Электронные документы информационных систем. Электронизация документирования и документооборота.

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. по­следовательности прохождения документа от момента выполне­ния первой записи до сдачи его в архив. Документооборот вы­является на стадии обследования объекта. Лю­бая задача обрабатывается на основании опреде­ленного количества первичных документов, проходящих раз­личные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях эконо­мического объекта. В его составлении могут участвовать раз­личные исполнители многих подразделений. Этим и объясняет­ся сложность документооборота. Обычно здесь преобладают ручной способ формирования документа, низкая степень меха­низации и автоматизации при его составлении. Зачастую появ­ляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование рекви­зитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информа­ция, и лишь 10% – это документы, приспособленные для даль­нейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о не­обходимости организации на предприятиях социально-культурного сервиса и туризма электронного документооборота. Критериями выбора систе­мы автоматизации документооборота являются масштабы предпри­ятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или от­сутствие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом докумен­тооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут ис­пользовать для автоматизации документооборота достаточно ши­роко распространенные и удобные, текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом. При выборе системы следует учитывать такие критерии: интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость ос­воения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа.

Особое внимание оптимальной организации документооборота должны уделять предприятия с очень большим объемом докумен­тов, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота специалистами самого предприятия или по индивидуальному заказу специализирующейся фирме. Лю­бая система должна пройти специальную сертификацию и тестиро­вание, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документо­оборотом.

При использовании вычислительных сетей происходят значи­тельные изменения и в документообороте. Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значитель­но повышает эффективность операций.

Периферийные устройства персонального компьютера. Устройства ввода. Устройства вывода. Принтеры, Плоттеры. Модемы. Сетевые устройства.

Общие сведения о периферийных устройствах

Различные типы периферийных устройств, подключаемых к компьютерной системе, играют важную роль в ее работе. Они в значительной степени определяют возможности использования компьютеров и их технические характеристики. Широкий ассортимент выпускаемых периферийных устройств позволяет выбирать те из них, с которыми компьютеры используются наиболее эффективно в различных областях деятельности.

В зависимости от функций, выполняемых компьютерной системой, периферийные устройства могут подразделяться на две основные группы. К первой относятся те периферийные устройства, наличие которых абсолютно необходимо для функционирования компьютерной системы. Их обычно называют системными периферийными устройствами. К этой группе относятся монитор, клавиатура, накопитель на гибком магнитном диске (НГМД), накопитель на жестком магнитном диске (НЖМД).

Ко второй группе периферийных устройств относятся: плоттер, принтер, модем, сканер, аудиоплата, мышь или трекбол, коммуникационные адаптеры и другие. Они предоставляют компьютеру дополнительные возможности. Однако наличие их в его конфигурации определяется конкретной областью деятельности. В связи с этим данная группа носит название дополнительных периферийных устройств.

Многие периферийные устройства подсоединяются к компьютеру через специальные гнезда (разъемы),находящиеся обычно на задней стенке системного блока компьютера.

В настоящее время разрабатываются все более новые и совершенные периферийные устройства.

Устройства вывода

Принтеры

Все модели принтеров принято классифицировать по семи основным признакам (рисунок 1):

• принципу действия;

• формированию текста;

• формирования символа;

• способу печати;

• цветности;

• формату бумаги;

• б ыстродействию.

Рисунок 1 – Классификация печатающих устройств

Существует несколько тысяч моделей принтеров, которые могут использоваться с ПК. Как правило, применяются принтеры следующих типов: матричные, струйные и лазерные, однако встречаются и другие (светодиодные, термопринтеры).

Плоттер

Графопостроитель (плоттер) – устройство для вывода графической информации на бумагу. Для обслуживания плоттеров используется специальное программное обеспечение, с помощью которого можно с высокой скоростью чертить графические изображения различного формата.

Графопостроители – это механические устройства, в которых закреплено специальное перо. Чтобы нарисовать график или символ, перо передвигается по бумаге. Перо (практически оно представляет собой скорее ручку) может быть заполнено цветной пастой или чернилами. Многоперьевые графопостроители могут по команде менять рисующее перо, что позволяет выполнять многоцветные изображения.

Плоттеры бывают нескольких типов. В устройствах первого типа бумага или пленка неподвижно закреплена на плоской поверхности, а перо может перемещаться в двух измерениях. Графопостроители второго типа устроены так, что перо движется в одном измерении, но перемещается и бумага. Плоттеры бывают барабанного типа, то есть они работают с рулоном бумаги.