Электронная нотаризация

Электронная нотаризация — акт, удостоверяющий время совершения учетных записей в системах государственного учета и предоставления электронных документов независимым лицом.

Необходимость введения процедуры электронной нотаризации обусловлена недостаточностью ЭЦП для верификации электронного документа. Электронная цифровая подпись дает нам возможность узнать фамилию, имя и отчество человека, подписавшего документ, но не дает возможности узнать, правомочен ли этот человек был его подписывать, выступает ли он от своего лица или от лица организации, а если рассматривать нормативный акт — то прошел ли он все необходимые стадии согласования, соблюдены ли установленные сроки на рассмотрение данного нормативного акта в каждой инстанции. С помощью электронной нотаризации также существенно облегчается проведение внутреннего аудита — для выявления задержек и определения слабых мест нет необходимости в участии людей, нет возможности внести данные «задним числом».

Электронная нотаризация, выполняющая функцию заверяющей электронный документ электронной печати, позволяет обеспечить юридическую силу и достоверность документов с помощью одновременного проставления на электронном документе вместе с ЭЦП нотариуса специальной «метки времени» выполнения нотариального действия в электронном виде. Такая метка является доказательством того, что документ существовал в определенный момент времени, а также позволяет проследить историю вносимых в документ изменений.

Проставление «метки времени» необходимо, чтобы впоследствии невозможно было изменить содержание электронного нотариального документа.

Юридическая сила электронных данных

Юридическую силу имеют документы, которые оформляются в соответствии с правовыми требованиями и с целью подтверждения прав и обязанностей или юридических фактов.

Свойства, необходимые документу для обладания юридической силой, следующие:

1. Доступность — физическая возможность измерения заданных параметров изделия документа, предписываемых сектором действительности в заданной точке пространства и времени.

2. Целостность — при любой демонстрации эталонные значения физических параметров демонстрируемого документа должны лежать в допуске соответствующих параметров документа в начальной точке жизненного цикла.

3. Легитимность — демонстрируемый документ должен содержать все параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий.

Базовые требования, которые предъявляются нормативными актами для обеспечения юридической силы информации, следующие:

1. Информация исходит от органа, организации или лица, уполномоченного в соответствии с действующим законодательством на создание данного документа.

2. Информация оформляется в соответствии с действующими правилами, т. е. содержит все необходимые реквизиты, установленные для данного вида документа.

3. Заверение в установленном порядке лицом, ответственным за ее содержание.

4. В процессе автоматической обработки документов используются все правовые, организационные, технические средства защиты информации, обеспечивающие ее достоверность.

Требования к документам в информационной системе таковы:

1. Обеспечение понятности документа — введение требований к форме, доступной для понимания человека.

2. Обеспечение неизменности документа со временем производится через установление обязанностей хранения электронных документов в течение срока, аналогичного для бумажного документа.

3. Обеспечение возможности воспроизведения документа с одинаковыми данными у каждой стороны — установление презумпции отправления и получения документа и процедур подтверждения получения электронных документов.

4. Обеспечение возможности удостоверения подлинности данных посредством подписи производится через установление критической надежности аналога собственноручной подписи.

5. Обеспечение приемлемости формы документа для государственных органов устанавливается через право государственных органов предписывать правила предоставления электронных документов, правила признания доказательной силы электронного документа, установление специальных процессуальных норм.