Билет № 75. Современное состояние и тенденции развития системы научно-справочного аппарата к документам аф рф.

Система НСА – комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных ИАС, создаваемых на единых научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и документальной информации в пределах архивного фонда, архива, АФ РФ в целом, в целях эффективного использования.

Основные принципы построения системы НСА:

1) Взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях.

2) Неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников (более эффективный поиск).

3) Преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов. Важен для организации поисковой работы. К созданию всех типов справочников применяются единые требования и методы.

Признаки системы НСА: вторичное явление по отношению к документам ГАФ; по составу и структуре развивающаяся система; иерархическая система, подсистемы располагаются многоступенчато в организационном и функциональном отношениях; зависит от среды, он взаимодействия с другими системами.

Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный уровень основан на функциональном различии справочников: справочники по учету; справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к комплексам архивных документов: АФ РФ в целом, сети архивов, архиву, фонду, делу или отдельному документу.

Наиболее распространенные справочники к архивным документам:

АФ РФ: Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ; «Государственные архивы СССР» 1989 г., «Документы ГАФ СССС в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах» 1991 г., «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР» указатель, 1-2 т. 1963 г., 3т. 1980 г.

Отдельного региона: фондовый каталог субъекта РФ или муниципального образования; путеводитель «Центральные архивы Москвы» вып.1-3 1999 г., вып.4 2000 г.

Архив: путеводитель или краткий справочник, книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, каталоги, тематические обзоры, указатели, паспорт архива.

Фонд: лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели.

Отдельное дело или документ: тематические путеводители, каталоги, указатели, тематические и фондовые обзоры, внутренняя опись дела, аннотация, заверительная надпись.

В результате классификации справочников по уровням документов они получили названия: межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей); внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Тенденции развития НС:. Создание и усовершенствование НСА происходит дифференцированно – по-разному к фондам различной информативности.

1)Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2)Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив – фонд – дело – документ – это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3)Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.

4)Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

5) Удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы.

6)Ориентироваться в основном на тематический поиск информации

7)Быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации.

8)Иметь единую методику составления всех типов и видов справочников.

9) Разработать долгосрочную стратегию системного развития НСА на базе автоматизированных архивных технологий, включая разработку перспективной модели НСА с выделением ее основных элементов построения модели по модульному принципу, определение базовых параметров системы НСА.

10) Обеспечить внедрение стандартизированных форматов описания архивной документной информации при создании системы НСА в архивах всех уровней и рангов, хранящих документы Архивного фонда РФ.

11) Выработать общую политику включения информационных ресурсов Архивного фонда РФ в глобальные информационные сети при условии обеспечения информационной безопасности этих ресурсов.