Мемориально-ордерная форма учета

Мемориально-ордерная форма учета является самой трудоемкой и малоэффективной, однако она сохраняется на небольших предприятиях, работающих, как правило, в сфере реализации товаров и имеющих незначительное число документов. В основе этой формы лежит мемориальный ордер (лист бумаги, на который наносится штамп со словами «Записать, дебет, кредит, сумма, дата»), где хронологически регистрируется каждый документ без группировки по видам хозяйственных фактов и независимо от корреспонденции счетов. К мемориальному ордеру прилагаются документы, на основании которых он составлен.

Заполненные мемориальные ордера в хронологическом порядке записываются в регистрационный журнал и нумеруются по порядку. Итог оборотов регистрационного журнала сверяется с итогом оборотной ведомости синтетического бухгалтерского учета. Данные мемориальных ордеров переносятся в Главную книгу, а из нее — в оборотную ведомость по синтетическим счетам. Эта ведомость называется шахматной, по ее данным составляется бухгалтерский баланс.

Одновременно с записями синтетического учета на карточках ве­дется аналитический учет, его итоги обобщаются в оборотных ведомостях, которые сверяются с данными оборотной ведомости синтетического учета. Схема мемориально-ордерной формы учета представлена на рис. 5.2.

Д окумент (первичный, сводный)

К арточка аналитического учета

М емориальный ордер

Накопительные и группировочные ведомости

Кассовая книга

	Оборотная ведомость аналитического учета			Р егистрационный журнал

Г лавная книга

О боротная ведомость

Баланс

Рис.5.2. Схема мемориально-ордерной формы учета

Мемориально-ордерная форма отличается обилием мемориальных ордеров, многократным дублированием учетных записей, большой трудоемкостью.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Из форм бухгалтерского учета, ориентированных на ручной труд, наиболее эффективной является журнально-ордерная (рис. 5.3). Она имеет бесспорные преимущества: позволяет существенно сократить количество учетных записей; каждому участку учета соответствуют определенные учетные регистры; записи аналитического и синтетического учета объединяются в одном учетном регистре; в одном журнале-ордере могут проводиться записи по нескольким синтетическим счетам.

Регистрами журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются: журналы-ордера, накопительные ведомости, разработочные таблицы. Учетные регистры построены так, что по их итоговым данным без дополнительных выборок формируются необходимые отчетные показатели. Большинство показателей получают из соответствующих итоговых таблиц, имеющихся в журналах-ордерах, путем сложения итогов. Порядок записей в регистры журнально-ордерной формы бухгалтерского учета представляет собой систему, пронизанную приемами взаимоконтроля записываемых сумм. Для нее характерны следующие отличительные особенности:

• в основу построения журналов и накопительных ведомостей положена кредитовая накопительная запись; записи на счетах синтетического учета регистрируются поданным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетом счетов. Исходя из этого принципа, записи по кредиту каждого синтетического счета фиксируются полностью в одном из журналов-ордеров, а дебетовые обороты в счетах учитываются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту соответствующих счетов;

• однородные хозяйственные факты группируются как на основании накопительных документов, так и путем регистрации их в накопительных и группировочных ведомостях;

• записи на счетах синтетического бухгалтерского учета производятся, как правило, на основании предварительно обобщенных однородных документов. Аналитический учет предшествует синтетическому, в результате чего они нередко совмещаются. Совмещение заключается в том, что при записи в регистры в разрезе синтетических счетов одновременно в самих регистрах или в листках-расшифровках записываемые суммы расчленяются по позициям аналитического учета;

• записи и бухгалтерские проводки осуществляются в типовых регистрах, предназначенных для конкретных отраслей экономики;

• итоговые данные журналов-ордеров (кредитовые обороты по счетам) переносятся в Главную книгу, затем в ней отражаются обороты по дебету каждого счета. По данным Главной книги составляется баланс.

Типовые регистры журнально-ордерной формы утверждены для отдельных отраслей: промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, снабженческо-сбытовая деятельность. В регистрах бухгалтерского учета приводится типовая корреспонденция счетов, а также предусматривается группировка показателей аналитического учета. Построение регистров в журнально-ордерной форме учета позволяет с меньшими трудовыми затратами осуществлять взаимоконтроль итоговых показателей учета, получаемых в различных регистрах.

