Правила ведения деловой переписки

Письмо - это обобщенное название документов различного содержания, пересылаемых по почте. Письмо служит средством общения между учреждениями, частными лицами, позволяет сообщить различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в тех случаях, когда невозможно решить вопрос другими средствами (беседа, телефонный разговор).

Существует множество видов писем. Все эти виды можно разделить на две группы: инициативные письма (требуют на них ответа); ответные письма (сами содержат ответ на полученное письмо).

Реквизиты письма:

1. Наименование организации - автора документа;

2. Справочные данные об организации (почтовый адрес, банковские реквизиты, телефон факс);

3. Дата, регистрационный номер (индекс);

4. Адресат (не более 4-х адресатов в одном письме);

5. Ссылка на дату и индекс входящего документа;

6. Заголовок к тексту;

7. Текст;

8. Отметка наличии приложений (если они есть);

9. Подпись;

10. Печать;

11. Фамилия и номер телефона исполнителя;

12. Отметка об исполнении документа;

13. Гриф ограничения доступа (если документ относится к группе закрытых).

Письма оформляют на внешних бланках форматов А4 или А5 (в зависимости от объема текста). Если в тексте письма до 10 строк, то его оформляют на формате А5.

Название вида документа - “письмо” – в письмах не указывают.

Для оформления писем рекомендуют бланк с угловым расположением реквизитов.

Текст письма должен быть лаконичным, простым, последовательным, убедительным и корректным. Письмо должно освещать один вопрос, это упрощает работу с документом.

Текст состоит из 2 частей - вводной, в которой излагают факты, на основании которых составлен документ; и основной - в ней излагают цель: просьбу, предложение, отказ, гарантию и т.п. Вводная часть может отсутствовать.

Начало текста оформляют обращением к лицу - адресату документа.

Оформляют письмо в двух экземплярах (факс - в одном). Один - адресату, второй - в дело.

К тексту письма могут прилагаться различные документы, наименование которых указывают в отметке о приложении, оформляемой после текста.

Исходящие письма часто согласовывают с заинтересованными должностными лицами. На входящих письмах ставят в правом нижнем углу отметку о поступлении (дату, индекс).

Подписывают письма руководители предприятий, структурных подразделений.

Сопроводительное письмо

Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительное письмо составляют в том случае, когда необходимо пояснить о характере исполнения или цели направления приложенных документов, материальных ценностей.

Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование).

Письмо - приглашение

Цель письма - приглашение на семинар, конференцию, заседание, презентацию, выставку и т.д. Адресовать письмо можно как конкретному лицу, так и группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и др.

В тексте часто используют устойчивые обороты: “Приглашаем Вас принять участие....”, “Просим принять участие....”.

Информационное письмо

В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию. Адресатом может быть как конкретное лицо в организации, так и группа лиц или организация.

Письмо - извещение

Письмо - извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивые фразы текста: “Ставим Вас в известность...”, “Сообщаем Вам о....” и т.д.

Этот вид письма близок к информационному письму.

Рекламное письмо

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Письмо - подтверждение

Письмо - подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (посылок, бандеролей, переводов, писем), подтверждает факты, действия. Ключевые фразы этого письма:

“Подтверждаем получение Вашего заказа”

“Организация не возражает против совместного строительства”

“Подтверждаем условия поставки партии компьютеров...”

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля.