4. Формальная и неформальная коммуникация

Можно выделить еще два вида организационной ком­муникации: формальную, которая одобрена организацией и вызвана ее потребностями, связана с производством и производительностью, со всеми сферами ее деловой актив­ности, и неформальную, которая вызвана социальными по­требностями и ориентирована не на организацию в целом, а на отдельных ее членов.

Формальная коммуникация – это основные каналы орга­низационного общения, по которым поступает вся инфор­мация, имеющая отношение к деятельности организации: отчеты, меморандумы и документы внутри организации, приказы, распоряжения и сообщения вниз по иерархичес­кой лестнице, рабочая информация, поступающая по ком­пьютерным сетям, а также входящая и исходящая докумен­тация.

Неформальная коммуникация – это личная коммуника­ция. Здесь нет четких каналов или моделей. Она очень слож­на по своей структуре и обычно содержит не меньше ин­формации, чем формальные виды организационной ком­муникации.

Отметим, что при формальной коммуникации в большей степени используются официальные формы письменного общения (меморандумы, отчеты, деловые письма и т. д.), чем личные встречи и разговоры, которые чаще применя­ются при неформальной коммуникации.

К примеру, в Японии служащие по пути домой после рабочего дня могут собираться для посиделок, и это становится немаловажным источником ин­формации, В России, где также развиты неформальные пути обмена информацией, аналогичным примером являются перекуры в выделяемых для этого помещениях, так называемых "курилках".

Считается, что коммуникация в российской компании отли­чается значительным превосходством неформальной стороны: неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие к неформальной ин­формации выше, чем к формальному источнику.

В качестве примера неформальной коммуникации можно привести так называемую «виноградную лозу» – неформальные каналы, без которых не обходится ни одна организация.

Со­общения, передаваемые по «виноградной лозе», затрагивают скорее личные и социальные темы, чем организационные или производственные пробле­мы.

Этот термин возник во время гражданской войны в США, когда телеграфные провода, натянутые от дерева к дереву, напо­минали виноградные лозы. Пути передачи сообщений по неофициальным каналам также похожи на лозы винограда с их непредсказуемыми ветвями и отростками.

По мнению исследователя в области теории организа­ции К. Дейвиса «виноградная лоза» наиболее активно используется в следующих случаях:

• в организации происходят серьезные перемены;

• поступает совершенно новая информация и никому уже не интересна старая и хорошо известная;

• в организации созданы все условия для личного об­щения;

• корпоративная культура не стабильна;

• сотрудники группируются по интересам или по от­ношению к обсуждаемой проблеме, подобно винограду на виноградной лозе.

Такой вид коммуникации иногда называется «мельни­цей слухов». Очень часто рабочие и служащие в организа­ции узнают о предстоящих изменениях в ее политике, кад­ровых или процедурных перестановках задолго до их обнародования в официальных меморандумах или на собраниях. И руководство зачастую бессильно пресечь утечку инфор­мации по неофициальным каналам.

Ин­тересны также данные, полученные К. Дейвисом: от 75% до 95% информации, переданной через «виноградную лозу», соответствуют истине –слухи порождает достоверная информация.

Однако, одной из проблем этого вида коммуникации является то, что источник информации, передаваемой по «виноград­ной лозе», отыскать практически невозможно, равно как и невозможно быть абсолютно уверенным в правдивости пе­редаваемого сообщения.