – команди Створити вирізку екрана з контекстного меню піктограми OneNote, що є в області повідомлень у правій частині панелі завдань. Копія зображення буде в буфері обміну.

Короткі ділові нотатки можна позначати різними позначками відповідно до їх належності до певної стандартної категорії (справи, важливі справи, домашні справи тощо) чи власної категорії (справи, зустрічі, покупки). Команди Ознаки та Групувати за ознаками дають змогу автоматично впорядковувати й відшукувати нотатки серед великої їх кількості.

Достатньо мати телефонне з’єднання, щоб налагодити сеанс колективної роботи над нотатками, їх обговорення, спільного вико­ристання та редагування. Щоб розпочати спільний сеанс, потріб­но виконати команди Сервіс / Спільний сеанс / Почати спільний сеанс і задати пароль та неодмінні параметри для зв’язку.

Із програмою MS OneNote потрібно вміти працювати швидко. Тому варто знати комбінації клавіш для цієї програми, за допомогою яких можна швидко виконати корисні дії. Усі комбінації описано в довідці до програми, тож тут наведемо лише деякі:

Ctrl + Page Down – перейти до наступної сторінки в поточному розділі;

Ctrl + Page Up – перейти до попередньої сторінки в поточному розділі;

Ctrl + Tab – перейти до наступного розділу;

Ctrl + Shift + Tab – перейти до попереднього розділу;

Ctrl + Shift + ь – створити нотатку на полях;

Ctrl + ю – почати маркований список;

Ctrl + крапка – почати нумерований список.