Лабораторна робота № 3. Електронні таблиці Excel. Аналіз даних. Обчислення підсумків. Консолідація даних. Зведена таблиця.

Мета роботи: познайомиться з функціями, що дозволяють здійснювати аналіз даних у таблиці.

Хід роботи

1. Підготовка до роботи.

1.1. Увімкніть живлення комп'ютера і дочекайтеся завантаження операційної системи.

1.2. Завантажите Microsoft Excel.

1.3. Відкрийте файл, що містить готовий список (базу даних), використовуючи команди Файл/Открыть Файл знаходиться в тій же папці, що і лабораторна робота №3, його ім'я - Список.xls.

2. Обчислення підсумків.

Excel може автоматично розраховувати підсумкові значення при кожній зміні значень у стовпці. Припустимо, потрібно оцінити Суму оплати кожної фірми за зазначений період часу.

2.1. Відсортуйте дані в таблиці за Назвою фірми. Як другий критерій сортування можна задати № рахунку.

2.2. Активізуйте один із чарунків списку.

2.3. Виконайте команди Данные/Итоги. На екрані з'явиться діалогове вікно Промежуточные итоги

2.4. У поле списку При каждом изменении в виберіть заголовок стовпця Назва фірми, для якого необхідно обчислити проміжні підсумки після кожної зміни даних на робочому листі.

2.5. У поле списку Операция установіть функцію Сум., для обчислення підсумкової суми.

2.6. В області Сложить итоги по активізуйте опцію Сума оплати.

2.7. Клацніть на кнопці ОК.

У результаті таблиця буде доповнена рядками, що містять підсумкові значення для кожної фірми. В останню з уставлених у таблицю рядків включається інформація про загальний підсумок для усіх фірм.

Зверніть увагу, що нижче того поля, де вказується адреса поточного чарунку, з'являться числа 1,2,3. Вони відповідають різним рівням структуризації. Рівень 1 відповідає загальному підсумкові по всіх рядках. Рівень 2 відповідає підсумкам по кожній окремій фірмі. Рівень 3 відповідає всьому спискові.

2.8. Клацніть по цифрі 2.

Excel сховає всі рядки з даними, залишивши тільки підсумки по кожній з фірм, а також загальний підсумок.

2.9. Клацніть на знаку плюс ліворуч від рядка 28, ЗАТ Краса. Excel покаже всі дані тільки по даній фірмі.

2.10. Клацніть на знаку мінус, щоб сховати деталі.

2.11. Клацніть на цифрі 3, що позначає найнижчий рівень структуризації таблиці. Excel відобразить усі рядки.

Припустимо, що ви хочете побачити суму оплати для кожної фірми по датах рахунків.

2.12. Установіть покажчик чарунку в будь-який чарунок таблиці.

2.13. Виконайте команди Данные/Итоги. На екрані з'явиться діалогове вікно Промежуточные итоги

2.14. У поле списку При каждом изменении в виберіть заголовок стовпця Дата рахунка.

2.15. Скиньте прапорець Заменить поточные итоги.

2.16. Клацніть на кнопці ок.

Excel буде перераховувати значення в підсумкових рядках щораз при зміні дати рахунка. При додаванні другого рівня підсумків Excel уведе ще одну цифру в рівень структуризації.

2.17. Проаналізуйте отримані результати.

Excel має можливість комбінувати кілька підсумків (застосування вкладених підсумків).

2.18. Відкрийте повторно діалогове вікно Промежуточные итоги, виконавши команди Данные/Итоги.

2.19. У поле При каждом изменении в виберіть елемент Назва фірми.

2.20. Щоб визначити, по скількох рахунках вироблялася оплата, установіть у поле Операция функцію Кількість значень.

2.21. В області Сложить итоги активізуйте опцію № рахунка.

2.22. Виключіть опцію Заменить поточные итоги, якщо вона включена, для того, щоб у таблиці відображалися всі підсумки.

2.23. Натиснути кнопку ОК.

Проаналізуйте отримані результати.

