Единицами учета Архивного фонда рф являются:

1. Архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

2. Единица хранения;

3. Отдельный обособленный документ.

Государственному учету подлежат документы:

 государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

 государственных музеев и библиотек;

 научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств

 структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);

 негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов АФ РФ зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, кол-во, состав и состояние арх.док-тов в единицах учета.

Все учетные док-ты делятся на внутренние и централизованного гос.учета.

К внутр.учетным док-там относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда.

Документы централизован.учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из док-тов внутр.учета. Осн. док-том центр.учета явл. паспорт архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава док-тов (на управленческую, КФД и НТД).

Билет № 89. Управление и экономика архивов в Российской Федерации на современном этапе.

Управление арх. делом в совр. условиях – это деятельность уполномоченных органов гос-ва, муниципальных образований, обеспечивающая сохранение структуры архивного фонда России, а также поддержания определенного режима деятельности организаций и граждан по хранению, учету, комплектованию и использованию документов.

Эту деятельность осуществляют органы гос-ва: государственные и муниципальные.

После адм. реформы 2004 г. функции возложены на 3 федеральных органа: Минкульт, Федеральное архивное агентство, Федеральная служба Росохранкультура.

Осн.функции управления:

организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий (научно-техническое, экономическое, экологическое, политическое;

планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

координация – взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям объемам и срокам;

работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др;

маркетинг – изучение спроса на товары и реализация мер по удовлетворению этого спроса;

связь с общественностью;

инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Наиболее характерные для архивов: планирование, работа с персоналом и маркетинг.

Основные механизмы управления арх.учреждениями:

-организационно-распорядит. или административные (разработка положений о структурн.подразд., должн.инструкции, принятие приказов и распоряжений)

-экономические (материальное стимулирование сотрудников)

-социальные (создание благоприятных условий труда, социальная поддержка сотрудн.)

Нормативно-правовую базу работы архива составляют помимо арх.законодательства, нормы гражданского, административного и трудового права РФ, постановления и указы правительства, ведомственные нормативные акты. К последним относятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, осн.правила работы гос. и ведомств.архивов, отраслевые инструкции и нормативы. Нормативные док-ты, которыми в своей работе руководствуются директор архива и рук-во структур.подразделений разрабатываются в самом архиве и утверждаются органами управления арх.делом данного субъекта РФ. Состав этих док-тов различен для гос.архивов и архивов учреждения.

Для гос.архивов – положение об архиве (Устав), полож. о структ.подразделении, структура и штатное расписание, смета расходов на год, должн.инструкции сотрудников.

Для архива учреждения – 1)полож. об архиве учрежд.; полож. о центральном отрасл.архиве; полож. о центр.архиве минист-ва, ведомства; полож. об объединенном ведомственном архиве; 2) Инструкция о службе ДОУ или инструкция по делопроизводству;3) если есть подразделение – полож. о структурном подразделении;4) должн.инструкции сотрудников.

Важным документом, определяющим деятельность архива, явл. его Положение (Устав), который определяет его юридический статус, ранг. Разделы Устава: 1)общие положения;2)состав док-тов архива;3)задача архива;4)функция архива;5)права и обязанности;6)управление архивом.

Планирование – деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива. Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы составляются на долгосрочный период – 5,10,15 лет. Текущие – на период 1 год, полгода, квартал, 1 месяц. Главным явл. план работы архива на год. Состоит из: введения; текст.части (перечня разделов, осн.направлений и видов работ); расчетной части (осн.показателей плана работы на год); предложений (плана издательской и исследовательской работы).

Работа с персоналом – подбор сотрудников с соответ.квалификацией, деловыми и человеч.качествами.

Маркетинг в архивах – изучение информационных потребностей общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию. Одним из направлений маркетинга явл. исследование цен на информац.услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации.

Основные источники финансирования – бюджетное и внебюджетное.

Бюджетное финанс. осущ. по 3-м уровням: федеральное, региональное, муниципальное. По видам может быть программным и текущим.

Текущее финансиров. – это зарплата (фонд оплаты труда) и налоги, коммун.услуги и энергоносители, тек.ремонт оборудования зданий и сооруж., кап.ремонт, расходные материалы, приобретение производств. и непроизвод. оборудования, кап.стр-во.

Программное финансирование – применительно к архивам действует программа «Культура России», дирекция программы при Росархиве, заказчик – арх.учреждение.

Внебюджетное финансирование.

1. Источник – платные виды услуг, которые определ. Номенклатурой, где есть методика цен за арх.работы (оплата труда, накладные расходы, стоимость расходных материалов, нормы прибыли;

2. Гранты – издательские, выставочные.