Билет № 81. «Архивный фонд» - история исследования понятия, суть дискуссий, современная трактовка понятия.

Архивный фонд – классификационная единица архивных документов, базовое понятие, на которое опирается все архивоведческое знание.

Понятие «фонд» возникло в 19 в. Понятие архивного фонда, как совокупности документальных материалов одного учреждения, было предложено французским архивистом Наталисом де-Вальи. Вскоре оно было декретировано в нормативных документах архивных учреждений Франции и утвердилось как официальный термин. Введение в 1841 г. во французских архивах классификационной единицы «фонд» сопровождалось установлением принципа уважения к фонду, т.е. его недробимости, несмешанности с документами другого происхождения. Впоследствии представление о фонде развивали германские и голландские архивисты, тесно увязав его с понятием фондообразователя. Под фондом признавалась совокупность документов, отложившихся в результате деятельности учреждения, корпорации, отдельного лица или семьи.

Начальное архивоведческое понятие возникло в рамках некоторого «простого отношения», констатировавшего наличие необходимой и однозначной связи между сферой документообразования и архивным хранением документов и требовавшего сохранять в архивах генетически сложившиеся документные общности в том порядке, в каком они отложились в делопроизводстве учреждений. Ученые-архивоведы всех стран долгое время отвергали его ценность, полагая, что научная архивная классификация заключается в распределении документов по формально логическим схемам – тематическим или видовым. Такие классификации называются коллекционными, они неизбежно обусловливают разрушение исторических общностей документов с их информационными связями.

«Простое отношение» приняло тогда же форму научного правила, названного немецкими архивистами «провениенцпринцип» (принцип происхождения), сводившийся к сохранению в архивах генетических общностей документов в том виде, в каком они сложились в деятельности соответствующих учреждений. Тем самым «провениенцпринцип» запрещал раздроблять эти общности и создавать коллекции документов. Саму эту общность немецкие архивисты назвали «бештанд» (сущнось,устойчивость). В русской архивоведческой литературе укрепилось французское «фонд» (сущность, основа).

В разных странах по-разному интерпретировлось понятие «фонд». Этот термин употреблялся в русской архивоведческой литературе на рубеже 19-20 вв. Впервые в России термин «архивный фонд» употребил Д.Я. Самоквасов. На рубеже веков это понятие воспринималось шире, чем оно трактовалось на Западе, хотя русские архивисты первоначально не вкладывали в понятие фонда строго определенного содержания. Но уже А.П. Воронов, воспроизводя классическую западную формулировку, под фондом понимал исторически сложившуюся группу дел. Классифицировать фонд, по Воронову, значит соединить вместе те бумаги, которые были собственностью одного учреждения, одной корпорации, одной фамилии, одного лица. Далее Воронов говорил, что фонд может быть совокупностью нескольких меньших фондов, например, когда одно учреждение владеет делами нескольких учреждений. .

До 1918 г. термин «архивный фонд» однако не рассматривался как нечто обязательное и необходимое.

Значение установочного научного подхода он получил в процессе работы архивистов и историков над проектом декрета о реорганизации и централизации архивного дела. В основу будущего архивного строительства были приняты «отдельные архивные фонды, органически сложившиеся в определенной исторической обстановке», причем «твердо установился взгляд, что такой внутренне цельный и единый по своему существу архивный фонд ни в коем случае нельзя дробить» (А.С.Николаев).

Соответствующая дефиниция – так наз. «московская формула» - была найдена в результате поисков группы архивистов (Б.И. Анфилов, И.А. Голубцов) в 1925 г.: «Архивным фондом учреждения или лица называется вся совокупность архивного материала, органически отложившаяся в процессе деятельности этого учреждения или лица».

Естественноисторическая природа процесса фондообразования обусловливает два важнейших принципа архивоведения: принцип происхождения и принцип недробимости фонда. Принцип происхождения связывает фонд с породившей его документообразующей сферой, в идеальном случае архивный фонд должен строго соответствовать своему фондообразователю и, следовательно, быть четко отграниченным от любого другого фонда. Отсюда же вытекает признание приоритета генетической внутрифондовой структуры над всякого рода последующими (искусственно или стихийно сложившимися) структурами фонда. Однако современная трактовка этой стороны принципа не имеет в виду жесткого копирования исходных структур. Она допускает известную свободу действий архивиста до того момента, пока новая структура сохраняет качество «информационной непротиворечивости» исходной структуры.