2.24. Для видалення рядків із підсумковими значеннями клацніть на кнопці Убрать все, розташовану в діалоговому вікні Промежуточные итоги

2.25. Закрийте файл список.xls, не зберігаючи зміни у файлі.

3. Консолідація даних.

Консолідація виконується в тому випадку, якщо необхідно підсумувати дані, розташовані в різних областях таблиці. За допомогою функції консолідації значень із несуміжних областей можна виконати ті ж операції, що і при автоматичному визначенні проміжних підсумків.

Підлягаючої консолідації діапазони чарунків можуть знаходитися на одному робочому листі, на різних аркушах і в різних книгах.

3.1. Відкрийте файл з ім'ям Приклад до лабораторної роботи № 3. Він знаходиться в тій же папці, що і текст лабораторної роботи №3.

3.2. Перегляньте вміст 1-го, 2-го і третього робочих аркушів таблиці.

3.3. Відсортуйте дані в кожній з таблиць за назвою фірми.

3.4. Перейдіть на робочий лист № 4 і в першому рядку цього листа введіть заголовок «Підсумки роботи за I квартал 2010 року».

3.5. Активізуйте чарунок A2.

3.6. Виконайте команди Данные/Консолидация.

3.7. У поле Функция діалогового вікна, що з'явилося, установити Сума.

3.8. У поле посилання по черзі введіть адреси всіх діапазонів, що консолідуються. Адреси можна ввести з клавіатури, однак набагато зручніше вказати їх у полі Ссылка шляхом виділення діапазонів.

3.8.1. Перейдіть на 1-й робочий лист із консолідуючими даними і виділіть перший діапазон. Під час виділення чарунків вікно Консолидация звертається до розміру поля введення, звільняючи робочу область листа.

У діапазон чарунків варто включати і заголовок рядків, інакше можна швидко втратити орієнтацію в таблиці.

3.8.2. Клацніть на кнопці Добавить, внаслідок чого посилання на зазначений діапазон з'явиться в полі Список диапазонов.

3.8.3. Перейдіть на 2-й робочий лист із даними, що консолідуються, і виділіть другий діапазон.

3.8.4. Клацніть на кнопці Добавить.

3.8.5 Перейдіть на 2-й робочий лист із даними, що консолідуються, і виділіть другий діапазон.

3.8.6. Клацніть на кнопці Добавить

Пам’ятайте! Якщо діапазони, що консолідуються, розташовані на різних аркушах книги однаково, то після введення адреси першого діапазону виділяти інші діапазони не потрібно, досить перейти на новий лист і натиснути кнопку Додати.

3.9. Установіть опцію Значение левого столбца в області Использовать как имена. У такий спосіб задається консолідація по іменах. При цьому значення в рядках з однаковими мітками будуть просумовані.

3.10. У цій же області установіть прапорці Подпись верхней строчки і Создать связь с выходными данными (активізація останньої опції дозволяє встановити динамічний зв'язок між вихідними даними й результатами консолідації, що дозволяє автоматично обновляти дані).

3.11. Натиснути кнопку ОК.

3.12. Активізуйте робочий лист, у якому повинні знаходитися результати консолідації.

Дана таблиця правильно відбиває підсумки по кожній фірмі по стовпцях:

Сума в рахунку, Сума оплати і Борг.

3.13. Проаналізуйте отриману таблицю. Вона має ряд недоліків:

3.13.1. Видаліть колонкові № рахунка, тому що номери рахунків також прогумувалися.

3.13.2. Розкрийте другий рівень структури (для цього натисніть на кнопці 2 ліворуч угорі).

3.13.3. Проаналізуйте стовпець В ( інформація, що знаходиться в ньому може бути вилучена).

3.13.4. Видаліть стовпець В з таблиці.

Проаналізувавши отриману таблицю, можна зробити висновок, що консолідація даних краща для швидкого одержання чорнових таблиць із метою перегляду й аналізу загальної картини.

3.14. Відформатуйте отриману підсумкову таблицю.

3.15. Збережіть робочу книгу на дискеті.

4. Зведена таблиця.

