Лабораторная работа 4 «Составление и оформление информационно-справочных документов».

1. Цель.

1. Закрепление теоретических положений дисциплины по теме «Документирование информационно-справочных материалов»

2. Развитие навыков составления и оформления информационно-справочных документов.

3. Привитие навыков самостоятельной работы, а также практическое применение правил оформления документов на компьютере.

2. Литература.

1. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства. Учебное пособие. М.-Н.сиб.: НГАЭиУ, 1999.

2. М.В. Стенюков. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: ПРИОР, 2003.

3. М.В. Стенюков, О.А. Кузнецова. Составление документов на компьютере. Практическое пособие. М.: ПРИОР, 2001.

4. Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.: ГЕРДА, 2003.

5. Г.Л. Гасилов, Е.В. Левченко. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Учебное пособие. Екатеринбург: изд-во УрГЭУ, 2000.

6. В.И. Андреева. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М.: ЗАО «Бизнес-школа ИНТЕЛ-СИНТЕЗ», 2003.

7. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов. Издательство стандартов, М., 2003.

3. Подготовка к работе.

1. Повторить тему 1.5. раздела 1. Изучить литературу по соответствующей теме, а также материал Приложения.

2. Ознакомиться с содержанием пояснительной записки к настоящим методическим указаниям.

4. Задания.

4.1. Составьте докладную записку бухгалтера Трапезниковой Е.Д. главному бухгалтеру фирмы «Квант» Петрову Р.Д. от 11.09.2004 о произведенной Трапезниковой Е.Д. проверке выполнения приказа директора фирмы № 22 от 12.01.2004 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе «Тихвинского Шлюза». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2004 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации ежедневной равномерной сдачи работниками нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2004 года было сдано только 35 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

4.2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода.

Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить количество ошибок в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

4.3. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия о необходимости обеспечения отдела пятью компьютерами.

4.4. Составьте объяснительную записку о Вашем опоздании на работу.

4.5. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела фирмы « Квант», на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2005 год. После обсуждения на совещании было принято решение разработать техпромфинплан на пять дней раньше установленного срока.

4.6. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Лес», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительный материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю развернуть работу по строительству в течение 6 месяцев и выделить для этих целей 900 тыс. руб.

5. Содержание отчета.

5.1. Название лабораторной работы.

2. Цель лабораторной работы.

5.3. Оформленные документы.

6. Контрольные вопросы.

6.1. Назначение информационно-справочных документов.

6.2. Состав информационно-справочных документов.

6.3. Характеристика Докладной и Объяснительной записок: назначение, состав и расположение реквизитов, правила составления текста и оформления документа. Существенные отличия данных документов.

6.4. Характеристика Протокола: назначение, состав и расположение реквизитов, правила составления текста и оформления документа.

6.5. Характеристика Справки: назначение, состав и расположение реквизитов, правила составления текста и оформления документа.