1.5 Должностные инструкции

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их строению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Рисунок 7. Обязательные реквизиты должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения" включает:

– наименование должности с обозначением структурного подразделения;

– должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

– порядок назначения на должность и освобождения от должности;

– перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

– квалификационные требования;

– требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

– участок работы, закрепленный за работником;

– виды работ, выполняемых работником.

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

– обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника;

– обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, правок, устной информации и т.п.);

– обязанности по использованию работником организационных, методических, контрольно-инспекторских и других форм работы;

– обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе "Права" устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

– право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

– право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

– право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

– право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

– право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информация (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

– право требовать определенных действий от других работников.

В разделе "Ответственность" устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе "Взаимоотношения" указывается:

– от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник;

– кому, какую и в какие сроки представляет;

– с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

– с кем осуществляет совместную подготовку документе;

– другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомлена работников с должностной инструкцией:

Рекомендуется согласовывать должностную инструкцию с юридическим отделом организации.

Согласованная и утвержденная должностная инструкция шнуруется, нумеруется и заверяется печатью организации. Должностные инструкции обязательно регистрируются с присвоением регистрационного номера. В организации должен вестись журнал регистрации должностных инструкций, реквизитами которого являются дата утверждения должностной инструкции, ее номер, наименование должности, по которой составлена должностная инструкция. Оригинал должностной инструкции хранится по месту ее разработки или в кадровой службе организации в соответствии с номенклатурой.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые шнуруются и нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомлена работников с должностной инструкцией:

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору. Тогда в них прописываются индивидуальные должностные обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

При возникновении необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. Причины для внесения изменений могут быть различными:

– изменение структуры организации;

– перераспределение функций между работниками подразделения;

– сокращение численности или штата работников организации;

– изменение законодательства и т.п.

Являясь локальным нормативным актом, должностная инструкция может быть подвергнута изменениям, которые вносятся в общем порядке, рассмотренном выше. Однако при этом должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре, а трудовая функция работника не подлежит изменению в ином порядке, кроме как по соглашению сторон трудового договора.