Учет численности персонала и отработанного времени

Хозяйствующие субъекты наделены большими правами по вопросам оплаты труда. Они сами устанавливают их формы и системы, нормы, расценки, поощрения и удержания. Законодательство о труде регулирует только минимальный размер оплаты труда.

Для организации учета труда, выработки и заработной платы для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда численность работников распределяется на 2 группы: рабочих и служащих.

Из группы служащих выделяются следующие категории: руководители, специалисты и другие работники, относящиеся к этой группе.

Кроме того, предусмотрено деление работников на промышленно-производственный персонал (ППП) и персонал непромышленной группы – это персонал непромышленных организаций, состоящих на балансе предприятия (д/сады, общежития).

Учетом личного состава работников предприятия занимается отдел кадров.

Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда осуществляется на основе типовых форм первичных документов, заполняемых по месту работы персонала.

К первичным документам, используемым для расчетов по оплате труда, относят:

- приказ о приеме на работу (ф. N Т-1), который является основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников организации, в соответствии с приказом о приеме на работу заполняет на каждого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет.

- личная карточка (ф. N Т-2) заполняется на каждого работника; в ней содержатся общие сведения о работнике (Ф.И.О., дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения. Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработке и з/п. В случае увольнения или перевода на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение 1-2 лет.

- штатное расписание (ф. № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

- приказ о переводе на другую работу (ф. N Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое;

- приказ о предоставлении отпуска (ф. N Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков;

Одновременно с приказом составляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-60).

- Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам представляет собой график отпусков (ф. № Т-7).

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При перенесении срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

- приказ о прекращении трудового договора (контракта) (ф. N Т-8) издается при оформлении увольнения работников. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником;

Одновременно с этим составляют записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-61).

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. N Т-12); табель использования рабочего времени (ф. N Т-13) фиксируют использование рабочего времени всех работающих в данной организации. Табель по ф. № Т-13 используется в условиях автоматизированной обработки данных. Табель ф. № Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе ф. № Т-12, применяются и при заполнении ф. № Т-13. Их составляют табельщики (мастера) по организации в целом или по ее структурным подразделениям и категориям работающих. Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.

Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметка о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вносится в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

Отметки в табеле о неявках на работу или о неполном рабочем дне, работе в сверхурочное время и т.д. делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справок о выполнении государственных или общественных заданий и др.

Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших эти работы. Списки составляются и подписываются начальником структурного подразделения; руководитель сверхурочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой вносятся данные в табель.

Время простоев также может учитываться в табеле. Соответствующие данные вносятся в табель на основании листков о простое, выписанных руководителем структурного подразделения.

- расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости;

- расчетную ведомость (ф. N Т-51) используется при расчете заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для применения в крупных организациях;

- платежную ведомость (ф. N Т-53) применяется для учета выплат заработной платы;

- лицевой счет (ф. N Т-54 и № Т-54а), который на основании первичных документов о приеме на работу на каждого работника заполняет бухгалтер, расшифровывая необходимую информацию: Ф.И.О., цех, отдел организации, категория персонала; табельный номер работника, количество детей (для определения льгот при расчете НДФЛ), дата поступления на работу. Лицевой счет заполняется в течение года; в ней помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.

Для оформления и учета направлений работников в командировки издают приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9). Приказ оформляется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а так же цели, время и места командировок. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, является командировочное удостоверение (ф. № Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Также может выдаваться задание на командировку (ф. № Т-10а).

Время, в течение которого работник должен выполнять трудовые обязанности, называется рабочим. Предельные нормы продолжительности рабочего времени по категориям персонала устанавливаются в законодательном порядке. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Для отдельных категорий работников (учителя, врачи и др.) предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Администрация организации самостоятельно определяет режим рабочего времени: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями или шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем.

Рабочим называется время, в течение которого работник должен выполнять трудовые обязанности. Общее количество рабочих часов в неделю в соответствии с действующим законодательством не должно превышать 40 часов в расчете на 1 работника. Для подростков от 16 до 18 лет продолжительность рабочего дня 6 часов. Для учеников 15-16 лет – 4 часа.

По инициативе работника или администрации может быть установлено неполное рабочее время.

Для отдельных категорий работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени. Режим неполного рабочего времени устанавливается:

- для беременных женщин;

- матерей, имеющих ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида до достижения им возраста 18 лет;

- лиц, осуществляющих уход за больными членами семьи.

В организациях с непрерывным типом производства может устанавливаться особый режим труда (вахтовый метод).

Учет выработки на предприятиях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для этого применяют различные первичные документы – наряды на сдельную работу, ведомости по учету выработки, нормированные задания. Эти документы объединяет то, что независимо от формы они должны содержать информацию о количестве и качестве работы, нормах времени и расценках за единицу работы, суммы заработной платы, шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата, количество нормы часов по выполненной работе.

Нормы труда – это важнейшие показатели, отражающие затраты труда. Они устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.

Законодательством о труде предусмотрены следующие виды норм труда:

- норма выработки – количество продукции, которое работник (группа работников) определенной квалификации должен произвести в единицу рабочего времени;

- норма времени – количество рабочего времени (в часах, минутах), которое должен затратить работник (группа работников) определенной квалификации на производство единицы продукции (работ, услуг);

- норма обслуживания – количество объектов (единиц оборудования, производственных площадей, рабочих мест и т.д.), которые работник (группа работников) должен обслужить в единицу времени (за час, рабочий день, рабочую смену, рабочий месяц);

- норма численности – количество работников соответствующей квалификации для выполнения определенного объема работ (производственной, управленческой функции).

В организациях различных отраслей материального производства применяются различные специфические системы учета использованного времени.