Глава 2. Анализ внутриорганизационных нормативно-методических документов в ооо "ета"
2.1 Общая характеристика ооо "ета"
Основной вид деятельности ООО "ЕТА" экспедиционное сопровождение грузоперевозок.
Организационная структура ООО "ЕТА" линейная. Линейная организационная структура основана на единоличном управлении предприятием руководителем. Особенностями линейной структуры является следующее:
– четкая система взаимных связей функций и подразделений;
– четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
– ясно выраженная ответственность;
– быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
Организационная структура ООО "ЕТА" представлена на рисунке 8.
Рисунок 8. – Организационная структура ООО "ЕТА".
Генеральному директору подчиняется коммерческий директор. Все остальные сотрудники находятся в подчинении коммерческому директору.
Компания "ЕТА" за годы работы обеспечила себе безупречную репутацию.
2.2 Особенности внутриорганизационных нормативно-методических документов в ооо "ета"
В ООО "ЕТА" существует широкий спектр нормативно-правовой документации, предусмотренный действующим российским законодательством.
Деятельность организации регулируется Уставом (Приложение 1). Новый Устав ООО "ЕТА" был утвержден в 2009 году в соответствии с действующим российским законодательством. На каждом листе прошитого устава стоит печать "ПРОВЕРЕНО". На титульном листе устава ООО "ЕТА" указаны все реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
После изучения устава мною было выявлено слабое отражение в Уставе регулирования имущественных вопросов, особенно принципа распределения прибылей. В дальнейшем этот факт может затормозить ряд административных вопросов возникающих при дальнейшем развитии развития ООО "ЕТА".
Ограничение полномочий руководства дает ключ к пониманию внешней нерешительности генерального директора ООО. Собственники защищаются от возможных поползновений со стороны наемного управленческого персонала в следующих формах:
– ограничение сферы принимаемых решений, запрета на самостоятельные стратегические ходы;
– лимита величины самостоятельно заключаемой сделки;
– эксклюзивных прав участников.
Уставной фонд выражен в реальных деньгах (10000рублей), а не в виде акционерного капитала, ценных бумаг и т.д.
Так как уставной фонд является неприкосновенным запасом компании на случай погашения претензий кредиторов, поэтому необходимо более подробно проанализировать, как зафиксирована позиция сохранности уставного фонда в Уставе.
Несмотря на ряд ограничений компетенций генерального директора ООО "ЕТА", генеральный директор, согласно уставу, наделен большим количеством полномочий. Следует особо выделить тот факт, что в уставе не прописаны ограничения суммы сделок.
Согласно штатному расписанию ООО "ЕТА" численность сотрудников составляет 11 человек.
В штатном расписании четко прописаны должность и сумма оклада для каждого сотрудника. Изучив штатное расписание (Приложение 3) организации мною было установлено, что в организации отсутствует система материального вознаграждения в виде бонусов или премий.
Рекомендуется составить для декларантов и менеджера ежеквартальный план продаж, на основе которого выплачивается ежеквартальные бонусы.
Для ООО "ЕТА" предлагается внедрение системы премий на основе объема реализации.
В качестве базы для начисления премии выступает сумма заказа, с которым работает сотрудник компании. За каждый заказ декларант или менеджер по транспорту получает 3% премиальных. Подобная система бонусов для сотрудников осуществляющих продажи стимулирует деятельность продающего персонала.
С ростом продаж вырастает заработная плата декларантов и менеджера по транспорту. Все бонусы необходимо внести в штатное расписание организации. В связи с предполагаемыми изменениями системы оплаты труда в ООО "ЕТА" необходимо внести изменения в действующее штатное расписание (Приложение 3.).
Внести изменения в штатное расписание ООО "ЕТА" можно двумя путями.
1. Изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
– "О внесении изменений в штатное расписание";
– "Об изменении штатного расписания";
– "О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
– совершенствование организационной структуры компании;
– проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
– реорганизация компании;
– расширение или сокращение производственной основы компании;
– изменение законодательства;
– оптимизация управленческой работы;
– планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом,
– устранение дублирования функций.
Рисунок 9. Процедура изменения штатного расписания в ООО "ЕТА"
В ООО "ЕТА" приняты должностные инструкции (Приложение 4).
Должностные инструкции в организации оформлены на общем бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:
1. наименование предприятия (учреждения, организации),
2. гриф утверждения,
3. название вида документа,
4. заголовок к тексту,
5. текст,
6. место составления,
7. подпись,
8. визы.
Инструкцию подписывает коммерческий директор, утверждает генеральный директор.
На основании утвержденных должностных инструкций составляют трудовой договор с работниками.
В ООО "ЕТА" в должностной инструкции коммерческого директора (Приложение 4) устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит.
В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. Так же в нем определяются направления деятельности специалиста и перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее. В должностной инструкции определяются права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей и устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
После изучения всех вышеперечисленные аспектов было установлено, что права работника в должностной инструкции коммерческого директора в ООО "ЕТА" прописаны не достаточно четко и лаконично. Не оговорено с кем осуществлять совместную подготовку документов.
Рекомендуется внести в должностную инструкцию коммерческого директора следующий пункт:
"Коммерческий директор может участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с решением коммерческих вопросов совместно с генеральным директором".
