Законодательные акты, связанные с вопросами комплектования

«Основы законодательства...» (1993), акты о деятельности спецслужб и некоторых других министерств и ведомств, в тексте которых упоминаются условия функционирования их собственных архивов (главным образом закрепляется право на долговременное и депозитарное хранение архивных документо3), также акты, где есть упоминания о тех или иных условиях комплектования архивов. Это федеральные законы «О внешней разведке» (июль 1992, новая редакция - январь 1996), «О федеральных органах правительственной связи и информации» (февраль 1993), «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» (апрель 1995), «Об обязательном экземпляре документов» (декабрь 1994) и др.

Законы субъектов Российской Федерации регламентируют те вопросы, ответы на которые отсутствуют в федеральных правовых актах. В соответствии с «Основами законодательства...» (ст. 4, ч. 3) регионы самостоятельно, помимо других важных вопросов, организуют управление архивным делом, определяют порядок взаимоотношений (в первую очередь в вопросах хранения и передачи документов) между республиканскими, краевыми, областными и районными, городскими (муниципальными) архивами, устанавливают конкретный состав документов, относящихся к государственной и муниципальной собственности.

Признак Расшифровка.

1)Функционально-целевое назначение учреждения Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах.

2) Масштаб деятельности Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников.

3) Вид организации Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.

4) Полнота отражения информации. Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций. Особую группу среди источников комплектования составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Билет № 80. Понятие о социальных функциях документа, их становление и развитие.

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определенное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит, или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

По отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей ее отрасли как источниковедение.

Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Поскольку понятие «документ» неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе.

Социальные функции документа состоят в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций.

Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также явные и скрытые.

Одной из важнейших функций любого документа, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем. Она может быть интерактивно, т.е. вестись в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху-вниз или снизу-вверх Соответственно возникают и различные категории документов:

двустороннего действия (переписка, договорные документы)

многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего общества

документы, ориентированные верху вниз, т.е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному (законы, указы, постановления, приказы, инструкции)

снизу вверх – от исполнителя и подчиненного к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки).

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей ее передачей во времени. Сохраненная документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и все более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

С управленческой тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определенные юридические последствия.

Исторически одной из первых была востребована функция учета, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учете населения, земли, урожая, скота и т.п. Выполняющие функцию учета документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит свое выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, политических деятелей и т.д.

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребнсть в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоев и групп населения.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функция закрепления, передачи, сохранения информации, культурная, исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетенными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на

Функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая)

Функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причем с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счете некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

По статье А.Г. Тартаковский «Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения»:

Социальные функции источников следует рассматривать как способность служить для удовлетворения какой-либо потребности человека. Иными словами – чем был источник в реальной исторической жизни, какую роль он играл в системе общественных отношений, каково было его назначение в социальной практике – в ответах на эти вопросы и раскрывается функциональная природа источника. «Обслуживание» тем или иным источником социальной деятельности определенного типа и есть его социальная функция.

Из многообразия дифференцированных и исторически конкретных типов социальной деятельности складывается совокупность общественных отношений той или иной эпохи. Любой исторической эпохе свойственна специфическая, вытекающая из присущей ей структуры общественных отношений система социальных функций источников.

В ходе исторического развития, сопровождающемся преобразованиями материальной и духовной жизни, обновляется «номенклатура» социальных функций источников – одни из них, обслуживающие стабильные для разных эпох потребности социальной практики, сохраняются, но трансформируются, другие угасают совсем, наконец, для удовлетворения изменившихся общественных потребностей и обслуживания новых типов социальной деятельности появляются и совершенно новые разряды источников со своими особыми социальными функциями. Так, в России 18-перой пол. 19 в., в эпоху перехода к буржуазному строю, по мере развития товарно-денежных, а затем капиталистических отношений, упрочения абсолютистского государства с его всепроникающим бюрократическим аппаратом все возрастающего проявления общественно-политических интересов, роста национального самосознания, просвещения, книгопечатания, научных знаний и т.д. – т.е. по мере становления во всех сферах жизни новы типов социальной деятельности складываются и соответствующие группы источников. По своим масштабам и значению они не имели ранее прецедентов в историческом развитии страны. Речь идет об огромном массиве делопроизводственной документации, о массовых статистических источниках, периодической печати, множестве мемуарно-эпистолярных памятников. Именно эти крупнейшие группы источников, в которых реализовывались новые, более усложненные системы социальных функций, представляются наиболее характерными для общего состояния источников данной эпохи сравнительно с предшествовавшей.

В сложном процессе социального функционирования источника следует выделить первичную функцию, обусловленную той общественно-практической целью, ради достижения которой он был создан. В каждом конкретном случае в его целевом назначении как бы материализуется его первичная социальная функция.

Однако не только ею определяется место источника в общественной жизни. Функция источника на практике оказывается шире или уже той, которая предназначалась ему составителем, источник нередко используется в обстановке, не тождественной условиям его возникновения с тем или иным отклонением от первоначальной цели автора. В своем последующем и часто очень длительном бытовании источник может быть использован различными социально-политическими силами и отдельными лицами с иной целевой установкой, нежели, та, что предназначалась при его возникновении, потому он играет в общественной жизни роль, отличающуюся от первоначальной, выполняя тем самым некие функции вторичного порядка, которые в дальнейшем могут не раз меняться и множиться.

