4. Планування завдань та доручень.

Створення завдання з нуля

1. Укажіть у меню Файл на команду Створити й виберіть команду Завдання.

2. У полі Тема введіть ім’я завдання.

3. Уведіть в інших полях на вкладках Завдання та Детально відомості, які потрібно записати для цього завдання.

4. Щоб зробити завдання таким, що повторюється, натисніть кнопку Повторення, виберіть частоту повторення завдання (щодня, щонеділі, щомісячно або щорічно) й виконайте одну з таких дій.

Завдання повторення через рівні інтервали

Задайте параметри частоти повторення. Для повторення завдання через рівні інтервали не встановлюйте перемикач Ставити нове завдання.

Завдання повторення завдання на основі дати завершення

Установіть перемикач Ставити нове завдання та введіть у поле значення частоти повторення.

1. Якщо потрібно, задайте для завдання дати початку й закінчення.

2. Натисніть кнопку OK, потім кнопку Зберегти та закрити.

Створення завдання на основі наявного завдання

1. У списку завдань виберіть те, яке потрібно скопіювати.

Інструкції:

• щоб виділити сусідні елементи, клацніть на перший елемент, натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, клацніть на останній елемент;

• щоб виділити елементи, розміщені врозкидку, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, клацніть на потрібні елементи;

• щоб виділити всі елементи, виберіть у меню Правка команду Виділити все.

Примітка. Вибір певних елементів можна спростити, змінивши поточне подання. Наприклад, якщо потрібно виділити всі повідомлення з однією темою, відкрийте папку, що містить ці повідомлення. У меню Вигляд виберіть послідовно команди Впорядкувати по… Поточний вигляд, а потім – команду Тема. Виберіть у поданні потрібні повідомлення.

2. У меню Правка виберіть команду Копіювати. Якщо команда Копіювати недоступна, клацніть на галочку в стовпці завдання Значок і повторіть спробу.

3. У меню Правка виберіть команду Вставити.

4. Якщо потрібно, відкрийте завдання та змініть його параметри.

Доручення – це різновид завдання, яке доручається виконати іншій особі. Його надсилають поштою на спецбланку або електрон­ним повідомленням. Список завдань можна переглядати, змінювати, доповнювати чи вилучати.

5. Організація ведення Щоденника. Щоденник використовується для запису дат і часу взаємодії з контактами, наприклад кількості годин роботи з певним обліковим записом. Для створення списку всіх елементів, що стосуються до контакту, скористайтеся відстежуванням дій, замість того, щоб пов’язувати ці елементи з контактом.

Якщо відомий день створення або зміни файла, але не відомий шлях до нього, Щоденник дасть змогу знайти потрібні відомості на основі часу роботи з файлом.

Записи заносять у Щоденник на основі часу виконання відповідних дій.

Відкриваючи запис, у Щоденнику відображають відомості про відповідну дію. Крім того, записи в Щоденнику можуть використо­вува­тися як ярлики для переходу безпосередньо до елементів Microsoft Outlook або файлів, до яких належать ці записи в Щоденнику.

Щоб створити запис, слід скористатися командами Створити / Запис у щоденнику. У відповідні поля вводять потрібну інформацію. Записи можна переглядати (вибрати потрібний із запропонованого) і вилучати.

6. Створення нотаток. Нотатки створюють командами Створити / Нотатки. Вікно Нотатки можна переміщати, змінювати розмір, колір фону (синій, зелений, ліловий, жовтий, білий). Нотатки можна впорядковувати, друкувати, пересилати як вкладення за зазначеною електронною адресою. Нотатки можна переглядати та вилучати.

7. Створення й розсилання листів та повідомлень. Лист створюють за допомогою команд Файл / Створити / Повідомлення. Заповнюють у бланку потрібні поля. Щоб надіслати повідомлення, клацають на кнопці Відправити. Програма дає змогу створювати списки бажаних і небажаних контактів для захисту від спаму (небажані повідомлення) списки розсилання, а також задавати різні правила функціонування пошти. За допомогою правил повідомлення від конкретної особи можна заносити в окрему папку чи позначати прапорцем певного кольору тощо.

Миттєва передача повідомлень ‒ це можливість, що надається службами Microsoft MSN Messenger Service і Microsoft Exchange Instant Messaging Service. Миттєва передача повідомлень дає змогу спілкуватися з контактами в реальному часі, як в особистій розмові.

Можна визначати, чи перебуває контакт в оперативному режимі, і задавати свій режим, який відображатиметься в інших користувачів. Наприклад, якщо ви зайняті й не маєте можливості спілкуватися, зміните статус на Зайнятий.

Під час відкриття повідомлення в Microsoft Outlook або виведення його в область читання відбувається відображення смарт-тега “Імена” біля імені відправника. Додатково, смарт-тег “Імена” відображається для кожного імені в рядках Кому й Копія, коли користувач затримує курсор над ім’ям.

У контакті Outlook смарт-тег “Імена” відображається, коли користувач затримує курсор над адресою електронної пошти. У новому запрошенні на збори смарт-тег “Імена” відображається, коли користувач затримує курсор над ім’ям запрошуваного.

Стан підключення відображається для будь-якого користувача, чия електронна адреса для миттєвої передачі повідомлень наявна в списку контактів для миттєвої передачі. Крім того, відображається стан підключення тих користувачів, які використовують службу Exchange Instant Messaging Service, незалежно від того, чи присутні вони в списку контактів для миттєвих повідомлень.

У Microsoft Outlook адреса для миттєвої передачі повідомлень кожного контакту, що використовує цю службу, може бути додана в полі Миттєве повідомлення на вкладці контакту Загальні.

Адресна книга Outlook – це ті ж самі контакти, які мають заповнене поле електронної адреси. Якщо список контактів заготов­ле­ний заздалегідь, то, щоб увести адресу, достатньо клацнути на кнопці Кому... й вибрати адресу із запропонованого списку контактів. За допомогою списків розсилань можна надіслати однотипні листи багатьом контактам. Уставлений в електронний бланк листа (у поле Кому...) список розсилання можна редагувати безпосередньо на бланку.