Билет № 73. Проблема комплектования архивов документами в 1990-2000 г

Необходимо развитие и совершенствование архивного законодательства – уточнение ответственности учреждений за сохранность документов государственной части АФ на ведомственном хранении, в том числе в случае приватизации предприятий. Не решены вопросы совместного ведения архивного дела РФ и субъектов Федерации – в комплектовании федеральных и местных архивов научно-технической, кинофотодокументацией. Появление в правовых актах федерального уровня норм, противоречащих архивному законодательству – в Законе РФ «Об обязательном экземпляре» 1994 г. не предусмотрена передача экз. аудиовизуальной продукции в состав АФ России. Положение о Гостелерадиофонде России 1995 г. предоставляет право постоянного хранения докум., что противоречит архивному законодательству.

На изменение состава источников комплектования влияют факторы:

1)Появление в регионах архивного законодательства, формирование АФ субъектов Федерации. Иногда отсутствует понятие «Архивных фонд Российской Федерации», а запрет на вывоз документов за пределы субъектов Федерации распространен и на документы Федеральной собственности;

2)Появление новых видов организаций, и негосударственных. На их хранении находятся документы государственной части АФ России, т.к. они созданы на базе государственных предприятий – необходимо продолжать взаимоотношения на договорной основе. Актуален вопрос о правопреемстве в хранении документов бывших государственных предприятий. Не допускать уничтожения или приватизации документов. В 1996 г. вышло справочное пособие «Управленческие документы достоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций», содержит примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций.

3)Изменение системы управления, исчезновение отраслевой вертикали управления, определявшей сверху донизу состав документов и документационные связи. Отсюда – возрастание роли документов в каждом звене управления и роли низовых организаций;

4) Превращение многих городских и районных архивов из архивов с переменным составом документов в архивы с постоянных составом, что влечен за собой пересмотр основных принципов их комплектования;

5)Организационная и экономическая нестабильность ряда организаций, обусловливающая ошибки при их включении в списки.

Резкое сокращение выборочного приема вообще и особенно повидового, переход многих организаций из выборки в категорию полного приема.

Особенности комплектования в нынешний период:

1) Прием в госархивы документов от новых коммерческих структур в случае ликвидации организации. В дальнейшем – в соответствии со сроками, установленными договорами.

2)Усиление внимания к документам, отражающим неофициальную историю, общественную жизнь, судьбу конкретного человека. В этом играют немалую роль специализированные архивы: центры хранения современной документации, архивы общественных движений и т.д.

Продолжается прием документов личного происхождения. Проблемы финансирования – владельцы личных фондов отказываются передавать документы безвозмездно.

Проблемы работы со специальной документацией (научно-техническая, кино-, фоно-, фотодокументация, материалы, создаваемые средствами вычислительной техники - специфика образования, нетрадиционные носители информации, специальный режим хранения и использования.

В 1995 г. правительственные постановление от 9 июня «О создании РГАНТД» и поручение от 8 сентября о совершенствовании организации отбора и передачи в госархивы НТД - позволило активизировать работу с НТД. Уточнить источники комплектования между филиалом РГАНТД в Самаре и субъектами Федерации, упорядочить передачу в госархивы НТД, относящейся к государственной части АФ, но хранящейся в негосударственных структурах. Подготовлено «Положение о порядке хранения и использования документов в приватизированных учреждениях, организациях и предприятиях научно-технического профиля». Затрудняет работу с НТД уровень статистики о документах, хранящихся в ведомствах – он не соответствует реальному положению дел.

Кино-, фото-, фонодокументация оказалась в большей степени под влиянием негативных факторов нынешнего периода. Даже в государственных организациях (телерадиостудиях, редакциях газет и т.д.) отсутствует КФФД, относящаяся к государственной части АФ России, т.к. специфика создания этой документации, позволила распространить на нее право личной собственности; почти все эти документы не были внесены в учетные формы, утвержденные ЭПК. Часты случаи ликвидации этой документации из-за финансовых проблем и слабой материально-технической базой местных госархивов (7 субъектов Федерации принимают кинодокументы и 11 – фоно-). Особое значение имеет установление договорных отношений как с юридическими, так и с соответствующими физическими лицами. Возможно ли планомерное пополнение госархивов кино- и видеопродукцией по всем важным направлениям жизни региона или нужно перейти к «эпизодическому», «коллекционному» комплектованию по отдельным тематическим направлениям.

Большого внимания требует работа с документами на машинных носителях. В ряде архивов выявляются и ставятся на учет БД, предположительно отнесенные к составу АФ России. Важно изучение практического опыта ряда архивов. Требуется серьезное осмысление накопленного опыта.