Сама возможность многократного использования источника в ходе исторического развития в целях, отличающихся от первоначально заданных, объективно предопределена его информационной неисчерпаемостью, что, в свою очередь, проистекает из многообразия непосредственных и опосредованных связей источника с породившей его средой. Даже отдельно взятый источник представляет собой сложную информационную структуру, где лежащие на поверхности «намеренно», сознательно, «открыто» выраженные слои, как правило, «введенные» в источник для осуществления его первичной функции, переплетаются с ненамеренными, «скрытыми». Именно эта «скрытая» информация, актуальность которой проявляется в соприкосновении со все обновляющимися условиями жизни общества, и реализуется при последующем употреблении источника в новых практических целях, в его вторичных функциях.

Например, хорошо известны многократные случаи обращения московской великокняжеской власти при Иване III в целях проводившейся его объединительной политики к договорным и духовным грамотам 14 в. Составленные для фиксации частных феодальных прав и привилегий, они приобрели в последние десятилетия 15 в. актуальное значение в преодолении сепаратизма удельных князей и обосновании территориальных притязаний великого князя.

Проблема социальных функций имеет первостепенное значение для понимания природы «видов» источников.

Многолетняя практика исторической науки выработала понятие о «виде» как об исторически складывающейся и относительно однородной совокупности источников, объединенных целевым назначением и обладающих рядом общих признаков. Таким образом, принадлежность источников к тому или иному виду вызвана общностью их функций, а это проистекает в конечном счете из «обслуживания» ими одного и того же типа социальной деятельности. Представление о том, что виды документальных источников различаются по характеру деятельности создавших их учреждений, по их реальным общественным функциям, принято и в практике современного архивоведения, где данное положение применяется в качестве важнейшего принципа экспертизы ценности документов при комплектовании ими госархивов. Если исходить из воплощения в документе определенного управленческого акта, то вид документа обусловливается его функцией в процессе управленческой деятельности, и функция эта по отношению к виду всегда является первичной.

Многократное, долговременно повторяющееся воспроизведение определенных типов социальной деятельности постепенно закрепляет, «отрабатывает» устойчивую общность признаков, в которых реализуются данные типы деятельности, - таков механизм складывания видов.

Таким образом, социальные функции источников следует рассматривать как их коренной видообразующий фактор. Именно социальными функциями детерминированы отличительные признаки источников определенного вида – принципы построения содержания, отбор и целенаправленность отбора фиксируемой информации, существенные элементы «внешней» и «внутренней» формы и т.д., т.е. то, что главным образом и составляет свойственную данному виду систему отражения исторической действительности.

Под углом зрения социальных функций источников могут быть уточнены и принципы изучения закономерностей эволюции их видов – от зарождения до полного угасания, трансформации в пределах истории вида, мены одних видов другими и т.д. Поскольку решающим в образовании видов источников мы полагаем первичные функции, в которых и фокусируется социально-историческая обусловленность видов, то, очевидно, наблюдения за тем, как по ходу времени менялись первичные функции, а точнее – какие изменения претерпевала на уровне вида целевая установка источников, и должны быть положены в основу изучения закономерностей эволюции видов.

Таким образом, разным видам источников соответствуют различные социальные функции; близкие по своему характеру виды порождаются сходными функциями; одна и та же социальная функция может быть реализована в ряде родственных видов и их разновидностях и вместе с тем в каком-либо источнике воплощается несколько функций.

Полифункциональность присуща источникам изначально, поскольку в реальной исторической жизни разные типы социальной деятельности теснейшим образом взаимосвязаны, в силу чего уже в момент возникновения источника в нем совмещается несколько функций одновременно.

Особенно это характерно для источников средневековья, которым ввиду расчлененности отдельных сфер духовно-практической деятельности, полифункциональность была свойственна органически. Одни и те же памятники несли в себе, по образному выражению Ю.М.Лотмана целые «пучки функций» юридического, церковно-богослужебного, государственно-политического, историко-познавательного, эстетического, нравственного характера.

С переходом к капитализму, усложнением структуры общественных отношений и дифференциацией социальных связей обнаруживается тенденция к утрате универсального характера социальных функций – к их обособлению, обслуживанию источниками все более специализированных сфер социальной деятельности. Но и тогда определенные категории источников продолжают сохранять черты полифункциональности.

Совмещение разных функций в пределах одного источника не меняет его принадлежности к определенному виду, поскольку отчетливо выявляется какая-то основная функция, подчиняющая себе остальные, побочные, которые даже усиливают ее действие. Причем изолированное рассмотрении источника в аспекте только одной из ряд присущих ему функций искажает представление о его реальной историко-культурной роли в жизни общества. Так, в эпоху средневековья, в условиях господства религиозного сознания для того, чтобы икона могла восприниматься как религиозный текст и выполнить эту свою социальную функцию, она должна еще быть и произведением искусства. Точно также журнальная статья о животрепещущих событиях современности или агитационное издание возымеют на читательскую аудиторию более впечаляющее воздействие, чем более художественно-образная форма им придана, т.е. ведущая публицистическая функция усиливается здесь сопутствующей эстетической.

Социальное функционирование многих видов источников даже в его первичной фазе бывает очень длительным в соответствии с долговременным существованием тех социальных слоев и политических институтов, которые они обслуживают.

Совсем нередки, однако, и такие ситуации, когда между тем, как источники полностью исчерпали свои социальные функции, и моментом их включения в поле зрения исторической науки проходят довольно значительные по временной протяженности безфункциональные стадии их существования.

Передача документов в архив диктуется не только историко-культурными интересами и вовсе не всегда означает, что они утратили свои социальные функции в общественной жизни, - наоборот, само стремление сохранить определенные категории официально-государственных или личных бумаг, атмосфера секретности, которой они окружены, свидетельствуют часто о том, что их функциональные потенции, причем не только вторичного, но и первичного характера, еще не исчерпаны.