Модуль 6. Организационная структура службы управления персоналом
Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Она отражает сложившееся разделение прав, полномочий, ролей и видов деятельности персонала и объединение их в рамках подразделений различных уровней управления.
Организационная структура системы управления персоналом является основой организационной структуры управления предприятия.
Специальные подразделения, занимающиеся проблемами персонала, возникли в 20 - 30-х гг. прошлого века. Они выполняли работу, связанную с ведением документов, разбором конфликтов, присутствием в судах. Их функции были вспомогательными, а все основные решения по кадрам принимались руководством предприятия.
Сегодня в силу возросшей важности и многопрофильности работы прежние кадровые службы преобразовываются в службы управления персоналом или человеческими ресурсами.
Службы управления персоналом являются функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью персонала, а лишь помогают руководству предприятия и подразделений решать вопросы о приеме на работу, увольнениях, перемещениях, повышении квалификации и т.д. Поэтому на практике важно оптимальное сочетание прав линейных руководителей и специалистов по персоналу.
В настоящее время произошли существенные изменения в деятельности кадровых служб:
-
переход от подбора и расстановки кадров к участию в формировании стратегии бизнеса и организационных изменений;
-
оказание помощи линейному руководству;
-
профессионализация сферы управления персоналом и сокращение в ней роли технических исполнителей;
-
участие в формировании и реализации политики социального партнерства;
-
работа по всестороннему развитию персонала.
Во многих случаях на крупных предприятиях службы управления персоналом возглавляют руководители, занимающие вторые места в управленческой иерархии, либо директор по управлению персоналом (HR-директор). Функции HR-директора в современных условиях значительно отличаются от привычных функций начальника отдела кадров, т.е. он входит в руководство предприятия (совет директоров, правление и т.д.) и участвует в разработке планов развития предприятия, вносит предложения по оптимизации его организационной структуры предприятия, дает оценку действиям руководства предприятия с точки зрения службы по управлению персоналом.
Словосочетание «директор по управлению персоналом» или «HR-директор» появилось в лексиконе российских управленцев в начале 90-х гг. XX в., после появления на нашем рынке большого количества западных компаний.
Менеджер по персоналу выступает в роли защитника интересов работников; советника по проблемам отношений между работниками; координатора взаимодействия персонала, профсоюзов и администрации.
Как и другие подразделения, служба по управлению персоналом имеет собственную иерархию должностей, являющуюся составной частью общеорганизационной структуры.
Рассмотрим основные направления деятельности службы управления персоналом предприятия исходя из представленной структуры.
1. Отдел планирования трудовых ресурсов:
-
определение потребностей в кадрах на определенный промежуток времени;
-
оценка будущих потребностей в рабочей силе;
-
оценка предложения рабочей силы на основе анализа текущих ресурсов с учетом потерь за счет текучести кадров;
-
разработка плана действий по предотвращению прогнозной нехватки или избытка рабочей силы.
2. Отдел кадров:
-
организация набора и отбора персонала;
-
ввод в должность новых работников;
-
организация прохождения службы и планирование карьеры;
-
проведение профессиональной ориентации;
-
проведение оценки деятельности;
-
собеседование с увольняемыми.
3. Отдел организации заработной платы:
-
анализ должностных обязанностей;
-
классификация работ и их тарификация;
-
разработка системы оплаты труда и премирования;
-
пересмотр тарифных ставок и индивидуальной оплаты.
4. Отдел профессионального обучения, переподготовки и повышения квалификации:
-
организует и контролирует производственное обучение, включающее инструктаж работников;
-
формирует учебные материалы;
-
заключает договоры на подготовку работников с учебными заведениями;
-
ведет учет и статистику по программам обучения.
5. Отдел трудовых отношений:
-
участвует в разработке коллективных соглашений;
-
проводит работу по жалобам и разбору споров;
-
содействует развитию связей и отношений между администрацией и работниками.
6. Отдел исследований по персоналу:
-
проводит изучение вопросов кадровой политики и трудовых отношений;
-
обследует состояние морально-психологического климата на предприятии;
-
разрабатывает правила, процедуры кадровой работы, а также формы документооборота;
-
готовит справочные материалы.
7. Отдел социального развития:
-
создает социальную инфраструктуру предприятия: коллективное добровольное страхование; предоставление социальных льгот; пенсионное обеспечение; выплату компенсаций при увольнениях; организацию питания и отдыха работников.
8. Отдел безопасности труда и медицинской помощи:
-
разрабатывает стандарты безопасности;
-
осуществляет экспертизу товаров, оборудования на соответствие стандартам безопасности;
-
проводит расследование несчастных случаев;
-
оказывает медицинскую помощь, консультирование;
-
информирует персонал в области безопасности труда.
В зависимости от размеров предприятия и численности работающих структура кадровой службы может существенно различаться. Так, например, может отсутствовать отдел профессионального обучения и переподготовки; отдел исследований по персоналу, если для предприятия нецелесообразно иметь в штате соответствующих специалистов. Работу по этим направлениям можно проводить, привлекая внешних консультантов на договорной основе.
Численность сотрудников службы по управлению персоналом зависит от множества факторов: размера предприятия, вида его деятельности, специфики стоящих перед ним задач, ценностей и традиций, финансового состояния, стадии развития. Цифра колеблется по результатам различных исследований от 30 до 2000 человек на одного сотрудника службы управления персоналом. В среднем на одного специалиста приходится 200 работников предприятия. Например, в США один специалист по управлению персоналом приходится на 115 работников организации, в Японии — на 38 человек.
Количество сотрудников по управлению персоналом (человек), необходимых для выполнения работ по управлению персоналом, можно рассчитать по следующей формуле:
где Ч — численность сотрудников службы управления персоналом;
Т1 — суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым
нормам за год (квартал);
К2 — численность персонала предприятия;
Фn — фонд оплаты труда.
Для успешного выполнения своих должностных обязанностей специалистам по управлению персоналом необходимо:
1) наличие профессиональных знаний в области управления персоналом, приобретаемых в процессе практической работы и обучения;
2) понимание специфики деятельности предприятия (сферы деятельности предприятия);
3) лидерство и умение управлять.
Для эффективной работы служб управления персоналом необходимо также методическое, ресурсное, организационное, информационное и правовое обеспечение.
Методическое обеспечение содержит все теоретические, методические подходы и практические традиции осуществления персоналом предприятия своей трудовой деятельности, изложенные в соответствующих нормативно-методических документах предприятия.
Ресурсное обеспечение нацелено на своевременное обеспечение сотрудников предприятия всеми материальными ресурсами, необходимыми для осуществления ими трудовой деятельности.
Организационное обеспечение предполагает наличие организационно-технологической структуры предприятия и взаимосвязей между его должностными лицами и структурными подразделениями, максимально способствующих достижению его целей.
Информационное обеспечение управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей на предприятии. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, технико-экономическую информацию и системы документации. Для реализации информационного обеспечения создаются и разрабатываются компьютерные программы для совместного пользования.
Правовое обеспечение заключается в составлении и оформлении кадровой документации в соответствии с законодательными и подзаконными актами, а также нормативно-методическими документами.