Рассматривая принцип происхождения, необходимо принять во внимание еще одно обстоятельство. Не всегда структура документационного процесса соответствует тем формам, которые сложились уже после его завершения в канцелярии, или «регистратуре» (термин западноевропейской архивистики). Здесь органическая структура документов может быть существенно деформирована – намеренно или случайно. Важно заметить, что история «провениенцпринципа» началась именно с требования сохранять и даже реставрировать ту и только ту форму, которая сложилась в «регистратуре». Ее возможному несовпадению с реальностью документационного процесса значения не придавалось. В этом выражался своеобразный, порой доведенный до крайности и противоречащий архивоведческому историзму протест против господствовавшего прежде коллекционного подхода. Такая установка сказалась в некоторой мере и на взглядах ряда советских архивистов. Поэтому большое значение имела критика ее в советской архивоведческой литературе (начиная с конца 30-х гг.-И.Назин, З. Доброва «Провениенцпринцип» в построении архивного фонда. «Архивное дело». 1937, №1). Данному варианту «провениенцпринципа» противопоставлялось требование сломать неправильную внутреннюю организацию фонда, искажающую действительную связь между документами, если это не нарушает единства фонда и способствует лучшему использованию документов.

Эта критика создала глубокое недоверие к принципу происхождения. Он стал комментироваться как идеалистический и порождение буржуазной собственности на архивы, призванное защищать эту собственность. Отсюда возникло утверждение о недопустимости «некритически сохранять» в советских архивах делопроизводственную группировку документов. Считалось доказанным, что этот принцип развенчан и навсегда оставлен за бортом теоретического арсенала архивоведения. Но это не совсем так. Критиковался в нашей литературе вовсе не принцип происхождения как таковой, а лишь его первичная форма, которая в немецкой архивоведческой литературе характеризуется как «явный регистратурпринцип». Все авторы, критиковавшие под видом «провениенцпринципа» «регистратурпринцип», в первую очередь имели в виду его наиболее схоластическую – голландскую интерпретацию 19 в.

Именно к «регистратурпринципу» справедливо отнести все основные погрешности, приписываемые некоторыми авторами принципу происхождения в целом. Они не замечали, что уже длительное время наблюдалось существенное переосмысление этого принципа. Справедливым явилось замечание Б.Брахмана по поводу характеристики «провениенцпринципа» в рецензии на учебник «Теория и практика архивного дела в СССР» (М., 1966). Он отметил, что характеристика «не учитывает современного уровня литературы. Выдвинутое в учебнике утверждение, переносящее на положения провениенцпринципа требование безусловного сохранения в архиве канцелярского порядка документов даже в случаях, когда этот порядок ошибочен, на самом деле не присуще провениенцпринципу. Более того, даже так называемый строгий регистратурпринцип (который здесь отождествляется с провениенцпринципом) уже давно предусматривает в качестве одного из возможных методов внутрифондовой систематизации исправление неправильно сформированных дел».

Но, несмотря на декларативные осуждения, в архивной практике принцип происхождения действовал постоянно, никогда не исчезая из мышления архивистов. Л.И. Солодовникова отметила, что наши архивисты, отвергая этот принцип и считая его чуждым, «по существу, ничего нового не дали и постоянно возвращались к том же провениенцпринципу», что «до сих пор наши схемы систематизации представляют из себя комбинации из требований провениенцпринципа и принципа уважения к фонду», «развенчивая провениенцпринцип в теории, советские архивисты на практике придерживаются именно его». Но ни к чему другому они и не могли прийти, поскольку этот принцип постулирован самой естественноисторической природой фондообразования. Материалы Брюссельского конгресса архивов (1964) показали, что принцип происхождения не догма, его научное обоснование в предшествующее десятилетие достигло новых успехов.

Следуя принципу происхождения, архивоведение стремится сохранить информационные связи фонда и тем самым поддерживает его информационный потенциаал. На этом основана тесная связь данного принципа с его логическим продолжением – принципом недробимости фонда. Фонд нельзя расчленять, нельзя перемешивать его отдельные компоненты с частями других фондов. Наоборот, требуется разыскивать и соединять разрозненные части фонда в соответствии с их происхождением. Если организационное содержание принципа недробимости заключается в сосредоточении документов фонда в пределах одного архива, то теоретическое – в защите целостности фонда. А следовательно, его информационного потенциала. Таким образом конечная цель принципа недробимости совпадает с ориентацией принципа происхождения.

