Часть II. Решение задачи средствами ms Access

Создаем базу данных

1. Вызываем Microsoft Access:

• Нажимаем кнопку Пуск;

• Выделяем команду Программы;

• Выбираем Microsoft Access;

• Нажимаем клавишу Enter.

2. Сформируйте файл новой базы данных:

• раскройте вкладку Новая база данных в разделе создание диалогового окна Создание файла: появляется диалоговое окно Файл новой базы данных;

• Раскройте вкладку Новая база данных в разделе Создание диалогового окна Создание файла – появляется диалоговое окно Файл новой базы данных;

• Присвойте файлу имя Ведомость по зарплате.

3. Создаем форму таблицы «Справочник цехов», «Справочник участков», «Справочник профессий».

Раскрываем вкладку «Новая база данных» и создадим таблицы в режиме конструктора. Каждая таблица имеет ключевое поле, т.е. уникальное поле, по которому идентифицируется запись.

Рис.1. Создание таблицы «Справочник цехов»

По окончании создания таблицы присвоим ей имя Справочник цехов и зададим ключевое поле. Аналогично создадим все остальные справочные таблицы:

Рис.2. Создание таблицы «Справочник участков»

Рис.3. Создание таблицы «Справочник профессий»

Создаем форму таблиц «Ведомость о заработной плате»:

Рис.3. Создание таблицы «Ведомость о заработной плате»

По окончании создания таблицы присвоим ей имя Ведомость о заработной платы.

Выбираем поле Код цеха в таблице Ведомость, перейдем на вкладку Подстановка, установим источник строк – справочник цехов.

Рис.4. Подстановка источника строк

Аналогично заполняем свойства поля Код участка, Код профессии.

3. Вводим входные данные в таблицы Ведомость о заработной плате, Справочник цехов, Справочник участков, Справочник профессий;

• Выделите наименование таблицы Справочник цехов и нажмите открыть в меню диалогового окна – появляется форма таблицы Справочник цехов;

• Вводим входные данные по каждой строке таблицы (Рис.5)

Рис. 5 Таблица Справочник цехов с данными

• Аналогично заносим данные в таблицы Справочник участков, Справочник профессий, Ведомость о заработной плате:

Рис. 6 Таблица Справочник участков с данными

Рис. 7 Таблица Справочник профессий с данными

• на рисунке 8 видно, что в столбцах Код цеха, Код участка, Код профессии выбираются автоматически из ранее заведенных справочников, остальные данные вводятся вручную;

Рис. 8 Таблица Выбор данных автоматически из списков.

Рис. 9 Таблица Ведомость о заработной плате с данными.

4. Организуем взаимосвязи между таблицами Ведомость о заработной плате, Справочник профессий, Справочник участков, Справочник цехов;

• Закрываем все таблицы.

• Выбираем меню Работа с базами данных – Схема данных.

• Выбираем меню Связи – Добавить таблицу (рис.10).

Рис. 10 Добавление таблиц

• Щелкаем по необходимой таблице, а затем по кнопке Добавить. Когда все таблицы будут добавлены щелкаем по кнопке Закрыть (рис.11).

Рис. 11 Результат выбора.

• Выбираем таблицы, которые хотели связать.

• Помещаем курсор мыши на поле Код профессии таблицы Справочник профессий и нажимаем левую кнопку мыши. Удерживая нажатой кнопку мыши перемещаем указатель на поле Код профессии таблицы Ведомость.

• Устанавливаем флажок Обеспечение целостности данных;

• Проверим тип отношения Один-ко-многим;

• Нажимаем на кнопку Создать (рис.12)

Рис. 12 Процесс формирования связей между таблицами.

Рис. 13 Организация взаимосвязи между таблицами.

5. Создаем запрос, позволяющий расшифровать коды и вычислить сумму заработной платы. Для этого:

• Переходим во вкладку Создание и выбираем Конструктор запросов;

• Добавляем таблицы, необходимые для выполнения запроса (рис.14);

Рис. 14 Добавление таблиц для формирования запроса.

• Сформируем запрос.

Рис.15. Макет сформированного запроса

• Нажимаем кнопку Закрыть – в результате появляется диалоговое окно с вопросом;

• Нажимаем кнопку Да на вопрос Сохранить изменения макета? – появляется диалоговое окно Сохранение;

• Введите в поле Имя запроса диалогового окна Сохранение имя таблицы Ведомость с учетом данных справочников;

Выдача отчета Ведомость с учетом данных справочников.

• Нажимаем кнопку Закрыть в таблице Ведомость с учетом данных справочников – происходит возврат к диалоговому окну с именем файла Сведения о поставке материалов и указанием в объекте Запросы имени сформированной таблицы Ведомость с учетом данных справочников;

Рис.16 Ведомость с учетом данных справочников.