4.6. Дополнительное задание. Управленческие ситуации для составления деловых писем

Типография издательства “Наука” и завод “Луч” находятся между собой в деловых отношениях с января 2004 года по настоящее время.

Реквизиты организаций:

1. Типография издательства “Наука”.

500005, г. Тихвин, ул. Красавское шоссе, 47.

Тел. 57-42-17, факс 51-42-02.

Директор Петров Григорий Дмитриевич.

(Исполнитель Иванова, тел. 51-42-14).

2. Завод “Луч”.

620006, г. Екатеринбург, ул. Свердлова, 15, оф. 401.

Тел. 41-14-14, факс 41-00-04.

Директор Иванов Игорь Андреевич.

(Исполнитель Топоркова, тел. 41-14-12).

Ситуация 1.

20.01.2004г. типография издательства “Наука” начала свою деятельность.

Направления деятельности: предоставление населению и организациям услуг по:

1) пользованию персональными компьютерами новейших моделей с возможностью выхода в Интернет;

2. изготовлению печатных изданий - брошюр, книг в мягком и твердом переплете;

3. изготовлению бланков документов, фирменных бланков организаций, предприятий, учреждений.

Задание:

Cоставьте рекламное письмо на имя директора завода “Луч” (№ 14 от 20.01.2004.).

Ситуация 2.

В августе 2004г. типография издательства “Наука” временно прекратила свою деятельность, закрывшись на продолжительный ремонт подсобных помещений.

Задание:

Cоставьте информационное письмо директору завода “Луч” (№ 213 от 20.08.2004.) о временном прекращении деятельности типографии.

Ситуация 3.

После продолжительного ремонта типография возобновила свою деятельность в январе 2005 г..

Задание:

Cоставьте информационное письмо (№ 60 от 20.01.2005г.) директору завода “Луч” о возобновлении деятельности типографии и возможности вновь принимать заказы на типографские услуги.

Ситуация 4.

В феврале 2004г. типография издательства “Наука” организовывает конференцию на тему “Совершенствование качества типографских услуг. Проблемы и пути их решения”. Конференция состоится 20.02.2004г. в 15.00. по адресу:

г. Санкт-Петербург, ул. Портовая, 175, павильон “Экспоцентр”.

Задание:

1. Cоставьте письмо-приглашение директору завода “Луч” (№ 74 от 01.02.2004.).В тексте изложите просьбу написать ответное письмо с сообщением об участии в конференции ( ответ попросите прислать не позднее 18.02.2004г.)

2) Cоставьте ответное информационное письмо (№ 99 от 10.02.2004г.) директора завода “Луч” директору типографии издательства “Наука” с сообщением о готовности принять участие в конференции и просьбой включить представителей завода в число участников (фамилии и должности участников - сотрудников завода придумайте).

Ситуация 5.

1 мая 2004г. типография издательства “Наука” и завод “Луч” заключили договор № 38 “Об изготовлении бланков учета и отчетности”. Срок договора 1 месяц.

Задания:

1. Cоставьте письмо-напоминание (№ 130 от 25.05.2004г.) директора завода “Луч” директору типографии о приближении срока истечения договора. Изложите также просьбу к директору типографии о написании ответного письма с гарантией выполнения заказа по договору в срок.

2) Cоставьте письмо директора типографии (№ 142 от 27.05.2004г.) директору завода “Луч”, содержащее гарантию выполнения условий договора № 38 от 01.05.2004г. “Об изготовлении бланков учета и отчетности” в срок, указанный в договоре.

Ситуация 6.

29 мая 2004г. типография издательства “Наука” выполнила заказ завода “Луч” по изготовлению бланков учета и отчетности и произвела отправку бланков заводу.

Задание:

Cоставьте сопроводительное письмо (№ 143 от 29.05.2004г.) типографии заводу об отправке выполненного заказа по договору № 38 от 01.5.2004г. “Об изготовлении бланков учета и отчетности”. Укажите в письме данные о количестве экземпляров бланков:

1. Акт-накладная приемки-передачи основных средств - 500 шт.

2. Акт о приемки оборудования - 400 шт.

3. Акт на списание основных средств - 300 шт.

4. Отчет о прибылях и убытках - 100 шт.

Ситуация 7.

Типография издательства “Наука” планировала в начале июня организовать совещание главных редакторов городских газет. По непредвиденным обстоятельствам пришлось перенести совещание на 20.06.2004г., на 15. 00. Повестка дня осталась без изменений.

Задание:

Составьте письмо-извещение об изменении даты совещания на имя главного редактора газеты “Известия” Юркина В.П.

Письмо подписал зам. директора по связям с общественностью типографии Свиридов В.Г.

Дата письма 30.05.2004г., № 145.

Ситуация 8.

31 мая 2004г. завод “Луч” получил от типографии издательства “Наука” заказ ( согласно договору № 38 от 01.05.2004г.), вместе с сопроводительным письмом.

Задание:

Составьте ответное письмо № 155 завода типографии о получении заказа.

Ситуация 9.

Получив заказ на изготовление бланков учета и отчетности (по договору № 38 от 01.05.2004г.), завод “Луч” обнаружил недопоставку бланков на сумму 5 тыс. руб.

Задание:

Составьте письмо-претензию (№ 156 от 01.06.2004г.) завода типографии, если известно, что согласно договору № 38 от 01.05.2004г., сумма заказа 15 тыс. руб., процент уплаты неустойки (по п.2 договора) - 2,5 % от суммы недопоставки.

5. Содержание отчета.

5.1. Название лабораторной работы.

2. Цель лабораторной работы.

5.3. Оформленные документы.

6. Контрольные вопросы.

6.1. К какой группе организационно-распорядительных документов относятся служебные письма?

6.2. Какие виды писем Вы знаете?

6.3. Поясните правила составления текстов деловых (служебных) писем, правила деловой переписки.

6.4. Язык и стиль служебных документов (в т.ч. и писем).

6.5. Особенности официально-делового стиля.

6.6. В чем состоит особенность деловой переписки с иностранными партнерами?

6.7. Правила оформления служебного письма.

6.8. Состав и порядок расположения реквизитов письма.

ПРИЛОЖЕНИЯ