Письмо – напоминание

Текст письма – напоминания содержит сообщение о приближении, ускорении или истечении срока исполнения какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Типовые фразы текста письма – напоминания:

“Напоминаем, что срок аренды помещения истекает 15.06.2002”

“Просим ускорить ответ на № 11-02/134 от 15.02.2002 “О подготовке совещания”

Тексты писем напоминаний могут быть трафаретными.

Гарантийное письмо

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы, предоставленных услуг.

В этом письме организация-адресант (отправитель) берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Стандартные фразы текста:

“Качество продукции фирма гарантирует”

“Оплату товара в срок гарантируем”

На письмах – гарантиях ставят печать организации – адресанта.

Письмо – претензия

Письма–претензии обычно посылают предприятия–покупатели в адрес нерадивой организации–поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования, и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Письмо – ответ

Текст письма – ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма – запросы, - просьбы, - обращения, - предложения, - требования и др.

Письмо – ответ должно содержать ссылку на дату и индекс инициативного (входящего) письма, на которое дается ответ: на №_____от_____. Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего письма.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ или согласие на предложение, просьбу, запрос, приглашение и т.п. Ответ излагают в четкой, краткой, ясной форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть убедительно аргументирован.

Устойчивые фразы текста:

“Мы не можем принять Ваше предложение по причине…”

“К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу мы не можем”

“Мы согласны с предложенными Вами сроками проведения…”

“Ваше предложение отклонено по следующим причинам…”

Международное письмо

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий, организаций и учреждений. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Примеры текстов писем, созданных как в России, так и в других странах:

Пример:

Уважаемые господа!

В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.

Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых вы намерены размещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.

Будем признательны за скорый ответ.

С уважением

Завод “Луч” 620006, г. Екатеринбург, ул. Свердлова, д. 15, оф. 401 тел. 41-14-14 факс 14-00-04

Директору типографии Издательства “НАУКА” г-ну Петрову Г.Д.

25.05.2002 №130

О приближении срока

истечения договора

Уважаемый Григорий Дмитриевич!

Напоминаем Вам, что 1 июня 2002г. истекает срок действия договора № 38 от 01.05.2002 “Об изготовлении бланков учета и отчетности”.

Просим гарантировать выполнение заказа в срок, указанный в договоре.

С уважением

директор завода И. А. Светлов

Топоркова, 41-14-12

Рисунок – Образец оформления письма

Составитель: О.М. Павлова

Рецензент:

Документационное обеспечение управления: методические указания к выполнению лабораторных работ / О.М. Павлова. Г. Тихвин, ТПГТ, 2003.

Методические указания к выполнению лабораторных работ предназначены для закрепления теоретических знаний дисциплины, совершенствования навыков работы на ПЭВМ.

Методические указания содержат название, цели работ, список предлагаемой для изучения литературы, описание задания, контрольные вопросы, приложения.

Для студентов специальности 0601 «Экономика и бухгалтерский учет».

Подготовлено цикловой комиссией

Социально-экономических дисциплин

 ТПГТ, 2003