В ООО "ЕТА" в должностных инструкциях, в том числе и в должностной инструкции коммерческого директора, отсутствует пункт о прохождении повышения квалификации. Данный пункт необходим для того, чтобы сотрудник мог регулярно повышать уровень профессиональных знаний, это является важным условитем повышения эффективности труда в организации.
В ООО "ЕТА" должностная инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится у генерального директора, второй – у коммерческого директора, третий – у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки.
Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений в ООО "ЕТА" издается соответствующий приказ генерального директора, который доводится до работника под расписку. Заменены или заново утверждены, должностные инструкции могут быть в следующих случаях:
– при изменении наименования организации;
– при изменении наименования должности;
– при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.
При разработке должностных инструкций в ООО "ЕТА" рекомендуем ввести соответствующее положение, типовая форма которого представлена в приложении 5, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица, непосредственно отвечающие за эту разработку.
Положение о должностной инструкции позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.
В ООО "ЕТА" отсутствует положение о структурном подразделении, так как руководство компании не видит в нем необходимости, так как численность работников всего 11 человек (включая генерального директора)
Заключение
В заключении курсовой работы подведем итоги проведенного исследования.
Большая часть нормативно-методических документов компании делится на два основных класса: положения об органах и подразделениях и положения о бизнес-процессах.
Обычно внутренние нормативные документы воспринимаются персоналом как система запретов. Желательно инспектировать систему внутренних нормативных документов с целью внести хотя бы несколько иных элементов регулирования: мотивирующих и разрешающих.
В числе самых важных номативно-методических документов организации находится устав. В уставе организации должны определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях – и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.
Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Изучив особенности каждого из перечисленных выше документов нами был сформулирован вывод согласно которому, на сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.
Нами были изучены внутренние нормативно-методические документы ООО "ЕТА".
По результатам проведенного в курсовой работе анализа деятельности организации можно говорить, о том, что в ООО "ЕТА" неудовлетворительное положение в плане платежеспособности.
Несмотря на то, что часть показателей платежеспособности предприятия соответствуют нормативам, некоторые показатели платежеспособности имеют критический уровень.
При этом предприятие не демонстрирует положительной динамики в отношении показателей платежеспособности, которые не соответствуют нормативным значениям.
Развитие характеризуется положительной тенденцией интенсификации основной деятельности.
Деятельность организации ООО "ЕТА" регулируется Уставом, составленным в соответствии с требованием современного российского законодательства. Однако в уставе ООО "ЕТА" были выявлено слабое отражение в Уставе регулирования имущественных вопросов, особенно принципа распределения прибылей.
Должностные инструкции в организации оформлены на общем бланке предприятия и содержат все необходимы и установленные ГОСТ реквизиты.
Штатное расписание включает в себя перечень должностей и сумму заработной платы.
В ООО "ЕТА" отсутствует положение о структурном подразделении, так как руководство компании не видит в нем необходимости, так как численность работников всего 11 человек (включая генерального директора)
Список литературы
Нормативно-правовые акты:
1. Гражданский Кодекс Российской Федерации // СЗ РФ. – 1994.-№32.-С.3301
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
3. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" в ред. от 30.11.2011 // Российская газета, N 30, 17.02.1998.
4. Федеральный закон "Об акционерных обществах" (Об АО) от 26.12.1995 N 208-ФЗ с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2012 // Российская газета, N 248, 29.12.1995
5. Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2012 //Российская газета", N 153-154, 10.08.2001
Учебные пособия и научная литература:
6. Антоненко Л.Д. Современное кадровое делопроизводство: теория и практика- М.: КНОРУС 2012.
7. Басаков М.И. Делопроизводство – М.:Норма, 2010.
8. Галахов В.В. Делопроизводство – М.: Кодекс, 2010
9. Джим Коллинз От хорошего к великому -. Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2005.
10. Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база – М.: Омега-Л, 2011.
11. Звягинцева П.Р. Документационное обеспечения управления – М.: Кодекс, 2009.
12. Левонченко О.Л. Кадровое делопроизводство- М.: норма, 2011.
13. Лопатин В.А. Менеджмент в российских компаниях – М.: Норма, 2010.
14. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Омега-Л, 2009
15. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации -М: Омега-Л, 2009
16. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. – Саратов: Изд. СГУ, 2009.
17. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству. – М.;Юстицинформ, 2009
18. Шиткина И.С. Правовое регулирование деятельности коммерческих организаций внутренними (локальными) документами. Комплект внутренних документов акционерного общества – М.: Городец – издат, 2009.
Периодические издания и интернет-источники:
19. Друскат В. и Д. Уилер Лидер-фантом, или как руководить самоуправляемой командой?
20. Тихонов Д.Н. Внутренняя правовая работа
21. Яковлев Р.А. Штатное расписание как нормативный документ предприятия
22. Янкина В. Идеальная компания
Приложение 1.
Устав
Общества с ограниченной ответственностью
"ЕТА"
Приложение 2.
ПОЛОЖЕНИЕ
Об отделе кадров
Приложение 4.
Штатное расписание ООО "ЕТА"
Приложение 5.
Должностная инструкция коммерческого директора ООО "ЕТА"
Приложение 6.
ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