Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Гос.архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний. В наст.время в большинстве гос.архивов внедрена общеотраслевая программа «Арх.фонд». С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной док-т централизованного гос.учета – Паспорт гос.архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.. Программа призвана решить задачу компьютеризации учета док-тов в масштабе отрасли и создать единую систему централиз.гос.учета. Общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации» позволяет получить сводный паспорт гос.архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортом одного и того же архива за разные годы.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких арх.справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Для гос.архивов в 1995 г. Росархивом была разработана концепция информатизации арх.дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 97-2000 гг. В соотв. с концепцией предусмотрено создание автоматизированного НСА, БД, содержащих электрон.копии док-тов.

Важ.направление компьютеризации, согласно концепции –разработка типовых (общеотраслевых) БД по осн.направлениям работы архивов.