Если к настоящему времени архивоведение составляет достаточно развитую область научного знания, то этим оно в первую очередь обязано наличием теоретических представлений, опирающихся на категории «фонд» и «фондообразователь». Но развитие архивоведения протекало не только в логически последовательной форме. Происходили и существенные изменения теоретической ориентации, связанные именно с основными его постулатами. К концу 50-х гг. проблематику комплектования и экспертизы ценности охватил кризис. Система комплектования руководствовалась презумпцией «равенства фондов на стеллажной полке», согласно которой фонды всех учреждений должны быть представлены в госархивах. В архивы хлынула бумажная лавина, основную часть которой составили малоинформативные фонды «низового звена» Было решено принимать только ту часть документов, которая относится к наиболее ценным фондам. Соответственно этому архивоведческая терминология пополнилась нормативно введенным новшеством. Единое понятие фонда было расчленено на два как будто самостоятельных. С одной стороны, выделен «документальный фонд», образующийся в деятельности всех учреждений, независимо от их положения всистеме управления, а с другой –«архивный фонд»., т.е. фонд, хранящийся в государственном архиве (до этого усеченная и полная формы термина «фонд и «архивный фонд», применялись равнозначно, причем полная форма в необходимых случаях служила признаком, отличающим архивные фонды от библиотечных, патентных и др.). В соответствии с осуществленной реформой комплектования не все «документальные фонды» переходили в разряд «архивных». Это терминологическое новшество не изменило теоретического содержания категории «фонд». Было лишь зафиксировано два всегда существовавших этапа в истории самих фондов (до и после поступления их в архив) и дано им название. Эти чисто прикладные понятия, произведенные от теоретической абстракции «фонд», выражают организационную форму дела.

Критическое отношение к прежнему порядку комплектования вылилось за пределы осуждения не оправдавшей себя презумпции. Возникли суждения о том, что сами основополагающие нормы архивоведения сковывают творческие возможности архивистов и по существу догматичны.

В 60-е гг. в некоторых работах снова прозвучала критика принципа происхождения, стал отвергаться принцип недробимости фонда (признанный бессодержательным). Наиболее настойчивые попытки предпринимались к ниспровержению фундаментальной категории «фонд». Поскольку «московская формула» исходила из органической закономерности фондообразования и накладывала обязательные ограничения (не дробить и не смешивать фонды), то это воспринималось как правило, обрекающее архивистов на пассивно-созерцательное отношение к фонду. А поэтому и сам процесс складывания фондов в аппаратах управления потребовалось представить не как естественноисторическую закономерность, а в другом свете. Не утруждая себя подысканием аргументов, некоторые архивисты назвали этот процесс «механическим», что позволило им в полной мере игнорировать его.

Архивный фонд не просто обрабатывается в государственном архиве, а создается, в смысле «созидается», им – вот основная мысль, руководившая поисками новых дефиниций. Более того, государственный архив из поступающих в его распоряжение документов волен, утверждалось в одной из работ, создать либо фонды, восходящие к конкретным учреждениям, либо коллекции. Все зависит от того, как, с точки зрения архивиста, исследователю будет удобнее использовать документы. Но поскольку задачи и характер использования документов меняются во времени, то архивист вправе впоследствии раздробить созданный архивный фонд, если это с его новой точки зрения, будет «удобно» для достижения новых задач В результате подобного решения вопроса представление о фонде как объективной реальности, возникающей вне архива, становится неприемлемым. Перед нами попытка замещения объективного содержания узлового пункта архивоведческого познания утилитарной субъективной конструкцией. Категория «фонд», перестав отражать объективность процесса фондообразования, лишалась своего свойства быть теоретическим началом архивоведения. Возникла угроза распада самой системы архивоведческого познания.

Однако столь явный утилитаризм не получил широкой поддержки архивистов. На страницах научной печати прозвучала серьезная критика «бесконтрольного и субъективистского подхода» к столь важному вопросу как определение понятий «архивный фонд» и «недробимость фонда». В результате реформаторы понятийного аппарата пошли на существенные уступки. Отказавшись от первоначально задуманного определения архивного фонда как любой совокупности документов, создаваемой в государственном архиве, они возвратились к «московской формуле», утяжелив ее перечислением всяких «значений», которыми должны обладать документы фонда: архивный фонд – это комплекс документов «государственного, политического, научного, народнохозяйственного или культурного значения, образовавшихся в результате деятельности определенного учреждения или лица и имеющих между собой исторические связи» (Краткий словарь архивной терминологии. 1968). Здесь уже нет утверждения, что архивный фонд создается в государственном архиве.