Зведеними називаються допоміжні таблиці, що містять частину даних аналізованої таблиці, відібраних так, щоб залежності між ними відображалися найкраще. Зведені таблиці є могутнім інструментом для динамічного підведення підсумків і перегляду списку.

4.1. Створення зведеної таблиці.

Здійснюється на основі області таблиці, цілої таблиці або декількох таблиць.

4.1.1. Відкрийте файл з ім'ям Робота з клієнтами.xls. Він знаходиться в тій же папці, що і лабораторна робота № 3.

4.1.2. Виконайте команди Данные/Сводная таблиця. На екрані з'явиться вікно першого кроку Мастер Сводных таблиц.

4.1.3. В області Создать таблицу на основании данных, которые находятся: вибрати перемикач в списке или базе данных Microsoft Excel (він звичайно активізований за замовчуванням).

4.1.3. Натисніть кнопку Далее. На екрані з'явиться діалогове вікно другого кроку майстри зведених таблиць.

4.1.4. У поле Диапазон: уведіть діапазон чарунків, дані з якого будуть включені у зведену таблицю.

Пам’ятайте! Якщо перед запуском майстра покажчик чарунку знаходився усередині таблиці, то програм автоматично вставить у поле Діапазон адреса всієї таблиці.

4.1.5. Натисніть кнопку Далее.

На екрані з'явиться діалогове вікно третього кроку майстри зведених таблиць. Тут варто вказати, які дані і як виводити. Excel автоматично виводить у правій частині діалогового вікна поля з іменами стовпців діапазону даних.

4.1.6. Перетягніть мишкою поле Спеціалізація в область Сторінка.

4.1.7. Перетягніть мишкою поле Назва й Дата оплати в область Рядок (при цьому полі Назва повинна бути зверху – так визначається порядок угруповання: спочатку по назвах фірм, а потім по датах оплати).

4.1.8. Перетягніть мишкою поле Дата рахунка – в область Столбец.

4.1.9. Перетягніть мишкою поле Сума в рахунку в область Данные. В області Данные з'явиться поле з назвою Сумма по полю Сумма по счету.

4.1.20. Двічі клацніть на поле Сумма по полю Сумма по счету. На екрані з'явиться діалогове вікно Вычисление полей сводной таблицы.

4.1.21. У поле Имя введіть нове ім'я для поля – Сума по рахунках.

4.1.22. У поле Операція можна змінити групову операцію (за замовчуванням - сума), виконувану над полями даних. Зупиніться на операції сума.

4.1.23. Натисніть кнопку ОК.

4.1.24. Перетягніть мишкою поле Сума оплати в область Данные. В області Данные з'явиться поле з назвою Сума по полю Сума оплати.

4.1.25. Двічі клацніть на поле Сума по полю Сума оплати. На екрані з'явиться діалогове вікно Вычисление полей сводной таблицы.

4.1.26. У поле Имя введіть нове ім'я для поля – Сума оплат.

4.1.27. У поле Операция виберіть операцію сума.

4.1.28. Натисніть кнопку ОК.

4.1.29. Натисніть кнопку Далее. На екрані з'явиться діалогове вікно четвертого кроку майстри зведених таблиць.

4.1.30. У поле Разместить таблицу в установити прапорець новый лист.

4.1.31. Натиснути кнопку Параметры. На екрані з'явиться діалогове вікно Параметри сводной таблицы.

4.1.32. У поле Имя введіть назву таблиці - Зведена таблиця.

4.1.33. Установіть прапорець Для пустых ячеек отображать, а текстове поле праворуч уведіть цифру 0.

4.1.34. Установіть прапорець общая сума по столбцах, якщо він не встановлений.

4.1.35. Скиньте прапорець общая сума по строках

4.1.36. Скиньте прапорець сохранить данные вместе с таблицей (для оптимального використання пам'яті).

4.1.37. Установити прапорець обновить при открытии.

4.1.38. Натиснути кнопку ОК.

4.1.39. Натиснути кнопку Готово. На екрані з'явиться зведена таблиця, яку необхідно трохи підкоректувати.