Тема 7. Документация и инвентаризация.

7.1. Сущность и значение документации. Бухгалтерские документы.

7.2. Организация документооборота.

7.3. Инвентаризация и ее виды.

7.4. Порядок проведения и оформления инвентаризации.

7.5. Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете.

7.1. Сущность и значение документации. Бухгалтерские документы.

Первичное отражение в учете имеет важное значение. Основным способом такого отражения происходящих хозяйственных операций является документация.

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по надлежащей форме.

Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются: заголовочная, содержательная, оформляющая. В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты, т.е. реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение.

Существуют следующие обязательные реквизиты без наличия которых учетный документ не имеет юридической силы:

• Наименование;

• Номер;

• Дата составления;

• Место составления;

• Содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценка в натуральных, количественных и денежных показателях;

• Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии и личные подписи.

В зависимости от характера операции в документ могут быть включены дополнительные реквизиты.

На предприятии необходимо иметь перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов. Такой перечень утверждает руководитель предприятия.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения.

Лица, подписавшие документ, обеспечивают своевременное и качественное его оформление, передачу документа в установленные сроки для отражения информации в бухгалтерском учете, а главное, достоверность содержащихся данных.

В бухгалтерских документах категорически запрещено стирание записей и неоговоренные исправления. Неправильные записи исправляются путем их зачеркивания и надписи верной информации. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается вовсе.

Учетные документы можно составлять как на бумажных так и на машинных носителях информации.

Необходимо знать, что свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональных ЭВМ. Дата составления указывается: число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспортные накладные, товарные накладные и др. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером. /Папковская, с.133/

Все бухгалтерские документы можно поделить на группы по следующим признакам:

• Назначению;

• Последовательности составления;

• Способу использования или степени охвата хозяйственных операций;

• Количеству позиций (строк);

• Месту составления;

• Форме;

• Способу заполнения;

• Воспроизведения информации;

• Срокам хранения.