Контрольные вопросы

1. В чем заключается назначение формы?

2. В чем отличие формы от запроса?

3. Какие возможности создания форм вам известны?

4. Какие возможности предоставляет Конструктор форм?

5. Какие виды форм вам известны?

Лабораторная работа № 4 Создание и печать отчетов

Цель лабораторной работы: закрепление теоретических знаний, полученных при изучении разделов курса, посвященных рассмотрению созданию отчетов в СУБД.

Задание для самостоятельной работы: изучить краткие теоретические сведения.

Краткие теоретические сведения

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы MS Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм, хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков. Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов, идентичной той, что используется в режиме «Конструктора форм». Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. MS Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный. Чтобы создать автоотчет, необходимо: на панели объектов окна «База данных» щелкнуть по ярлыку «Отчеты» и нажать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый отчет»; в списке диалогового окна «Новый отчет» выделить один из элементов: «Автоотчет: в столбец» или «Автоотчет: ленточный».

Порядок выполнения работы

1. Используя разработанную и заполненную базу данных из лабораторной работы №1 спроектировать следующие отчеты на основе имеющихся таблиц.

2. Создать отчет по таблице Т_Студенты и отредактировать его. Задать уровень группировки по полю Код_гр. Указать порядок сортировки записей по полю Фамилия. Выбрать стиль оформления отчета. На последнем шаге указать имя отчета. Просмотреть отчет на экране, анализируя его содержимое.

3. Создать отчет по базовому запросу к таблицам Т_Студенты и Т_Успеваемость. Указать порядок сортировки записей по полю Ср_балл. Выбрать стиль оформления отчета. На последнем шаге указать имя отчета. Просмотреть отчет на экране, анализируя его содержимое. Добавить в область заголовка любой графический рисунок.

4. Создать подчиненный отчет по таблице по таблице Т_Занятия.

5. С помощью мастера Диаграмм построить диаграмму Microsoft Graph по таблице Т_Студенты:

– на первом шаге из доступных полей выбираем поля для диаграммы (Фамилия, Ср_балл);

– на 2-м шаге выбираем тип диаграммы;

– на 3-м шаге выбираем тип отображения данных на диаграмме: для осей выбираем поле Фамилия, для данных – поле Ср_балл;

– на 4-м шаге сохраняем диаграмму с именем Ср_балл студентов;

– в режиме Конструктора можно редактировать диаграмму двойным щелчком по любой области.

6. Создать ленточный автоотчет по таблице Т_Успеваемость и сохранить его с именем Успеваемость.