Д окумент (первичный или сводный)

Карточки аналитического учета

Н акопительные и группировочные ведомости

Кассовая книга

Журналы-ордера

		Г лавная книга

Баланс

Рис. 5.3. Схема журнально-ордерной формы учета

Данные первичных документов записываются в накопительные ведомости, а при незначительном их количестве — непосредственно в журналы-ордера. Информация, накопленная в ведомостях, переносится в соответствующий журнал-ордер. Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, чтобы в них отражались однородные по экономическому содержанию или взаимосвязанные операции. Некоторые журналы-ордера объединяют несколько синтетических счетов. Сгруппированные учетные данные в журналах, открываемых по кредиту счетов, один раз в месяц переносят в Главную книгу. Записи в журналах-ордерах могут осуществляться по мере поступления документов либо одной суммой за месяц. Поэтому каждый из журналов является одновременно и ордером, т.е. распоряжением о записи итоговых данных учета хозяйственных операций по счетам Главной книги, открываемой на год.

Учетная регистрация сумм по каждому документу, принятому к учету, находит отражение в бухгалтерской проводке, составленной в журнале-ордере. На основании этого можно построить две схемы бухгалтерских записей при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета (рис. 5.4).

1)

Документ

Накопительные и группировочные ведомости

Главная книга

Журналы-ордера

2)

Документ

Журнал-ордер

Главная книга

Рис. 5.4. Схемы записей при журнально-ордерной форме учета

Как правило, записи из документов в журналы-ордера осуществляются в хронологическом порядке по мере поступления документов к бухгалтеру.

Номера записей фиксируются как в самом документе, так и в журнале-ордере. Если документы имеют какую-либо другую нумерацию, порядковая нумерация записей в журнале-ордере указывается дробью. Хранение документов по номерам, установленным при записи в журнал-ордер, облегчает в последующем отыскание нужных документов. Номер документа при таком порядке соответствует номеру строки в журнале-ордере.

На бланках журналов-ордеров, изготовляемых в типографиях, в виде примечания указывается, по каким счетам следует составлять листки-расшифровки.

Листки-расшифроски обычно заполняются в течение месяца, так как в них могут производиться записи путем последовательного их накапливания. По окончании всех записей в журнал-ордер подсчитывается итог листка-расшифровки и производится его передача по назначению.

Правила записи документов в ведомости зависят от построения и назначения ведомостей. В одних ведомостях так же, как и в журналах-ордерах, ведется последовательная регистрация документов по мере их поступления. В этих случаях действуют указанные выше правила нумерации и записей документов. В других ведомостях производится пятидневная, декадная, двухнедельная или месячная одновременная запись данных из предварительно сгруппированных документов ручным или машинным способом.

При журнально-ордерной форме бухгалтерского учета предусматриваются специальные ведомости, из которых последующие записи в журналы-ордера не производятся, а бухгалтерские проводки составляются лишь для контроля. Назначение контрольных ведомостей состоит в том, чтобы получить контрольные итоги для проверки правильности группировки сумм в других ведомостях, составляемых в аналогичном порядке на основании одних и тех же документов. Этот прием приме­няется тогда, когда обрабатывается большое количество документов, работа с которыми в силу их массовости создает возможность возникновения ошибок. К таким документам относятся, например, документы на приход и расход материалов. Документы на приход материалов накапливаются в журнале-ордере № 6 по кредиту расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также в некоторых других регистрах. Документы на расход материалов группируются в ведомостях распределения расхода материалов и затем в журнале-ордере № 10. Для контроля параллельно с журналом-ордером № 10 составляется ведомость ф. № 10 «Учет материалов в денежной оценке». Данные этой ведомости по итогу обеспечивают проверку правильности соответствующих итоговых цифр в журналах-ордерах. Фрагменты журнала-ордера № 6 и ведомости № 10 приведены ниже. При любой машиноориентированной форме учета указанные регистры заменяют машинограммы соответствующего содержания, причем данные ведомости № 10 становятся ненужными.

Во всех случаях, когда имеет место массовость документов, которая усиливает возможность ошибок, целесообразно вести бухгалтерские записи в учетных регистрах так, чтобы на основании одних и тех же исходных данных путем параллельной их обработки можно было получить в разных регистрах сопоставимые итоговые данные для контроля.