В 1970 г. нормативно введено определение «архивный фонд» - «обособленный комплекс документов, подлежащих государтвенному хранению, имеющих исторические или логические связи» (Банасюевич, Елпатьевский и др. Первый стандарт на терминологию делопроизводства и архивного дела. Советские архивы. 1971.№5).

Согласно ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст.3) архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой, здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Учреждение-фондообразователь и его фонд связывают «родственные» отношения, что подчеркнуто в научном названии исторического принципа классификации – «принцип происхождения (провениенц-принцип)».

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

Архивный фонд следует отличать от понятия документальный фонд. Документальным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Архивный фонд состоит из архивных документов, т.е. документов, представляющих ценность для общества или собственника. Таким образом, архивный фонд – это наиболее ценная часть документального фонда, образовавшаяся в результате экспертизы ценности документов. В силу своей значимости архивный фонд должен храниться постоянно, тогда как документальный фонд включает и документы с временными сроками хранения.

Фондообразователем может быть юридическое и физическое лицо, в деятельности которого образовался документальный фонд.

В зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов выделяют следующие виды архивных фондов:

архивный фонд учреждения

архивный фонд личного происхождения

объединенный архивный фонд

архивная коллекция.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторические и (или) логически обусловленные связи. ОАФ, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования ОАФ могут служить однородность целевого назначения учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для лиц – родственные профессиональные, творческие отношения..

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивной коллекцией называется совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Билет № 84. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной документной информации: понятие, этапы и способы описания документы и дел разных исторических периодов.

Для того чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов – описание.

Описание – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов. Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик и в письменном обозначении этих характеристик на обложке дел или карточках.

Информационные характеристики дела:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- аннотация;

- крайние даты документов дела;

- количество листов;

- архивный шифр.

Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинности и копийности.

Состав и содержание док-тов, созданных в предшествующие исторические эпохи, а также дел, сформированных в делопроизводстве 16-17 и 18-19 вв. обладают рядом специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при составлении заголовка. При их описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и списки видов и разновидностей док-тов, которые адекватно отражают функциональное назначение каждого док-та, его бытование и юрид.силу. Не допустимо применение механической модернизации понятий и терминов, а также современных аналогов.

Особым своеобразием отличаются док-ты 15-17 вв, т.к. в них отображается самобытный облик Рос.гос-ва и особый стиль рус.языка. Реорганизация структур госуправления, развитие языка и расширение функций гос-ва приближает док-ты этого периода к современным с точки зрения приема их описания. Однако если своеобразие док-тов 15-17 вв. делает возможным включение в состав заголовков отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста, то для док-тов и дел 18-19 вв. такие заимствования не допускаются. При описании док-тов и дел 15-17 вв. особое вним. уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий, название должностей и титулов. При описании комплексов док-тов, состоящих из одного и того же вида, напр. «грамот», слово «грамота» можно опустить.

При описании док. и дел 18-19 вв. надо помнить о соблюдении и следовании тем видам и разновидностям док-тов, которыми док-ты сами себя называют, и не прибегать к произвольным заменам, уточнениям.

При описании док. и дел предшествующих периодов с особым вниманием следует подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания исторического лица, упоминаемого в док-тах, для того чтобы оно соответствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится док-т. Также следует воздержаться от идеологических перекосов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих док-тов.

Билет № 85. Учет документов архивного фонда Российской Федерации: понятие, организация, принципы, документы.

ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ» - « Документы АФ РФ независимо от места их хранения подлежат гос. учету. Порядок гос. учета док-тов АФ РФ определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным орг. исп. власти. Уникальные документы подлежат также учету в Гос. реестре уникальных док-тов АФ РФ…»

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывает из след.этапов: подсчет кол-ва док. в архиве; регистрация сведений о кол-ве док-тов во «внутренних» учетных документа; заполнение на их основе док-тов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации; составление в органах управления арх.делом сводных док-тов централизованного гос.учета и представление их в Росархив.

Централизованный гос.учет док-тов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления арх.делом сведений о количестве арах.доку-тов.

Научной основой учета документов являются следующие принципы:

1. Принцип централизации учета означает регламентацию взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ и собственниками документов негосударственной части АФ РФ.

2. Принцип унификации учета означает преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними - единство учетных документов.

3. Принцип динамичности учета означает, что любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах.

4. Принцип полноты и достоверности государственного учета означает, что давно уничтоженные документы не должны у Вас числиться хранящимися. Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.